Corporate Administrative Assistant

BFLC - Montréal, QC (30+ days ago)

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Reporting to the President, you will be responsible to offer full administrative support to 4 executives. The incumbent is someone who is result-oriented, enjoys working in a fast-paced environment and is self- motivated. If you’re looking for a dynamic work environment, keep reading!

YOUR DAY AS AN EXECUTIVE ASSISTANT
Maintaining a close and highly responsive relationship with the Executive Assistant to the President;
Formats and edits letters, memos and reports from draft stage to client-ready work. Uses independent judgment to compose general, non-technical business Is privy to, and must protect, confidential materials;
Ensures arrangements are made for on-site and off-site meetings and events including logistics (e.g., communication, location, meals, equipment, materials, RSVPs, and );
Participation and coordination of events related to the President’s office;
Ensures that follow-ups are done in a timely manner to ensure files are up-to-date;
Manage and maintains the travel log;
Promptly screen and distribute incoming emails, responding where appropriate;
Preparing and submitting expense reports;
Follows an organized filing/document management process for electronic and paper documents;
Act as a back-up to the Executive Assistant to the President for holidays and overflow of functions;
Participate in various projects and other related tasks, as

OUR IDEAL COLLEAGUE
College diploma in administrative work and at least 5 years of experience in a similar
Excellent knowledge of the Microsoft Office
Must have a "can do" attitude, strong attention to detail, superior communication skills and outstanding organizational
Ability to provide excellent customer support to clients and exceptional follow through
Ability to accurately follow directions with limited
Ability to work independently and within a team on special and ongoing
Fluently bilingual in both French and English, written and

OUR BENEFITS
You will work in an innovative firm, which is recognized in the brokerage and insurance
A competitive salary with group benefits from day one, including health and dental care as well as an RRSP.
A company that encourages and finances continuous

Le ou la titulaire du poste relèvera du président et sera responsable d’offrir un soutien administratif complet à 4 directeurs exécutifs. Nous recherchons une personne orientée sur les résultats et motivée, qui aime travailler dans un environnement dynamique. Si vous vous reconnaissez, lisez cette annonce!

JOURNÉE TYPE D’UN ADJOINT ADMINISTRATIF
Entretenir des liens étroits et hautement dynamiques avec l’adjointe de direction du président;
Préparer et modifier des lettres, des notes de service et des rapports, de la version préliminaire au document définitif présenté au client. Faire preuve de jugement indépendant pour préparer des documents d’affaires généraux, non techniques. Savoir quels renseignements sont confidentiels et prendre les mesures nécessaires pour les protéger;
S’assurer que les mesures appropriées sont prises lors des réunions et des événements, au bureau et à l’extérieur du bureau, notamment en matière de soutien logistique (communications, emplacement, repas, équipement, matériel, confirmation des présences et déplacements, par exemple);
Participer aux événements concernant le bureau du président et en assurer la coordination;
S’assurer qu’un suivi approprié est effectué en temps opportun pour garantir que les fichiers sont à jour;
Gérer et tenir à jour le registre des déplacements;
Examiner rapidement les courriels entrants, les acheminer et y répondre, au besoin;
Préparer et envoyer les notes de frais;

Suivre un processus systématique de gestion du classement des documents électroniques et papier;
Prêter main-forte à l’adjointe de direction du président les jours de congé et en cas de charge de travail accrue;
Participer à divers projets et exécuter d’autres tâches, au

LE COLLÈGUE IDÉAL
Diplôme d’études collégiales dans un domaine lié au travail administratif et au moins cinq ans d’expérience à un poste
Excellente connaissance de la suite Microsoft
Esprit volontaire, grand souci du détail, solides aptitudes pour la communication et fortes compétences
Capacité d’offrir un excellent soutien à la clientèle et solides compétences de
Capacité de bien suivre des instructions sous une supervision limitée.
Capacité de travailler de manière autonome et au sein d’une équipe dans le cadre de projets spéciaux et
Parfaitement bilingue (français et anglais), autant à l’oral qu’à l’écrit.

LES AVANTAGES QUE NOUS OFFRONS
Vous travaillerez au sein d’une entreprise novatrice, reconnue dans le secteur du courtage et de l’assurance.
Vous toucherez un salaire compétitif et serez admissible, dès votre entrée en service, à un régime d’avantages sociaux collectifs incluant des protections de soins de santé et de soins dentaires et un REER.
Vous évoluerez au sein d’une entreprise qui encourage et finance l’éducation