Legal Assistant

Miller Thomson LLP - Toronto, ON (5 months ago)

Apply Now

Miller Thomson LLP is one of Canada's fastest growing national business law firms, with offices located in Vancouver, Calgary, Edmonton, Regina, Saskatoon, London, Kitchener-Waterloo, Guelph, Toronto, Markham, Vaughan and Montréal. Our consistent ability to provide practical, creative and cost-effective advice, combined with an unyielding service commitment to our clients and a strong dedication to our lawyers, staff and the communities in which we practice, gives us a unique position in the Canadian legal industry.

Thank you for your interest in working with Miller Thomson LLP. At present, we do not have any active job postings. However, in anticipation of future career opportunities at Miller Thomson, this posting will enable you to submit your application and be first in line for future career opportunities.

We encourage you to APPLY now.

We offer Legal Assistant opportunities across all of our Practice Groups:

Administrative Law: Environmental Law, Health, Immigration and Labour & Employment

Business Law: Capital Markets & Securities, Corporate, Financial Services, Insolvency, Intellectual Property and Mergers & Acquisitions

Litigation: Commercial, Constructions, Estates & Trusts, Family Law and Insurance Defence

Real Estate: Condominium Development and Governance, Commercial and Residential Transactions, Land Development, Municipal Law and Leasing

Tax: Charities & Not-for-Profit, Corporate Tax, Litigation and Private Client Services

Legal Assistants provide support to a group of lawyers who specialize in one of these areas. While previous experience would be helpful, candidates with strong organization skills, a keen attention to detail and a desire to develop valuable skills as a Legal Assistant are welcome to apply.

In this role, you will be tasked to:
Provides administrative support which includes proofreading, revision and preparation of documentation under the instruction of the legal professionals and transcription of data from various sources (e.g. voicemail, dictation, etc.).
Acts as a liaison between relevant internal and/or external parties. Routes or answers routine correspondence to relevant parties.
Provides clerical, administrative and general office support including, but not limited to, photocopying, faxing, scheduling and calendar management, receives/places phone calls with internal and/or external parties, mail, organizes travel arrangements, and scans PDF documents.
Provides administrative support with respect to accounting and billing as required. This includes review of pre-bills, making corrections or advising Accounting to make corrections and mailing out final bill under a cover letter. Prepares expense requisitions etc.
Maintains files in accordance with standard procedures, including opening and closing files, conflict searches, etc.
Other business related duties as assigned.

To be successful in this role, you possess:
Community College Certificate/Diploma in a Legal Secretarial/Office Administration program and/or equivalent experience working in a legal professional environment.
Proficient knowledge of Microsoft Office Suite 2013.
Knowledge of the English language, including spelling, word meaning and word usage.
Exceptional client service skills.
Organizational skills required to effectively multi-task.
Ability to take initiative and work independently.
Knowledge of legal procedures and practices.
Communication and interpersonal skills necessary to interact with a number of individuals.
Writing skills necessary to draft and proofread documents and correspondence.
Detail-oriented in order to keep track of multiple files for more than one legal professional.
Knowledge in Accounting software.
Ability to work as a member of a team.
Ability to follow instructions and attention to detail.
Ability to demonstrate independent judgment and solve problems.
Adaptable.

Miller Thomson will provide accommodations on request throughout the recruitment, selection and assessment process for applicants with disabilities. If you require accommodations, please inform our Talent Management department of the nature of accommodations that you may require, to ensure your equal participation.

While we thank all applicants for their interest, due to the high volume of applications that we receive, we are unable to respond to queries individually and only those selected for an interview will be contacted. No phone calls or agencies please.

Miller Thomson figure parmi les cabinets juridiques nationaux dont la croissance est la plus marquée au pays avec des bureaux à Vancouver, Calgary, Edmonton, Regina, Saskatoon, London, Kitchener-Waterloo, Guelph, Toronto, Markham, Vaughan et Montréal. Si Miller Thomson occupe aujourd’hui une place unique dans le milieu juridique canadien, c’est grâce à la constance de ses conseils judicieux, innovateurs et concurrentiels, à son ferme engagement à offrir des services complets à sa clientèle et à son dévouement envers ses avocats, son personnel et les collectivités dans lesquelles le cabinet exerce ses activités.

