REMPLACEMENT - SECRÉTAIRE - AGENT(E) ADMINISTRATIF(VE) CLASSE 1 - DIR. RÉGIONALE SANTÉ PUBLIQUE

CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal - Mont-royal, QC (30+ days ago)

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Description du poste :
REMPLACEMENT À TEMPS COMPLET
HORAIRE : Lundi au vendredi - 8H00 -16H00
LIEU : 1301, rue Sherbrooke

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS :
Sous la responsabilité fonctionnelle du chef de service, la personne titulaire du poste assure différents suivis relatifs à l’ensemble des responsabilités du chef. Elle est la personne responsable de l'accueil de la clientèle, de la réception téléphonique, de la gestion de l'agenda et du courrier et des correspondances. Elle peut coordonner les activités de secrétariat et effectuer des activités relatives au support administratif et clérical de son service. Elle assurer la liaison avec tous les membres de l'équipe, les responsables des autres secteurs de la DRSP et des partenaires du réseau dont en s'assurant notamment la liaison avec les différents CIUSSS et les partenaires. Elle coordonne l'organisation des ressources humaines et matérielles de son service d’affectation.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS :
Soutien au chef de service (80%)

  • Assure un soutien au chef de service en effectuant les tâches cléricales ou administratives requises dans l’exercice des fonctions de gestionnaire;
  • Effectue les tâches en lien avec la tenue de l’agenda ainsi que la tenue des rencontres et des comités (convocation, réservation de salles, prise de notes, procès-verbaux);
  • De manière quotidienne, effectue le suivi et la gestion de l’agenda en fonction des demandes et des disponibilités et selon le niveau de priorité associé aux différentes demandes;
  • Gère le courrier, les courriels et dépouille le courrier (électronique et papier), assure la planification des agendas et peut déplacer des rencontres en observant les consignes établies;
  • Contribue à la révision et rédaction de certains documents liés aux procédures internes (ex : accueil, commandes, etc.)
  • Assure le suivi des appels téléphoniques;
  • Réserve les salles de réunion selon la pratique établie;
  • Assure l’impression et reproduction des documents dans les délais requis;
  • Transcrit, rédige, corrige et fait la mise en page de documents selon les balises du programme d’identité visuelle de l’organisation ;
  • Assiste le chef de service dans l’application de politiques et procédures administratives du secteur et de la DRSP;
  • Fait la saisie ou le traitement de données (production de rapports, création de listes ou répertoires, statistiques, etc.);
  • Tiens à jour les listes de distribution, de téléphone et documents utiles au fonctionnement;
  • Organise des rencontres, rédige les avis de convocation requis, voit à l’organisation logistique, rédige les ordres du jour et les comptes rendus et assure les suivis demandés;
  • Soutient les activités d’aménagement physique du service et voit à fournir au personnel de son secteur les équipements nécessaires;
  • Valide que les relevés de présence sont complétés et effectue les rappels au personnel de manière préalable à l’autorisation du gestionnaire;
  • Vérifie et enregistre les factures en vue de leur paiement et assure l’envoi aux comptes à payer selon la procédure en vigueur;
  • Effectue le suivi des billets de taxi pour les services avec notamment le registre des déplacements et les commandes auprès du fournisseur;
  • Voit au bon fonctionnement des équipements (photocopieur, télécopieur, etc.).
Soutien aux membres du service (20%)

  • Coordonne et assure la diffusion de l’information nécessaire au bon fonctionnement, rédige à cet effet des propositions de notes de service à l’intention du personne
  • Reçoit et donne suite aux demandes provenant de l’extérieur, notamment en les acheminant aux professionnels concernés et en maintenant à jour les dossiers pertinents;
  • Accueille le nouveau personnel, voit à l’installation, répond à leurs questions et les dirige vers les bonnes ressources;
  • Remplace les agentes administratives pour des besoins spécifiques;
  • Soutien les membres en lien avec des besoins administratifs;
  • Assure la révision linguistique des textes élaborés par le chef ou au besoin les professionnels de l’équipe : lettres, tableaux, rapports, présentations, invitations, conférences, plans d’action, protocoles, comptes rendus, articles, affiches, etc.;
  • Reçoit et vérifie les formulaires administratifs complétés par les membres du service, les fait autoriser et les achemine aux divers services administratifs du CIUSSS (factures, demandes de formation, de participation à des activités de formation, etc.);
  • Effectue la mise en page des documents en respectant les normes graphiques des communications de l’organisation;
  • Complète les requêtes matérielles ou informatiques et en assure le suivi;
  • À la demande d’un membre du service et avec l’autorisation du chef de service, entreprend les démarches nécessaires afin d’obtenir les services d’un ergothérapeute et fait le suivi conformément au rapport soumis (achat des équipements requis, etc.);
  • Offre un soutien logistique pour l’organisation des activités de formation et de transfert des connaissances (préparation des locaux et du matériel;
  • Offre un soutien logistique ou informatique à d’autres membres de l’équipe (Office, Outlook et autres logiciels);
  • Fournit aux agentes administratives et aux professionnels de l’équipe une expertise-conseil sur les fonctionnalités de la suite Office et Outlook;
  • Effectue la saisie de données dans différents registres et outils (Excel, Access, et Lime Survey,etc.) en lien avec le suivi des travaux de l’équipe;
  • Classe les documents et les dossiers selon la procédure établie et l’arborescence convenue;
  • Traite quotidiennement les avis d’absence du personnel, et avise le service concerné et tient à jour l’horaire de travail du service;
Exigences :EXIGENCES :
Diplôme d’études professionnelles en secrétariat (D.E.P.) ou l’équivalent

Deux (2) années d’expérience pertinente préférablement dans le réseau de la santé;

Remarques :
Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.