Bilingual Customer Service Representative

Ricoh Canada Inc - Mississauga, ON (30+ days ago)

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Bilingual (French & English) Customer Service Representative

Under the direction of the Call Centre Supervisor, the Customer Service Associate is responsible for receiving calls from customers and technicians; dispatching the appropriate technician to a service call; entering free of charge & billable supply orders and completing service calls in BaaN (ERP system).

PRIMARY DUTIES AND RESPONSIBILITIES:
The following duties and responsibilities should be undertaken to ensure the highest level of both internal and external customer satisfaction.

  • Receives all incoming service calls and correctly obtains appropriate information from customers in a courteous and timely manner.
  • Develops and maintains positive relationships with external and internal customers.
  • Conducts and represents oneself in a professional manner to enhance the interests and reputation of Ricoh Canada Inc.
  • Communicates priority basis for service calls to technicians.
  • Adhere to Ricoh Canada's company policies, core values and CEM Inbound Call Centre's Quality Call Program.
  • Relays calls and other information to technical representatives by pager, telephone or message system.
  • Maintains the BAAN system by entering service requests, technical activity and call completion information.
  • Produces accurate billing information for invoicing purposes or charge calls, as assigned.
  • Check customers' meter reading in the computer and, if necessary, contacts the customer for up-date readings or equipment status information.
  • Access customer files to ensure up-to-date information; re: contract expiry date, renewal dates, etc., and advise Administration accordingly.
  • Input and maintain current customer data in the computer (i.e., address changes etc.).
  • Contacts Accounts Receivable (A/R) personnel for authorization to service any overdue accounts.
  • Parts order entry as required to replenish car stocks for technicians.
  • Bilingual French/English required

APERÇU DU POSTE
Sous la direction du superviseur du centre d'appels, l'associé du service à la clientèle est responsable de recevoir les appels des clients et techniciens; de répartir le technicien approprié à un appel de service; d'entrer les commandes de fournitures facturables et les commandes sans frais; et de compléter les appels de service dans BAAN (système ERP).

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS :

  • Le titulaire du poste devra assumer les tâches et responsabilités suivantes afin d'assurer un niveau exceptionnel de satisfaction client à l'interne et à l'externe.
  • Recevoir tous les appels de service entrants et obtenir correctement l'information appropriée des clients de façon courtoise et en temps opportun.
  • Développer et maintenir des relations positives avec les clients internes et externes.
  • Se conduire et se présenter de façon professionnelle afin d'améliorer les intérêts et la réputation de Ricoh Canada Inc.
  • Communiquer les appels de service aux techniciens sur une base prioritaire.
  • Adhérer aux politiques d'entreprise, aux valeurs fondamentales et au programme de qualité des appels du centre d'appels entrant CEM de Ricoh Canada.
  • Relayer les appels et autres renseignements aux représentants techniques par téléavertisseur, par téléphone ou par système de messagerie.
  • Maintenir le système BAAN en entrant les demandes de service, l'activité technique et l'information sur la conclusion de l'appel.
  • Produire de l'information de facturation exacte aux fins de facturation ou facturer les appels, s'il y a lieu.
  • Vérifier la lecture de compteur du client dans le système et, si nécessaire, contacter le client pour une mise à jour ou obtenir de l'information sur l'état de l'appareil.
  • Accéder aux dossiers des clients afin d'assurer une information actualisée; vérifier la date d'expiration et la date de renouvellement du contrat, etc., et aviser l'administration en conséquence.
  • Entrer et maintenir à jour les données sur le client dans le système (c.-à-d. changements d'adresse, etc.).
  • Contacter le personnel des comptes débiteurs pour obtenir l'autorisation d'entretenir l'équipement des comptes en souffrance.
  • Au besoin, entrer les commandes de pièces pour réapprovisionner les stocks de véhicules des techniciens.
  • Bilinguisme (français/anglais) requis

Benefits:

  • Extended health care
  • Dental care
  • Vision care
  • Vacation & paid time off

Job Types: Full-time, Permanent

Salary: $39,500.00 /year

Experience:

  • Call Centre or Customer Service: 1 year (Preferred)

Language:

  • English (Required)
  • French (Required)