Adjoint administratif / Administrative Assistant

NESPRESSO Canada - Montréal, QC (30+ days ago)

Apply Now

POSTE : Adjoint administratif

UNITÉ COMMERCIALE : NESPRESSO

SERVICE : B2C

EMPLACEMENT : Montréal

« Des gens passionnés, des carrières d’exception »

En vous joignant à Nespresso, vous vous lancez dans une aventure unique en son genre au sein d’une entreprise innovatrice et en plein essor. Chez Nespresso, vous ferez connaissance avec notre passion pour un café parfait et exceptionnel ainsi qu’avec nos valeurs, qui sont guidées par cette même passion : l’excellence Nespresso.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Administration

  • Participer à diverses tâches administratives en lien avec l'environnement de travail. Faire preuve d'initiative et de jugement dans le traitement des demandes/documents habituels et confidentiels.
  • Consigner les listes, les feuilles de calcul, les absences et les renseignements importants de l'équipe qui entrent en jeu dans la planification de l'unité.
  • Gérer les projets et participer aux travaux des comités et des équipes. Faire le suivi des mesures déléguées à l'équipe par le chef hiérarchique.
  • Recueillir et rassembler chaque mois les points saillants de tous les services.
  • Préparer les bons de commande pour les subordonnés directs, faire le suivi des budgets auprès des responsables attitrés et effectuer le processus de régularisation.
  • Préparer les rapports de dépenses et en faire le suivi. Agir comme point de contact pour toutes les questions sur les lignes directrices relatives aux dépenses à l'échelle de Nespresso.

Traitement de l'information

  • Filtrer les appels téléphoniques et les courriels et s'en occuper lorsque c'est possible. Transférer les messages aux personnes concernées et coordonner le cheminement de l'information, tant à l'interne qu'à l'externe.
  • Tenir Outlook à jour, plus particulièrement le calendrier (planification des rendez-vous). Gérer et mettre à jour les listes de distribution Outlook pertinentes, selon les besoins de l'équipe et du chef hiérarchique.
  • Produire la correspondance habituelle, les courts messages et autres documents en utilisant les logiciels de traitement de texte, de feuilles de calcul, de bases de données ou de présentation appropriés selon les directives (au besoin).
  • Préparer et communiquer l'ordre du jour des réunions. Participer aux principales réunions pour rédiger les procès-verbaux. Rédiger et distribuer les messages relatifs aux réunions.
  • Modifier les rapports, les examens et les présentations. Vérifier le contenu, l'orthographe et la grammaire des communications et s'assurer que les politiques de la Société en matière de format sont respectées (recommander des modifications au besoin).
  • Rassembler les lignes directrices de la Société et en informer l'équipe et les chefs en conséquence.
  • Veiller à la communication appropriée des renseignements clés de la direction au sein du service et agir comme agent de liaison auprès des autres services.

Événements et déplacements

  • Organiser les aspects logistiques et la mise en œuvre des ateliers, événements et séminaires internes et externes, par exemple, les réunions relatives aux acquisitions de Nespresso, qui ont lieu deux fois par année.
  • Coordonner tous les processus administratifs relatifs à l'arrivée ou au départ d'un membre de l'équipe, et devenir la principale personne-ressource pour tous les besoins en matière d'orientation. Coordonner le programme de bienvenue conjointement avec le chef hiérarchique (également avec les chefs, Finances et contrôle dans les marchés).
  • S'occuper des réservations et des aspects logistiques pour les voyages (avion, hôtel, voiture, visa), conformément avec la politique de Nestlé, et coordonner les visites avec les marchés, au besoin (surveiller les coûts).

Intranet

  • Télécharger, concevoir et tenir à jour les pages de l'intranet et les espaces collaboratifs en ligne du service (agir comme responsable du site).
  • Apprendre à utiliser les nouvelles technologies bureautiques au fur et à mesure qu'elles sont élaborées et déployées et apporter son aide au besoin. Fournir de courtes formations sur les nouveaux outils aux employés du service. Agir comme superutilisateur.

CE QUE NOUS RECHERCHONS :

  • Plus de 7 années d'expérience dans des fonctions similaires
  • Capacité à travailler dans un environnement multinational et complexe
  • Excellente maîtrise du français et de l'anglais
  • Très bonne connaissance des applications MS Office
  • Attitude flexible, ouverte et positive
  • Sens du tact et de la diplomatie

CE QUE NOUS OFFRONS :

  • Salaire et avantages concurrentiels
  • Milieu de travail dynamique et stimulant
  • Environnement de travail favorisant le perfectionnement des compétences
  • Joignez-vous à l’équipe Nespresso pour découvrir une culture de haute performance qui saura donner un nouvel élan à votre carrière!

QUI NOUS SOMMES :

Notre histoire a commencé il y a 30 ans avec l’idée simple, mais révolutionnaire de créer la tasse de café parfaite. Nestlé Nespresso est devenue une référence internationale en matière de café de la plus haute qualité et un symbole d’élégance raffinée.

