Assistant Exécutif / Executive Assistant

Electronic Arts - Montréal, QC (27 days ago)

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*** Position temporaire de 6 mois ***

Notre raison d’être chez EA : inspirer le monde par le jeu. Nous créons des expériences exceptionnelles pour nos joueurs partout dans le monde et nous mettons l’expérience des joueurs à l’avant-plan de toutes nos activités. La création d’expériences évolutives exige une innovation constante et des gens brillants et passionnés. Nous développons des expériences de jeu extraordinaires en réunissant des gens d’excellence qui allient créativité, technologie et expertise pour proposer de nouvelles façons de jouer.

Adjoint de direction:
La motivation nourrit notre industrie – le désir de donner vie à une idée, d’inclure du jamais vu à un jeu. C’est ce qui donne son caractère unique au développement de jeu et à la force motrice de l’équipe Motive. Nos seules limites sont celles de notre imagination.

Nous sommes EA — le chef de file mondial de la diffusion de jeux vidéo. Vous connaissez probablement bon nombre de nos titres — Madden, FIFA, Les Sims, Need for Speed, Dead Space, Battlefield et Star Wars, pour ne nommer que ceux-ci. Mais peut-être ne savez-vous pas combien nous sommes dévoués à la création de jeux pour toutes les plateformes — des réseaux sociaux aux appareils mobiles en passant par les consoles — afin de donner aux consommateurs l’accès en tout temps et en tout lieu qu’ils demandent. Qu’est-ce que cela signifie pour vous? Cela signifie de nombreuses possibilités de laisser libre cours à votre génie créatif, de vous laisser inspirer par les gens qui vous entourent et de donner vie à votre parcours, quelle que soit la direction choisie.

L’organisation n’a aucun secret pour vous? Vous savez gérer des projets complexes et vous aimez aider les leaders à être plus productifs, efficaces et efficients? Voici un rôle tout indiqué pour vous. Notre vice-président a besoin d’un partenaire d’excellence qui sait comment mener les dirigeants dans un environnement rapide, maintenir l’organisation, collaborer avec les autres groupes et résoudre les problèmes avant qu’ils surviennent.

Rôle de l’adjoint de direction chez Motive :
Offrir, de façon autonome, un soutien de haute qualité en anticipant les besoins du dirigeant et des autres leaders sous sa responsabilité
Assumer la prise en charge et la gestion complètes du calendrier; planification, confirmation et négociation de l’espace de réunion et des participants pertinents
Coordonner les voyages à l’échelle nationale et internationale
Faire le suivi des reçus de dépenses et de déplacement aux fins de rapprochements exacts. Classer et suivre les remboursements et les crédits à l’aide de l’outil iExpense
Préparer les documents dans Word, Excel et PowerPoint. Compétence d’utilisation de Microsoft Office requise
Projeter une image professionnelle et coopérative à toutes les parties dans le filtrage des appels téléphoniques et l’accueil des visiteurs. Accorder la priorité aux gens et aux situations qui requièrent une attention et traiter l’information confidentielle et de nature délicate avec la discrétion qui s’impose
Pouvoir répondre aux courriels sélectionnés au nom du vice-président et du studio et préserver les relations clés à l’interne et à l’externe
Coordonner les événements sur le site et hors site
Comprendre les projets et les fonctions clés. Superviser les éléments d’action en cours et en assurer le soutien
Assurer la coordination et la collaboration avec les autres adjoints de direction afin de favoriser une bonne communication, contribuer à la coordination des projets conjoints, etc.; agir à titre de remplaçant du personnel administratif de direction au besoin
Traiter les demandes d’achat électroniques aux fins d’approbation pour les achats externes, y compris le traitement des factures se rapportant au bon de commande
Jouer le rôle de gestionnaire dans le maintien des fournitures et la coordination des activités au besoin
Demander, confirmer ou fournir l’ensemble de la technologie et de l’équipement ou des fournitures nécessaires dans les salles de réunion
S’approprier et exécuter les projets et les initiatives du studio
Effectuer les autres tâches assignées

