Coordonnateur de projet / Project Coordinator

Concept Store Fixtures International - Repentigny, QC (30+ days ago)

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QUI NOUS SOMMES

Concept Store Fixtures International Inc. est un important fabricant de pièces de rechange, d’étagères et d’ensembles de revêtement pour toutes les grandes marques de comptoirs réfrigérés de l’industries des supermarchés. Nos emplacements comprennent des installations manufacturières à Repentigny, Québec (Canada) ainsi que des bureaux aux États-Unis situé en Floride et en Caroline du Nord. Axé à l’origine sur le revêtement des comptoirs réfrigérés, nous avons élargi notre gamme de produits et effectuons maintenant des remplacements de portes vitrées et la modernisation de celles-ci ainsi que des portes en vitre éclairées par LED.

rôles et responsabilités

Le coordonnateur de projet fournira un soutien administratif quotidien à l'équipe de gestion de projet en ce qui concerne la planification, la mise en œuvre, le suivi, la documentation et l'exécution globale des projets.

Le coordonnateur aura comme tâches principales :

  • Exécuter les tâches administratives liées aux activités du projet, en ce qui concerne les fournisseurs, les ressources et les équipes internes, incluant (mais non limitées à) la préparation de soumissions, la coordination d’installation et de production, et les gestions des cas d’urgence
  • Rassembler toutes les informations nécessaires et créer des soumissions pour les clients
  • Veiller à ce que toutes les pièces énumérées soient exactes
  • Entrer les données relatives aux clients ainsi qu’à leurs commandes dans le système d’information
  • Préparer des formulaires de demandes d'achat pour les articles non-fabriqués sur place, le tout en gardant en tête les échéances
  • Gérer le fichier de projet (électronique)
  • Veiller à ce que toutes les informations du projet soient documentées, sécurisées et distribuées
  • Suivre les livraisons pour assurer qu’elles soient faites tel que prévues pour rencontrer les échéanciers du plan de projet
  • Communiquer avec l’équipe de conception en cas de nouvel équipement en s’assurant de leur fournir toutes informations pertinentes à la création des pièces
  • Communiquer avec l'équipe d'installation pour assurer le respect des délais promis; traiter les demandes urgentes et s'il y a des éléments manquants, assurer une l’expédition rapide
  • Toutes autres tâches connexes ainsi que tout suivit sur les projets
  • Assister le gestionnaire de projet dans ses tâches

Qualifications et exigences:

Éducation

  • Certificat en administration ou dans un domaine connexe
  • Baccalauréat en administration, un atout

Expérience professionnelle

  • Un minimum de six (6) mois à un (1) an d’expérience dans un poste similaire, un atout
  • Connaissance du domaine manufacturier, un atout
  • Connaissance des bases de données, un atout

Connaissances, aptitudes et compétences

  • Solides compétences informatiques (surtout Excel)
  • Bilinguisme parlés et écrits (français et anglais)
  • Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite
  • Autonome
  • Organisé et structuré
  • Capable de gérer de multiples dates limites

*Cette description est à titre de référence et ne constitue pas une obligation ou une description exhaustive des tâches reliées au poste. Celles-ci peuvent être modifiées en tout temps.*

Who we are

Concept Store Fixtures International Inc. is a leading manufacturer of replacement parts, shelves and skin kits for all major brands of OEM refrigerated cases for the supermarket industry. Locations include Repentigny, Quebec (Canada), North Carolina and Texas. Originally focused on re-skinning refrigerated display cases, we have expanded our product lines and now perform glass door retrofits, and LED retrofits to multi-deck and glass door cases. In order to provide our clients with the best possible results, we continue to grow our team across different areas of the business with Administrative, Finance, Production, Project Management and other roles

Role and Responsibilities:

The Project Coordinator provides daily administrative support to the project management team for the planning, implementation, follow up and documentation for the execution of projects.

The Project Coordinator will:

  • Execute administrative tasks related to the management of the project such as coordinating with suppliers and resources from internal teams for installations and production, prepare quotations and manage urgent cases
  • Gather all needed information to create quotations to customers
  • Create a bill of material for production based on quotations
  • Enter the information of the clients and their orders into the planning software
  • Prepare the request form for parts to be purchased keeping in mind the project schedule
  • Manage the electronic project file
  • Ensure that all project information is documented, secured and distributed
  • Follow up on production orders to ensure that they are produced according to the schedule
  • Communicate with the design team if new equipment is needed and provide all necessary information for the creation of new parts
  • Communicate with the installation team to ensure that schedules are met. Ensure that components missing for installation are ordered, manufactured and shipped urgently
  • All other tasks related to project management
  • Assist the project manager in his tasks

Qualifications and Education Requirements

Education

  • Certificate in administration or any related fields
  • Bachelor’s degree in business administration an asset

Experience

  • A minimum of six (6) months or a (1) year experience in a similar role an asset
  • Knowledge of manufacturing processes an asset
  • Knowledge of database an asset

Knowledge, skills and abilities

  • Must be proficient in Microsoft Office products (especially Excel)
  • Fluently bilingual (French and English)
  • Strong verbal and written communication skills
  • Autonomous with excellent problem-solving skills
  • Organized and structured
  • Capable of managing multiple deadlines

*This description is for reference only and does not constitute an obligation or exhaustive description of the tasks related to this role. Those can be modified at any time.*

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Expérience:

  • Administration: 1 an (Souhaité)

Formation:

  • DEP/ AEC ou Certificat (Souhaité)

Langue:

  • anglais (Souhaité)