Secretary receptioniste aux Ventes - Sales Secretary receptionist

Excel Honda - Mont-royal, QC (30+ days ago)

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Excel Honda, est à la recherche d’un Sécretaire receptioniste aux ventes pour notre département de véhicules neufs, à notre salle de montre Excel Honda.

Nous sommes membre du Groupe Samatas incluant 4 concessions automobiles Honda, Produits Moto variés et Location.

Les avantages à travailler avec notre équipe :

  • Faire partie d’un regroupement automobile bien établi;
  • Œuvrer dans une salle de montre soignée et bien présentée;
  • Excellentes possibilités d’avancement de carrière au sein de notre organisation;
  • Ambiance de travail agréable, sécuritaire et sanitaire;
  • Horaire: Lundi à Vendredi 9h à 17h

DESCRIPTION DE POSTE:

Recevoir et envoyer les appels téléphoniques. Assister les directeur commerciaux et le directeur des ventes en effectuant diverses tâches administratives relativement aux transactions automobiles.

Les TÂCHES sont énumérées ci-dessous, mais le titulaire peut être affecté à d'autres fonctions.

  • Ouvrir et préparer les dossiers relatifs à la vente de véhicules et aux échanges entre les concessionnaires.
  • Consigner les ventes et les achats de véhicules au système informatique.
  • Produire divers rapports statistiques touchant les ventes, l'inventaire, les commandes et la gestion. Acheminer les rapports au directeur des ventes.
  • Consigner les factures du constructeur au système informatique et effectuer les ajustements pour balancer les comptes.
  • Effectuer les commandes spéciales auprès des fournisseurs pour l'achat et l'installation d'items additionnels vendus aux clients.
  • Organiser et planifier les échanges entre les concessionnaires en collaboration avec le directeur des ventes.
  • Transmettre les informations requises à la comptabilité afin de facturer les échanges de la concession.
  • Transmettre les informations requises à la comptabilité afin d'émettre les chèques.
  • Aider le directeur commercial relativement à l'immatriculation des voitures neuves et des voitures d'occasion.
  • Aider le directeur commercial en préparant des documents concernant les taxes, les liens sur les véhicules ainsi que la documentation requise par la Société de l'assurance automobile du Québec.
  • Préparer les documents requis pour l'immatriculation des voitures de démonstration.
  • Traiter/consigner toutes les garanties pour véhicules et tous les contrats d'entretien prolongé et maintenir un registre de tous les contrats qui ont été traités et envoyés par la poste.
  • Former des collègues à pouvoir assumer la responsabilité quotidienne de secrétaire aux ventes.
  • Se présenter de manière professionnelle et maintenir un poste de travail ordonné.
  • Exécuter d'autres tâches selon les besoins et les consignes de la direction.

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Excel Honda, , is seeking a Sales Secretary receptionist for our neew vehicle department, in the Excel Honda showroom.

We are a member of Groupe Samatas including 4 Honda dealerships, many Motorcycle brands and leasing.

The advantages of working with our team:

  • Belong to a well established automotive group ;
  • Interior showroom and well-presented vehicles;
  • Excellent possibility of career advancement within the organization;
  • Positive, safe and sanitary atmosphere;
  • Schedule : Monday to Friday 9 to 5

JOB DESCRIPTION:

Reveive and dispatch telephone calls. Assist the finance and insurance managers and the sales manager to execute diverse administrative tasks related to automobile transactions.

The TASKS are listed below, but may be assigned to other duties:

  • Receives and dispatches telephone calls
  • Opens and prepares files for vehicle sales and dealer exchanges.
  • Records vehicle sales and purchases in the computer system.
  • Prepares various statistical reports on sales, stock, orders and management. Forwards the reports to the sales manager.
  • Records the manufacturer’s invoices in the computer system and makes the adjustments to balance the accounts.
  • Places special orders with suppliers for the purchase and installation of additional items sold to customers.
  • Organizes and plans dealer exchanges, together with the sales manager.
  • Forwards the information required to invoice the dealership exchanges to accounting.
  • Forwards the information required to issue the cheques to accounting.
  • Helps the marketing director register new and previously used cars.
  • Helps the marketing director prepare the documents on the vehicles required for tax and lien purposes, as well as the documentation required by the Société de l’assurance automobile du Québec.
  • Prepares the documents required to register the demonstration cars.
  • Processes/records all vehicle warranties and all extended maintenance contracts and keeps a log of all the contracts which have been processed and mailed.
  • Trains colleagues to assume the daily responsibilities of sales secretary.
  • Replaces the receptionist, as necessary.
  • Maintains a professional appearance and a tidy work station.
  • Performs other tasks, based on management requirements and instructions.

Job Types: Full-time, Contract

Salary: $17.00 /hour

Experience:

  • Secretaire aux Ventes: 1 year (Preferred)
  • Automobile: 1 year (Preferred)
  • logiciel SAAQ Clic: 1 year (Preferred)

Education:

  • DCS / DEC (Preferred)

Location:

  • Mont-royal, QC (Preferred)

Language:

  • French (Preferred)
  • Englsih (Required)