Coordinateur de service / Service Coordinator

The Minto Group Inc. - Montréal, QC (30+ days ago)

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Titre du poste : Coordinateur de service

Lieu de travail : 4300, boulevard de Maisonneuve O, Westmount, QC H3Z 1K8 ou 2255, rue Lambert Closse, Montréal, QC H3H 1Z9

Pourquoi rejoindre Minto ?
Nous offrons des avantages sociaux et une croissance de carrière incroyables à nos employés, y compris un programme de rémunération globale concurrentiel, des cours au Centre d'apprentissage Minto, le remboursement des frais de scolarité, des heures d'été flexibles dans de nombreux endroits et bien plus encore. Joignez-vous à nous pour découvrir comment vous pouvez faire partie de tout cela !

L'opportunité :
En tant que première ligne d'intervention pour nos résidents, vous fournirez le meilleur service à la clientèle de sa catégorie pour tout ce qui a trait au contrat de location et à l'occupation de la suite. Vous aiderez à coordonner avec l'équipe d'entretien pour organiser l'entretien et les réparations dans la suite et communiquerez régulièrement avec les résidents.

À quoi ressemblera votre quotidien :
- Répondre rapidement et avec courtoisie à toutes les questions et à tous les problèmes des résidents.
- Préparer les communications pour les résidents, c.-à-d. les événements à venir, les avis d'accès pour les réparations, les avis de la direction, etc.
- S'assurer d'un déménagement en douceur en réservant des ascenseurs et en préparant des trousses de bienvenue
- Tenir à jour la base de données des résidents
- Administration des sous-locations, cessions et résiliations
- Traitement des encaissements et des dépôts en temps opportun
- Préparer des rapports sur les comptes débiteurs des résidents, en décrivant et en réglant tout retard de paiement ou tout retard de paiement, et déployer des efforts de recouvrement sur les comptes en souffrance.
- Préparer les formulaires et les documents requis conformément à la Loi sur la location de locaux d'habitation en ce qui concerne les réclamations, les recouvrements, les expulsions, les augmentations de loyer, etc.
- Coordonner l'attribution du stationnement, la location des salles de fête et l'entretien et les réparations dans la suite.
- Utilisation du système ERP, SAP, pour enregistrer les informations et exécuter les activités de travail, y compris la création de demandes d'achat.
- Autres fonctions dans le cadre de la portée, de l'esprit et du but de l'emploi

Compétences Techniques :

L'éducation : Une formation collégiale ou universitaire dans un domaine des affaires serait considérée comme un atout.

Expérience : Un minimum de deux (2) ans d'expérience de travail pertinente dans un environnement où les clients sont occupés est exigé.

Compétences, connaissances et aptitudes spécialisées :

-Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
-Capacité d'influencer sans autorité / Diriger les autres
-Connaissance de la Loi sur la location à usage d'habitation et des contrats de location à usage d'habitation serait un atout.
-Aptitudes à la communication (compréhension orale, orale et écrite)
-Microsoft Office (Word, Excel et Outlook)
-Connaissance de SAP considérée comme un atout

Minto est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et qui s'engage à favoriser un environnement inclusif et accessible. Nous nous engageons à bâtir un effectif qui reflète la diversité de la collectivité dans laquelle nous vivons, y compris les personnes handicapées. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation ou de soutien dans tout aspect de notre processus de recrutement et de sélection, nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Job Title: Service Coordinator

Job Location: 4300 Boulevard de Maisonneuve O, Westmount, QC H3Z 1K8 or 2255 Rue Lambert Closse, Montréal, QC H3H 1Z9

Why join Minto?

We offer incredible benefits and career growth for our employees including a competitive total rewards package, Minto Learning Centre courses, tuition reimbursement, and flexible summer hours in many locations and much more. Join us to find out how you can be a part of it all!

The Opportunity:

As the first line of response for our residents you’ll provide best in class customer service in all matters pertaining to the lease agreement and suite occupation. You’ll help in coordinating with the maintenance team to arrange for in-suite maintenance and repairs and regularly communicate with residents.

What your day-to-day will look like:

  • Respond to all resident related questions and issues promptly and courteously
  • Prepare communications for residents ie. Upcoming events, notices of access for repairs, notices from management, etc.
  • Ensure a smooth move-in/out by booking elevators and preparing welcome packages
  • Maintain resident database
  • Administration of sublets, assignments, and termination notices
  • Processing of cash receipts and deposits on a timely basis
  • Prepare resident accounts receivable reports, outlining and addressing any delinquent and/or past due payments, performs collection efforts on past due accounts.
  • Prepares required forms and documentation in accordance with the Residential Tenancies Act related to claims, collections, evictions, rent increases etc.
  • Coordinating parking assignment, party room rentals, and in-suite maintenance/repairs
  • Use of the ERP system, SAP, to record information and perform job activities including creating purchase requisitions
  • Other duties within the scope, spirit and purpose of the job

Technical Competencies:

Education: A College or University education in a business field would be considered an asset.

Experience: A minimum of two (2) years of relevant work experience in a busy client facing environment is required.

Specialized Skills, Knowledge and Abilities:

  • Ability to multi-task
  • Ability to influence without authority / Directing others
  • Knowledge of the Residential Tenancies Act and Residential Lease Agreements would be an asset
  • Communication skills (listening, verbal and written)
  • Microsoft Office (Word, Excel and Outlook)
  • Knowledge of SAP considered an asset

Minto is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and accessible environment. We are dedicated to building a workforce that reflects the diversity of the community in which we live, including those with disabilities. Should you require accommodation or support in any aspect of our recruitment and selection process, we will work with you to meet your needs.

Job Types: Full-time, Permanent

Experience:

  • customer service: 1 year (Preferred)