Représentant du service à la clientèle/Bilingual Customer Service Representative Student

Avantorinc - Mississauga, ON (30+ days ago)

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Profil du poste:
Contact principal pour les demandes des clients par téléphone, télécopieur et courriel. Le Représentant du service à la clientèle est responsable de la saisie des commandes et des soumissions de prix. Répondre aux demandes de renseignements et aux questions telles que l'état des commandes, le retour de marchandises et les crédits de tarification. Communiquer avec les fournisseurs pour accélérer produits, donner une estimation de disponibilité des produits et recueillir les spécifications des produits pour les demandes des clients.

Primary contact for customer inquiries via telephone, fax, and email. The Customer Service Representative is responsible for order entry and pricing quotes. Respond to and resolves post order inquiries and issues such as order status questions, return of goods, and pricing credits. Communicates with suppliers to expedite products, quote product availability and collect product specifications for customer inquiries.
TÂCHES ET RESPONSABILITÉS PRINCIPALES

Placer les commandes des clients reçus par télécopieur, courriel, téléphone, y compris les demandes spéciales ou des commandes spéciales
Répondre aux demandes et problèmes des clients.Accélérer les commandes en souffranceFaire le suivi des expéditions auprès du transporteurFournir des preuves de livraisonProduits cassésProduits manquantSur/sous expéditionsLivraisons incorrectesAutres questions transporteurQuestions sur le produit (spécifications)Références croisées/alternatives/équivalentsPlaintes concernant la qualité du produit ou l'emballageTraitement des retours et des crédits des clients
Revue quotidienne des rejets EDIRevue quotidienne des notes de créditEntrée des commandes de biens d'équipementGère les commandes permanentes des clientsGère un compte dédié avec des exigences particulièresArrange des réapprovisionnements ou d'autres rapportsAdministration Internet
Complète des soumissions aux clients par téléphone, télécopieur ou courriel.
Développer des bonnes relations de travail avec l'équipe des ventes pour assurer une communication régulière sur les problèmes des clients et des prospects.

Effectue diverses autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS (éducation/formation, expérience et certifications)

Obtention d'un diplôme collégial ou universitaire ou d'un certificat dans un domaine connexe comme les affaires, l'administration, la science, les services à la clientèle ; ou 2 ans d'expérience précédente dans un environnement de centre d'appels ou rôle connexe de service à la clientèle.

CONNAISSANCES, COMPÉTENCES ET CAPACITÉS

Axée sur le client - bonnes compétences interpersonnelles, aime interagir avec les gens
Aptitudes à la communication - aptitude verbale et écrite pour bien livrer des messages clairs et précises
L'écoute active - écoute attentivement aux demandes des clients pour bien comprendre la cause et imite leur style
Compétences téléphoniques - maintenir un ton et attitude serviable, démontre une image professionnelle.
Résolution de problèmes/Compétences de questionner - pose les bonnes questions pour résoudre le problème
Compétences de prise de décision - suit les procédures et le code de déontologie, prend des décisions basées sur la collecte des faits, prend des décisions et exécute, ouvert à de nouvelles idées, sensibles aux coûts
Esprit d'équipe - est orientée vers les résultats, utilise et partage des ressources avec l'équipe, vigilant des mesures et soutient ses co-équipiers
Compétences d'organisation et de gestion de temps - peut traiter un volume élevé d'interactions, établit des priorités et répond aux délais, capacité d'accomplir des tâches multiples et capable de travailler sous pression. Bonnes compétences de suivi pour assurer l'exécution des tâches.
Capacité à gérer des clients difficiles - reste calme lors de la manipulation d'un client difficile, fait preuve d'empathie, guide le client des rester à la tâche.
Bonnes compétences en informatique et de clavier (environnement Windows)
Bilingue (anglais et français), verbal et écrit.

CONDITIONS DE TRAVAIL ET EFFORT PHYSIQUE
Travaille en général dans un bureau avec ventilation, température et éclairage adéquats, et niveau de bruit normal.

Les assignations de travail sont diversifiées. On a recours à des précédents pour résoudre les problèmes de travail qui surviennent. De nouvelles pistes de solutions sont aussi élaborées pour résoudre les problèmes.

