Adjointe administrative/Administrative Assistant

Ricoh Canada Inc - Montréal, QC (30+ days ago)

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Adjointe administrative

Êtes-vous à la recherche d'une carrière au sein d'une entreprise qui intègre des services de soutien, de consultation, d'équipement et de logiciels à la fine pointe de la technologie? Ricoh Canada Inc. est un chef de file dans le domaine des solutions de documents. Les appareils et les logiciels intégrés de Ricoh aident les entreprises à partager l'information de façon efficace et efficiente en permettant un meilleur contrôle de l'entrée, de la gestion et de la production des documents.

Pour vous aider à réussir, Ricoh fournit un programme de formation reconnu, une structure de soutien exceptionnelle et un ensemble d'avantages sociaux complet. Ricoh offre son soutien pour vous permettre de progresser dans votre carrière en favorisant les promotions internes et en aidant à la formation continue.

Ricoh est actuellement à la recherche d'un candidat axé sur sa carrière pour fournir du soutien et du service exceptionnels liés aux tâches administratives par l'intermédiaire de tout moyen de communication, y compris les guides, les bulletins, les réunions, les activités de l'entreprise, etc.

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

  • Créer des ébauches ainsi que réviser et modifier tout document écrit, au besoin.
  • Gérer la correspondance interne et externe.
  • Organiser les voyages.
  • Créer et maintenir les systèmes de classement du service.
  • Répondre aux appels.
  • Mettre à jour le calendrier.
  • Utiliser et coordonner la maintenance de l'équipement de bureau.
  • Coordonner les logistiques pour les rencontres, les réunions sur Internet et les conférences téléphoniques : emplacement, communications, ressources, etc.
  • Prendre les notes pendant les réunions, au besoin.
  • Maintenir les fichiers, les rapports et l'entrée de données dans les bases de données fonctionnelles du service.
  • Obtenir une formation polyvalente et apprendre les responsabilités au sein de l'équipe et fournir de l'assistance, au besoin.
  • Bâtir des relations professionnelles avec les clients et les autres équipes.
  • Aider la réceptionniste et les standardistes, au besoin.
  • Communiquer avec les Finances pour la résolution des écarts de budget ou l'application des dépenses.
  • Effectuer d'autres tâches qui lui sont attribuées

QUALIFICATIONS

Éducation :

  • Exige un diplôme d'études secondaires ou équivalent

EXPÉRIENCE :

  • Exige 1 à 3 ans d'expérience dans le domaine ou un domaine connexe.

COMPÉTENCES :

  • Excellentes aptitudes interpersonnelles, ainsi qu'une capacité à pouvoir développer rapidement des relations d'affaires
  • Avoir une forte motivation personnelle permettant d'obtenir des résultats
  • Excellente habileté de communication orale et écrite
  • Utilisation efficace de Microsoft Office

À propos de Ricoh Canada

Ricoh Canada Inc. est un chef de file dans le domaine des solutions de documents. Les appareils et les logiciels intégrés de Ricoh aident les entreprises à partager l'information de façon efficace et efficiente en permettant un meilleur contrôle de l'entrée, de la gestion et de la production des documents. Ricoh Canada Inc. dont le siège social est situé à Toronto est une filiale à part entière de Ricoh Corporation avec plus de 2 100 employés à l'échelle nationale.

RICOH EST UN EMPLOYEUR SOUSCRIVANT AU PRINCIPE DE L'ÉGALITÉ D'ACCÈS À L'EMPLOI

Administrative Assistant
Are you looking for a career with a company that integrates state of the art hardware, software, and consulting and support service? Ricoh Canada Inc. is a leading provider of document solutions. Ricoh's fully integrated hardware and software products help businesses share information efficiently and effectively by enabling customers to control the input, management and output of documents.

To help you thrive, Ricoh provides an award-winning training program, an excellent support structure, and a comprehensive benefits package. Ricoh values their employees and want their employees to succeed with their career goals; Ricoh assists with career development by promoting from within the organization and assisting with continuing education!

Ricoh is currently looking for career-oriented individual to provide exceptional support and service related to clerical and administrative duties through all mediums including correspondence, manuals, newsletters, meetings, company activities, etc.

DUTIES AND RESPONSIBLILTIES

  • Creates proofs, revises and edits written material as needed
  • Handles internal and external correspondence
  • Makes travel arrangements
  • Creates and maintains departmental filing system
  • Answers telephone lines
  • Updates calendars
  • Uses and coordinates maintenance for local office equipment
  • Coordinates logistics for meetings, net meetings and conference calls: location, communications, resources, etc
  • Serves as Scribe for meetings as needed
  • Maintains department logs, reports, and/or data entry for functional databases
  • Cross-trains and learns other responsibilities within the team and provides assistance as needed
  • Builds professional relationships with customers and other teams
  • Assists receptionist and switchboard operators as necessary
  • May coordinate with Finance for resolution of budget variances and/or expense application
  • Performs other duties as assigned

QUALIFICATIONS

Education:

  • Requires a high school diploma or equivalent

EXPERIENCE:

  • Requires 1-3 years of experience in the field or in a related area

SKILLS:

  • Excellent interpersonal skills with the ability to quickly develop business relationships
  • Strong self-motivation to drive results
  • Excellent communication skills both verbal and written
  • Effective use of Microsoft Office

About Ricoh Canada

Ricoh Canada Inc. is a leading provider of document solutions. Ricoh's fully integrated hardware and software products help businesses share information efficiently and effectively by enabling customers to control the input, management and output of documents. Ricoh Canada Inc. is a wholly owned subsidiary of Ricoh America's Corporation with its head office located in Toronto, employing over 2,100 employees nation-wide.

RICOH IS AN EQUAL OPPORTUNITY EMPLOYER

Job Type: Full-time