Exigences :
Dossier de réussite dans le soutien aux chefs de division senior pendant au moins 2 ans
Personne automotivée, hautement organisée et axée sur les résultats pouvant travailler avec peu ou pas de supervision, démontrant initiative, souplesse, esprit d’équipe, maturité en situation de stress, et capacité d’anticipation et de résolution des problèmes avant qu’ils ne s’intensifient
Excellentes compétences administratives et organisationnelles
Niveau élevé de professionnalisme dans les entretiens avec les principaux intervenants, y compris les investisseurs et les dirigeants
Compétences exceptionnelles en analyse et en résolution de problèmes
Expérience dans l’organisation de voyages partout dans le monde
Maintien du plus haut niveau d’intégrité
Souci du détail et capacité d’effectuer les tâches assignées avec un niveau de qualité élevé
Capacité de gérer des tâches multiples et d’assister plusieurs membres de l’équipe à la fois
Capacité à travailler dans un environnement entrepreneurial et dynamique
Excellentes compétences interpersonnelles; compétences orales et écrites exceptionnelles en anglais et en français
Prise d’initiatives et dépassement du cadre établi; recherche de nouvelles idées et de solutions créatives pour surmonter les obstacles
Personne polie, sociable, énergique et axée sur le service
Joueur d’équipe ayant un bon sens de l’humour!

Qu'avons-nous à vous offrir? Bonne question!

Nous savons que pour créer des jeux de renommée mondiale, il nous faut des talents de classe mondiale. C'est pourquoi nous offrons une rémunération concurrentielle ainsi qu'une culture basée sur la créativité et l'individualité. Chez EA, nous incarnons le modèle « travail-loisir » chaque jour.

Plus sur notre emplacement : http://careers.ea.com/our-locations/montreal

Les studios Motive vous offrent les moyens et l'occasion. Venez découvrir ce dont vous êtes capable !

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*** 6-month temporary position***

At EA, we exist to Inspire the World to Play. We create amazing experiences for our players everywhere and we consider our players’ experiences first in everything we do. Creating transformational experiences requires constant innovation and brilliant, passionate people. We are developing extraordinary new game experiences by bringing together great people that combine creativity, technology, and expertise to deliver new ways to play.

If you are tremendously organized, able to manage complex projects and thrive on helping leaders do more, be more efficient and more effective then we might have the perfect role for you. Our Vice President needs an excellent partner who knows what it takes to manage executives in a fast-paced environment, keep things organized, collaborate across groups and solve problems before they arise.

What the Executive Assistant will do at Motive:
Independently provide high-quality support that anticipates the needs of the executive and other leaders s/he supports
Assume full ownership and maintenance of the calendar; scheduling, confirming, and negotiating for meeting space and relevant attendees
Coordinate domestic and international travel
Track relevant travel and expense receipts for accurate accounting reconciliations. File and track reimbursements, credits, and refunds through to completion in the iExpense tool
Prepare documents in Word, Excel, and PowerPoint. Proficiency in Microsoft Office is a must
Project a professional and supportive image to all parties in the screening of telephone calls and greeting guests. Prioritize people and situations in need of attention and handle confidential and sensitive information with the appropriate discretion
Able to answer select emails on behalf of VP and Studio and maintain key internal and external relationships
Ability to coordinate events at onsite or offsite venues
Understand key functions and projects. Provide monitoring and follow-through support on action items in progress
Coordinate and collaborate with other executive assistants to facilitate good communication, help coordinate joint projects, etc.; serve as backup for other Executive Admins as needed
Process electronic purchase requests for approvals relating to external purchases, including the processing of invoices relevant to the PO
Function as Office Manager, maintaining supplies and coordinating activities as needed
Request, confirm, and/or provide all meeting room technology and needed equipment or supplies
Able to own and execute studio projects and initiatives.
Other duties as assigned

Who You Are:
A successful track record supporting senior business leaders for 2+ years
Self-motivated, highly organized and results-oriented individual who works with little or no supervision, and demonstrates initiative, flexibility, teamwork, maturity under pressure, and anticipates and resolves problems before they escalate
Excellent administrative and organization skills
High level of professionalism when speaking with important parties including investors and executives
Exceptional analytical and problem-solving skills
Experience organizing worldwide travel
Maintains the highest level of personal integrity
Detail oriented and ability to complete work assignments with a high degree of quality
Ability to manage multiple tasks and assist multiple team members at the same time
Ability to work in a fast-paced, entrepreneurial environment;
Excellent interpersonal skills; exceptional verbal and written communication skills in English and French
Takes initiative and goes beyond established framework; looks for new ideas and creative solutions to overcome challenges
Polite, easy-going, patient, energetic and service-oriented
Team player with good sense of humor!

What’s in it for you? Glad you asked!

We realize it takes world-class people to make world-class games, we offer competitive compensation packages and a culture that thrives off of creativity and individuality. At EA, we live the “work hard/play hard” credo every day.

More about our location: http://careers.ea.com/our-locations/montreal

Motive Studios has the Means and Opportunity. Come see what you can do!