Un fréquent volume de travail et de dates d'échéance met de la pression sur le cours normal du travail.

Un effort physique minimal est exigé. Le travail est surtout sédentaire mais exige de marcher, rester debout, se pencher, s'étirer, soulever ou transporter des objets d'un poids en général inférieur à 4,5 kg (10 lb).

MAJOR JOB DUTIES AND RESPONSIBILITIES (List in order of importance)

Processes Customer Orders via fax, email, telephone, including special requests or special orders.
Handles customer questions and issues, researches and resolves customer problems.
Expediting backorders
Tracing carrier shipments
Providing proof of delivery
Broken product
Missing product
Short/over shipments
Incorrect deliveries
Other Carrier issues
Product questions (specifications)
Cross referencing/alternative/equivalents
Product quality or packaging complaints
Process customer returns and credits
Other assigned duties
Daily review of EDI rejections
Daily review of credit memos
Capital equipment order entry
Manages customer standing orders
Manages an assigned dedicated account with special requirements
Formats backorder or other reports
web administration
Completes customer pricing quotes via telephone, fax, email.
Interacts with Sales Team to ensure regular communication on customer issues and sales leads.
Performs other duties as assigned.

QUALIFICATIONS (Education/Training, Experience and Certifications)

Completion of a College or University diploma or certificate in a related field such as business, administration, science, customer care; or 2 year previous experience in a call center environment or related customer service role.

KNOWLEDGE SKILLS AND ABILITIES (Those necessary to perform the job competently)

Customer Focused -good interpersonal skills, enjoys interacting with people
Communication skills -Verbal and written proficiency to concisely delivery a clear and accurate message
Active Listening skills -Listen to customer requirements to understand root cause and mirror customer style
Telephone Skills -maintain helpful tone and attitude throughout contact, portrays a professional image.
Problem Solving Skills/Questioning Skills - Asks effective questions to find key indicators to resolve problem
Decision making skills-follows procedures and code of ethics, makes decisions based on collection of facts, makes decisions and executes, open to new ideas, sensitive to costs
Team Player - Is result oriented and uses and shares resources within team, vigilant of metrics and supports peers
Organization and Time Management skills-can handle high volume of interactions from a variety of mediums, prioritizes and meets deadlines, can multitask and able to work under pressure. Excellent follow up skills to ensure task completion.
Ability to handle difficult customers - Stays calm while handling challenging customer, Shows Empathy, Guides customer to stay on task.
Computer and keyboard skills - Comfort in a windows environment

ENVIRONMENTAL WORKING CONDITIONS & PHYSICAL EFFORT (Under Typical Positions)
Typically works in an office environment with adequate lighting and ventilation and a normal range of temperature and noise level.

Work assignments are diversified. Examples of past precedent are used to resolve work problems. New alternatives may be developed to resolve problems.

A frequent volume of work and deadlines impose strain on routine basis.

Minimal physical effort is required. Work is mostly sedentary but does require walking, standing, bending, reaching, lifting or carrying objects that typically weigh less than 10 lbs.

DISCLAIMER:
The above statements are intended to describe the general nature and level of work being performed by employees assigned to this classification. They are not intended to be construed as an exhaustive list of all responsibilities, duties and skills required of employees assigned to this position.
Avantor is proud to be an equal opportunity employer.

We are an Equal Employment/Affirmative Action employer. We do not discriminate in hiring on the basis of sex, gender identity, sexual orientation, race, color, religious creed, national origin, physical or mental disability, protected Veteran status, or any other characteristic protected by federal, state/province, or local law.

If you need a reasonable accommodation for any part of the employment process, please contact us by email at and let us know the nature of your request and your contact information. Requests for accommodation will be considered on a case-by-case basis. Please note that only inquiries concerning a request for reasonable accommodation will be responded to from this email address.

For more information about our commitment to equal employment opportunity, please (Links to (1) EEO is the Law poster and any supplements, (2) pay transparency nondiscrimination statement, and (3) if desired, Company EEO/AA Statement