Agent de Liason - Liason Agent

Excel Honda - Montréal, QC (30+ days ago)

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Excel Honda, concession située dans le Grand Montréal, recherche d'un agent de liaison pour les besoins de carrosserie de notre clientèle de Service. Au plaisir de vous rencontrer!

Description sommaire du poste:

Assurer le soutien administratif et le service à la clientèle au nom du propriétaire de l’atelier de carrosserie. Évaluer les dommages causés au véhicule afin de fixer les coûts de réparation pour fins de règlement de réclamations d'assurance.

Tâches reliées au service à la clientèle et aux relations avec les assureurs:

  • Créer et entretenir de bonnes relations avec les clients afin de promouvoir leur fidélisation et d'obtenir des recommandations de leur part.
  • Accueillir les clients à leur arrivée avec amabilité et professionnalisme.
  • Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux textos avec rapidité, politesse et professionnalisme.
  • Maintenir en collaboration avec l'atelier en sous-traitance un service de réparation de haute qualité, s’il y a lieu.
  • Traiter les plaintes des clients dans les plus brefs délais selon les directives du propriétaire de l’atelier de carrosserie.
  • Créer et entretenir de bonnes relations de travail avec les experts en assurance.
  • Négocier avec les évaluateurs routes des compagnies d'assurance.
  • S’assurer que les formulaires d'assurance sont bien complétés afin de préciser les estimations des coûts de réparation et les recommandations.
  • Obtenir l'approbation et s'entendre sur le devis avec l'assureur.

Tâches reliées au suivi administratif:

  • Compléter les bons de réparation pour tout véhicule qui est rentré à l'atelier de carrosserie pour être réparé. Obtenir la signature du client.
  • Fournir toute l'information pertinente à l'atelier en sous-traitance.
  • Surveiller l'état d'avancement des travaux relatifs aux véhicules en atelier (sous-traitance).
  • Vérifier la qualité des travaux achevés.
  • Faire le suivi des commandes dirigées au service des pièces afin de s'assurer de la disponibilité des pièces.
  • Établir la facturation finale des bons de réparation relatifs aux travaux exécutés.
  • Livrer le véhicule au client en s'assurant de collecter, s'il y a lieu, le déductible, les taxes ou autres frais et inscrire les montants reçus.
  • Fermer les bons de réparation à l'informatique en temps utile.
  • Classer les bons de réparation.
  • Concilier le tiroir-caisse tous les jours selon les directives du service de la comptabilité.
  • Contrôler la circulation des documents et s'assurer qu'ils sont tous comptabilisés, dûment remplis, lisibles et classés ou envoyés aux personnes concernées.
  • Contrôler et faire le suivi des comptes (clients) de l'atelier de carrosserie afin d'assurer un rythme de paiements acceptable.
  • Remplir, fermer et classer les bons de réparation ainsi que tout document connexe pouvant servir aux assureurs en cas de contrôle de la qualité des travaux.
  • Vérifier le paiement des assurances, les franchises applicables, l'autorisation de location et le solde dû avant de livrer le véhicule à son propriétaire.
  • Pour les travaux sous garantie, suivre les procédures s'y rattachant.

Lundi-Jeudi de 7h30 à 17h30

Vendredi de 7h30 à 3h00

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Excel Honda, located in Greater Montreal, is looking for a Liaison Agent for our clients Bodyshop needs in our Service department. Looking forward to meeting you!

Summary Job Description:

Provides administrative support and customer service on behalf of the dealer and/or the general manager in subcontracting situations. Evaluates the damage to the vehicle, in order to determine the repair costs for insurance claim purposes.

Tasks related to customer service and relations with insurers :

  • Builds and maintains good relations with the customers, to encourage their loyalty and obtain their recommendations.
  • Welcomes arriving customers in a friendly and professional manner.
  • Answers telephone calls quickly, and in a polite and professional manner.
  • Jointly with the subcontracting shop, provides a high quality repair service.
  • Handles customer complaints as soon as possible, according to the dealer’s instructions.
  • Builds and maintains good working relations with insurance adjusters.
  • Negotiates with insurance company representatives.
  • Completes insurance forms, indicating the estimated repair costs and making recommendations.
  • Obtains the insurer’s approval and agreement to the estimates.

Tasks related to damage evaluation :

  • Examines the damaged vehicles, to determine the degree of structural and mechanical damage, as well as damage to the bodywork and the insides of the vehicles.
  • Evaluates the cost of labour and parts to repair or replace each damaged part.
  • Reviews repair cost estimates with the body shop foreman (subcontracts).
  • Weighs the feasibility of repairs against the replacement of parts such as bumpers, fenders and doors.
  • Evaluates the cost of repainting undamaged vehicles (retail repairs), converting them to specific uses or customizing them.
  • Uses the Shoplink/Photolink/Mitchell System efficiently to prepare the estimates.

Tasks related to administrative follow-up :

  • Completes the work orders for all vehicles brought into the body shop for repairs; obtains the customer’s signature.
  • Provides the subcontracting shop with all the relevant information.
  • Checks how work on the vehicles in the shop (subcontracts) is progressing.
  • Verifies the quality of the completed work.
  • Follows up on orders sent to the parts department, to ensure that the parts are available.
  • Prepares the final invoices for the work performed, from the work orders.
  • Delivers the vehicle to the customer, ensuring that any deductible, taxes or other charges are collected, and records the amounts received.
  • Closes the work orders in the computer, in a timely manner.
  • Files the work orders.
  • Reconciles the till every day, according to accounting department procedures.
  • Verifies the documents circulating and ensures that they are all entered, duly completed, legible and filed or sent to the individuals concerned.
  • Verifies and follows up on body shop accounts (customers) to ensure that payments take place within an acceptable time frame.
  • For warranty work, follows the appropriate procedures.

Monday-Thursday from 7h30 a.m. to 5h30 p.m.

Friday from 7h30 a.m. to 3h00 p.m.

Type d'emploi : Temps Plein

Salaire : 50 000,00$ à 55 000,00$ /année

Langue:

  • Anglais (Souhaité)
  • Francais (Souhaité)