Nous sommes maintenant présents dans plus de 60 pays, et notre équipe compte plus de 10 500 employés. Nespresso Canada continue de favoriser le dynamisme et l’innovation dans son segment de marché, et en Amérique du Nord, nous n’en sommes qu’à nos débuts.

Nespresso Canada est une division de Nestlé S. A., Suisse, la plus importante entreprise alimentaire au monde.

Nespresso est un employeur qui souscrit au principe d’égalité et favorise la diversité et l’inclusion. Si vous êtes invité à participer au processus de recrutement, veuillez informer les RH de tout accommodement dont vous pourriez avoir besoin. Nespresso collaborera avec vous afin de s’assurer que vous êtes en mesure de participer pleinement au processus.

Veuillez noter que nous communiquerons seulement avec les candidats sélectionnés pour une entrevue.

Visitez le site www.nespresso.com pour en apprendre davantage à notre sujet.

----------------------------------------------------------------------------------------

OPPORTUNITY: Administrative Assistant

BUSINESS UNIT: NESPRESSO

DEPARTMENT: B2C

LOCATION Montréal

‘’ Passionate People, great careers’’

Joining Nespresso means embarking on a unique adventure within a growing, innovative company. At Nespresso, you will learn about our passion for perfection and for the exceptional, and about our values, which are guided by this same passion: Nespresso excellence.

KEY ACCOUNTABILITIES:

Administration

  • Support a variety of administrative activities specific to working area. Exercise initiative and judgement in handling routine and confidential materials / enquiries.
  • Record team lists/spreadsheets/absences/key information centralized with unit planning.
  • Manage projects and contribute to committee and team work. Follow up actions delegated by LM to the team
  • Monthly highlights – collect and assemble Monthly Highlights from all departments
  • Prepare PO for direct reports, follow-up budget with budget owners, accruals process.
  • Prepare and follow up of expenses reports. Be point of contact for expenses guidelines questions for all Nespresso

Information Treatment

  • Screen all phone calls and e-mails and handle where possible. Redirect messages to appropriate person(s) and coordinate flow of information both internally and externally.
  • Maintain Outlook and particularly the Calendar (appointment schedules). Responsible for managing and updating the relevant outlook distribution lists according to the team/LM needs.
  • Handle routine correspondence, short notes or other documents, using word processing, spreadsheets, database or presentation software based on short instructions. - ad hoc
  • Prepare and communicate meeting agendas. Attend key meetings to record minutes. Compose and distribute meeting notes.
  • Edit reports, reviews and presentations. Check content, correct spelling and grammar, ensure that Company format policies are followed (and recommend revisions where appropriate).
  • Responsible for gathering Company's guidelines and inform the team/manager(s) accordingly.
  • Ensure proper communication of key executive information within the Department and serve as the liaison with other department.

Events & Travel:

  • Organize logistic and set up of external or internal workshops / events / seminars such as Nespresso Acquisition meetings 2 per year)
  • Coordinate all administrative process in case of arrivals/departures of a team member, including being the 1st contact for all orientation needs. Coordinate with the Line Manager the induction program, also for F&C Managers in Markets
  • Organize travel arrangements and logistics (Airplane, hotel, car, visa) in line with Nestlé Policy and coordinate with markets when appropriate in case of visits (watch cost aspect).

Intranet

  • Upload, produce and maintain the Intranet pages and team rooms of the department (site master).
  • Learn to operate new office technologies, as they are developped and implemented and provide assistance upon request. Provide short training on the new tool to the department. Superuser

WE ARE LOOKING FOR:

  • More than 7 years’ experience in a similar role.
  • Ability to work in a multinational & complex environment
  • Advanced level in French/English.
  • Very good knowledge of MS Office applications
  • Flexible, open-minded and positive attitude
  • Tact and diplomacy skills

WE OFFER:

  • Salary and competitive benefits
  • Challenging and dynamic Framework
  • Work environment favoring the development of competencies
  • Joining the Nespresso team is joining a high performance culture where you can progress in your career!

WHO WE ARE:

Our story began 30 years ago with a simple but revolutionary idea- to create the perfect cup of coffee. Nestle Nespresso has become an international reference for the highest quality coffee and an iconic symbol of refined elegance.

We are now in more than 60 countries and our team has grown well beyond 10500 employees. Nespresso Canada continues to drive momentum and innovation in our market segment, and in North America, we are just getting started.

Nespresso Canada a division of Nestle SA Suisse, the world's largest food company.

Nespresso is an equal opportunity employer committed to diversity and inclusion. If you are selected to participate in the recruitment process, please inform Human Resources of any accommodations you may require. Nespresso will work with you in an effort to ensure that you are able to fully participate in the process.

Please note that only those candidates selected will be invited for an interview.

Visit www.nespresso.com to learn more about us.

Type d'emploi : Temps Plein

Expérience:

  • Administration: 1 an (Souhaité)

Formation:

  • DEC (Souhaité)