Bilingual Accounting Team Lead & Payroll Specialist

Medline Canada Corporation - Montréal, QC (30+ days ago)

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Reporting to the Finance Director, this position is responsible for performing and assisting the accounting functions to support the daily finance operations of the business and the month end close process. This role will also support all payroll related functions on a bi-weekly basis. The role is the primary finance lead in a regional sales office.

Responsibilities:
Operations Finance:
Oversee Accounts Receivable/Accounts Payable function – managing EFTs, cheques and credit cards
Monitor bank balances and bank reconciliation
Sales tax and Corp tax remittances
Fixed Asset management, reporting, schedules
Manage cash / sales reconciliation for the retail store
Manage inventory levels
Related accounting reconciliations
Close monthly cycles including accrual accounting, producing financial statements and providing insights to results
Work with Director to consolidate financial results on a monthly basis
Supervises accounting staff in Quebec city location and any concerns they may have
Advise, train, assist new staff and act as available contact in Quebec city location

Payroll Support:
Performs bi-weekly payroll support functions
Acts as primary contact for Desjardins and ADP, ensuring payroll is submitted correctly on a bi-weekly basis (incl. new hires, terminations, expenses, incentive pays, bonuses, gym memberships, employee purchases, etc. RRSP, etc)
Administers the health benefits plans, including enrollments, changes, and terminations
Remains up to date on payroll changes and tax changes in applicable provinces
Provides support and assistance to employees regarding payroll, benefit, questions or requests (i.e. letters of employment)
Tracks vacation calendars and accruals for accuracy
Completes year end reporting for T4/R1 and makes adjustments as necessary
Completes T2200s annually
Miscellaneous duties as required.

QUALIFICATIONS

University/ College degree preferred
Proficient with Microsoft Word, Excel and other Office applications
2- 4 years of current experience in a comparable role – closing the books in a small size business and also managing payroll
SAP experience considered an asset
Payroll Compliance Practitioner certification an asset
Excellent communication and interpersonal skills (verbal and written)
Able to multi-task and effectively manage priorities
Able to work under pressure in an ever changing and dynamic environment

This job description is not intended to be all-inclusive. Employee may perform other related duties as negotiated to meet the ongoing needs of the organization.

Medline Canada is proud to be an equal opportunity employer.

Sous la gouverne de la directrice des finances, le candidat est chargé d'exécuter et de soutenir les fonctions comptables en appui aux activités financières quotidiennes de l'entreprise et au processus de clôture de fin de mois. Le candidat doit également soutenir toutes les fonctions liées à la paie sur une base bihebdomadaire. Il s'agit du principal responsable financier du bureau de Québec.

RESPONSABILITÉS PRINCIPALES DU POSTE

Finances - Exploitation

Superviser les activités en matière de comptes clients et de comptes payables – la gestion des VEF, des chèques et des cartes de crédit
Surveiller les soldes bancaires et la conciliation bancaire
Gérer la taxe de vente et les remises d'impôt des sociétés
Voir à la gestion, à la présentation et aux échéanciers des immobilisations
Gérer la trésorerie et la conciliation des ventes pour le magasin de détail
Gérer les niveaux d'inventaire
Assurer la conciliation des comptes associés
Clore les activités mensuelles, y compris la comptabilité d'exercice, la production d'états financiers et la présentation de données sur les résultats
Travailler avec le directeur pour consolider les résultats financiers sur une base mensuelle
Superviser le personnel comptable de la ville de Québec et prendre en compte les préoccupations soulevées
Conseiller, former, aider les nouveaux employés et agir en tant que de personne contact pour le bureau de Québec

Soutien au service de paie :
Effectuer des fonctions d'aide à la paie toutes les deux semaines
Agir en tant que personne-ressource principale pour Desjardins et ADP, en s'assurant que la paie est soumise correctement toutes les deux semaines (y compris les nouvelles embauches, les cessations d'emploi, les dépenses, les primes d'encouragement, les primes, les abonnements à un centre de conditionnement physique, les achats des employés, les REER, et autres)
Gérer les régimes d'assurance maladie, y compris les inscriptions, les modifications et les résiliations
Se tenir à jour sur les changements au niveau de la paie ainsi que les modifications fiscales dans les provinces visées
Fournir un soutien et une assistance aux employés en ce qui concerne la paie, les avantages, les questions ou les demandes (comme les lettres d'emploi)
Surveiller l'exactitude des calendriers de vacances et du temps accumulé
Produire les déclarations de fin d'année aux fins des T4 et Relevés 1, et procéder aux ajustements qui s'imposent
Remplir les formulaires T2200 sur une base annuelle
Effectuer diverses tâches selon les besoins.

COMPÉTENCES

Maîtrise de Word, Excel et autres applications MS Office
Expérience courante de 2 à 4 années dans un poste semblable, p. ex. fermeture des livres dans une PME et gestion de la paie
L'expérience sur SAP est considérée comme un atout
Accréditation de Spécialiste en conformité de la paie aussi considérée comme un atout
Excellentes aptitudes à la communication verbale et écrite ainsi qu'aux relations interpersonnelles
Capacité d'effectuer des tâches multiples et de gérer efficacement les priorités
Capacité de travailler sous pression dans un environnement dynamique et en constante évolution

Medline Canada est fier de promouvoir des pratiques et politique d'égalité des chances en matière d'emploi

Afin d'alléger le texte, les termes et expressions utilisés englobent les deux genres grammaticaux.

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