Merci de votre intérêt pour un poste chez Miller Thomson S.E.N.C.R.L., s.r.l. Pour le moment, aucun poste n’est affiché. Toutefois, en prévision de possibilités d’emploi à venir au sein de notre cabinet, cette publication vous permettra de soumettre votre candidature et de compter parmi les premiers à être pris en considération.

Nous vous encourageons à POSTULER dès maintenant.

Nous offrons des possibilités de carrière pour les adjoints juridiques dans chacun de nos groupes de pratique :

Droit administratif : Environnement, Santé, Immigration et Droit du travail et de l’emploi
Droit des affaires : Marchés financiers et valeurs mobilières, Droit des sociétés, Services financiers, Insolvabilité, Propriété intellectuelle et Fusions et acquisitions
Litige : Litige commercial, Litige | Construction, Successions et fiducies, Droit familial et Litige | Assurances
Droit immobilier : Copropriétés, Commercial, Résidentiel et Développement
Droit fiscal : Organismes caritatifs et à but non lucratif, Fiscalité des entreprises, Litige et Services aux particuliers

Les adjoints et les adjointes juridiques appuient des groupes d’avocats spécialisés dans ces domaines. Même si l’expérience un atout, tous les candidats qui possèdent un bon sens de l’organisation et un grand souci du détail et souhaitent acquérir des compétences d’adjoint sont invités à poser leur candidature.

Les responsabilités liées à ce poste comprennent, notamment :
Fournir un soutien administratif, par exemple effectuer de la correction d’épreuves, de la révision et de la préparation de documents selon les instructions des professionnels du droit et transcrire des données provenant de diverses sources (messages vocaux, messages dictés, etc.).
Assurer la liaison entre les parties internes et externes concernées. Acheminer la correspondance courante aux parties concernées ou y répondre.
Fournir du soutien clérical et administratif, ce qui comprend, sans s’y limiter, tâches de photocopie et de télécopie, organisation du calendrier, gestion des appels avec les parties internes et externes, la gestion du courriel, l’organisation des arrangements de voyage et la numérisation de documents PDF.
Fournir un soutien administratif en matière de facturation et de comptabilité au besoin. Cela comprend la vérification des préfactures, la correction des préfactures ou la communication avec la comptabilité et l’envoi de la facture finale avec lettre d’introduction. Préparer les demandes de remboursement, etc.
Tenir les dossiers conformément aux procédures habituelles, y compris en ce qui concerne l’ouverture et la fermeture de ceux-ci, les recherches de conflits d’intérêts, etc.
Effectuer les autres tâches assignées.

Compétences requises :
Diplôme d’un programme de secrétariat juridique ou administratif ou expérience équivalente dans un environnement de services juridiques.
Connaissance avancée de la suite Office 2013 de Microsoft.
Connaissance du français et de l’anglais, notamment de l’orthographe, du sens des mots et de l’usage
Excellent service à la clientèle
Sens de l’organisation requis pour l’exécution efficace de tâches multiples.
Habileté à prendre des initiatives et à travailler de façon autonome.
Connaissance des procédures et des pratiques juridiques.
Aptitudes pour la communication et compétences interpersonnelles nécessaires pour interagir avec un certain nombre de personnes.
Compétences en rédaction nécessaires pour rédiger et relire des documents et de la correspondance.
Souci du détail requis pour être en mesure d’assurer le suivi de plusieurs dossiers pour plus d’un professionnel du droit.
Connaissance des logiciels de comptabilité.
Travailler en équipe.
Suivre les directives et porter attention aux détails.
Faire preuve de jugement et résoudre des problèmes.
Adaptable.

Miller Thomson veillera, sur demande, à l’accommodement des personnes handicapées tout au long du processus de recrutement, de sélection et d’évaluation. Pour que de telles mesures soient mises en place, veuillez communiquer avec le Service des ressources humaines et indiquer la nature des accommodements nécessaires.

Nous remercions tous les candidats pour leur intérêt; toutefois, en raison du nombre de candidatures, nous ne serons pas en mesure de répondre individuellement aux questions et nous ne communiquerons qu’avec les candidats retenus pour une entrevue. Les appels téléphoniques ne sont pas acceptés; les agences sont priées de s’abstenir.