Receptionist/Administrative Assistant

iMotion Security - Montréal, QC (29 days ago)

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Affilié au: Président

Horaire: Lundi au Vendredi de 8h00 à 17h00

Place de stationnement disponible

Salaire : 30 000$ par an (Négociable selon l’expertise)

Doit être parfaitement bilingue écrit et parlé en français et anglais

RESPONSABILITÉS CLÉS

  • Assurez-vous que la réception est sûre, propre et accueillante
  • Répondre aux visiteurs, appels et emails :
  • Transmettre les demandes au personnel concerné ou donner des instructions
  • Fournir des informations de base sur les services offerts par iMotion.
  • Trier le courrier et le distribuer aux responsables.
  • Veiller à ce que les salles de conférence et les aires communes du bureau restent propres et bien rangées et entretenir les stocks pour ces espaces.
  • Mettre à jour la liste de contacts.
  • Assumer les autres tâches administratives qui pourraient lui être confiées (classement; entretien général et gestion du bureau); La saisie des données; Organiser les exigences de voyage pour le personnel; Organiser les coursiers; Maintenir les fournitures de courrier; Planifier des réunions avec les clients; Gérer les salles de conférence; Gestion des visiteurs;, etc.

QUALIFICATIONS

  • Connaissance éprouvée du progiciel Microsoft Office : la maîtrise d’autres logiciels un atout.
  • Grande maîtrise des langues française et anglaise à l’oral comme à l’écrit : maîtrise d’autres langues un atout.
  • Capacité de collaborer avec les membres de l’équipe.
  • Enthousiasme, empathie, respect, discrétion et positivisme.
  • Bon jugement et diplomatie.
  • Capacité de travailler sous pression et de gérer les priorités ainsi que de l’autonomie.
  • Solide sens de l’organisation et capacité de respecter les délais.

Reports to: President

Hours: Monday-Friday, 8am-5pm

Parking available on-site

Salary: 30 000$ per year (Negotiable based on experience)

Must be perfectly bilingual, written and spoken (French & English)

KEY RESPONSIBILITIES

  • Ensure reception is safe, clean and welcoming.
  • Respond to visitors, calls and emails.
  • Transmit requests to relevant staff or give directions.
  • Provide basic information on the services offered by iMotion.
  • Sort the mail and distribute it to the responsible parties.
  • Ensure that the conference rooms and the office common areas remain clean and tidy and maintain stock supplies for these areas.
  • Update the contact list.
  • Assume the other administrative tasks that could be entrusted to him (filing; general housekeeping and office management); Data Entry; Arrange Travel requirements for staff; Organize Couriers; Maintain Mail Supplies; Schedule client meetings; Manage Conference Rooms; Visitor Management; etc.

QUALIFICATIONS

  • Proven knowledge of Microsoft Office software: mastering other software is an asset.
  • Excellent command of French and English languages, both spoken and written: fluency in other languages an asset.
  • Ability to collaborate with team members.
  • Enthusiasm, respect, and positivity.
  • Good judgment and diplomacy.
  • Ability to work under pressure and manage priorities as well as autonomy.
  • Strong sense of organization and ability to meet deadlines.

Type d'emploi : Permanent

Salaire : 15,00$ à 18,00$ /heure

Expérience:

  • Réception: 2 ans (Souhaité)
  • adjoint(e) administratif(ve): 2 ans (Souhaité)

Langue:

  • Français/Anglais (Requis)