Regional Administrative Specialist

Gestion Financière MD Ltée - Gatineau, QC (30+ days ago)

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With more than 51 years of exclusive service to Canada’s physicians and their families, MD’s mission is to provide them with financial peace of mind, so they can enjoy what matters most to them, while achieving their career and life goals.

MD’s commitment to work/life integration, employee well- being and ongoing learning are key factors that drive our overall success. With Scotiabank by our side, we are even better positioned to provide our clients with financial advice and solutions to help them achieve their short- and long-term financial goals.

At MD, we offer a unique culture and because of that, we have been recognized in several ways: Best Workplace Culture, Achievers 50 Most Engaged Workplaces in North America, the National Capital Region’s Top Employer, and Talent Board’s North American Candidate Experience Award.

We are always looking for individuals with bright minds and a deep-seated desire to make a difference in the lives of some of the most hard-working, industrious and essential individuals in our community: Canada’s physicians.

We have an exciting opportunity for a talented, enthusiastic and client-focused Regional Administrative Specialist to join our Gatineau based team ( 1 Year term).

The Regional Administrative Specialist is responsible for providing administrative and operational support to assist Financial Consultants and Portfolio Managers in maintaining high standards for all clients.

What You Will Do:
Service Support:
Provide service and support to Financial Consultants and Portfolio Managers
Process documentation requests and input transaction requests as directed by Financial Consultants
Partner with Financial Consultants and Portfolio Managers in booking client meetings
Respond effectively to all inquiries from current and prospective clients concerning MD products and services
Respond to last minute requests from Financial Consultants during client meetings

Administrative Support:
Maintain a follow-up system for inquiries, complaints and problem resolution, ensuring that established MD service standards are being met in a timely manner
Provide support and participate in the research and resolution of client issues
Complete file preparation for Financial Consultants and Portfolio Managers in advance of client meetings
Prepare and process new account documentation as required

Operational Support:
Update database for all client contact, ensuring that all client information and notes are recorded correctly
Maintain monthly compliance related tasks as required
Liaise with accountants and third parties as required
Prepare business correspondence to clients and third parties
Participate in projects as required
Provide reception coverage and general office duties as required

What You Need:
Community college diploma in Business Administration or equivalent
2 years’ experience in an administrative or clerical position, preferably within the financial services industry
Understanding of the financial services industry and rules regarding Estates, Trusts, RESPs, RRSPs/RRIFs, TFSAs and non-registered investments and applicable tax-related issues
Proficiency in the use of Microsoft Windows and its applications including Excel, Word, PowerPoint, and MS Outlook
Working knowledge of CRM2
Fluently bilingual (English and French)

What You Bring:
Dedication to client service
Strong organizational skills
Strong attention to detail and follow-through skills
Excellent verbal and written communication skills
Demonstrated pro-activity, initiative and resourcefulness
Ability to work independently or effectively within a team
Ability to manage multiple priorities in a fast- paced environment
Ability to effectively manage change
Results-oriented

What Success Looks Like

You are passionate about the MD value proposition and actively look to acquire new clients.

You are constantly learning and honing your skills.
You are technology savvy and endeavor to find new and exciting ways to use technology in the servicing of your client.
You feel rewarded and recognized in a way that inspires you to do your best work.

Forte de plus de 51 années d’expérience au service exclusif des médecins canadiens et de leur famille, Gestion financière MD (MD) a comme mission d’offrir la tranquillité d’esprit financière à ces clients pour qu’ils puissent profiter de ce qui compte vraiment pour eux tout en réalisant leurs objectifs personnels et professionnels.

Notre engagement à l’égard de la conciliation travail-vie personnelle, du bien-être des employés et de l’apprentissage continu est un facteur important de notre réussite. Grâce à notre relation avec la Banque Scotia, nous sommes encore mieux placés pour fournir à nos clients les solutions et les conseils financiers dont ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs à court et à long terme.

Chez MD, nous entretenons une culture d’entreprise unique qui nous a valu plusieurs distinctions : finaliste au prix de la meilleure culture en milieu de travail (HR Awards), palmarès des 50 milieux de travail les plus engagés en Amérique du Nord (Achievers), palmarès des meilleurs employeurs de la région de la capitale nationale et prix CandE pour l’Amérique du Nord (Talent Board).

Nous sommes toujours à la recherche de candidats brillants et profondément désireux d’aider certaines des personnes les plus travaillantes et essentielles au pays : les médecins.

Nous avons une possibilité d'emploi attrayante pour un spécialiste administratif régional talentueux, enthousiaste et soucieux de l'expérience client au sein de notre équipe de Gatineau (Contrat 1 an).

Le spécialiste administratif régional a la responsabilité d’offrir du soutien administratif et opérationnel afin d’aider les conseillers financiers et les gestionnaires de portefeuille à assurer un service à la clientèle de qualité pour tous les clients.

Tâches

Service de soutien :
Offrir des services de soutien aux conseillers financiers et aux gestionnaires de portefeuille.
Traiter les demandes de documentation et saisir les demandes d’opération, selon les directives des conseillers financiers.
Collaborer avec les conseillers financiers et les gestionnaires de portefeuille pour planifier des rencontres avec les clients, selon les besoins.
Traiter efficacement toutes les demandes des clients actuels ou potentiels relativement aux produits et aux services de MD.
Répondre aux demandes pressantes des conseillers financiers lors de rencontres avec des clients.

Soutien administratif :
Gérer un système de suivi des demandes, des plaintes et des problèmes à résoudre en s’assurant que les normes de service en vigueur chez MD sont respectées dans des délais raisonnables.
Fournir du soutien et participer à la recherche et à la résolution des problèmes des clients.
Préparer les dossiers pour les conseillers financiers et les gestionnaires de portefeuille pour toutes les rencontres avec les clients.
Préparer et traiter les documents d’ouverture de compte, selon les besoins.

Soutien opérationnel :
Tenir à jour la base de données des contacts avec les clients en s’assurant que tous les renseignements sur les clients, dont les notes, sont consignés correctement.
Réaliser des tâches mensuelles de conformité, selon les besoins.
Assurer la liaison avec les comptables et les tierces parties, selon les besoins.
Préparer la correspondance de l’entreprise destinée aux clients et aux tierces parties.
Participer à des projets, selon les besoins.

  • Assurer les services d'accueil et effectuer du travail général de bureau, selon les besoins.
Formation et expérience

Diplôme d’études collégiales en administration des affaires ou l’équivalent.
Minimum de deux années d’expérience dans un poste administratif ou relatif au travail de bureau, de préférence acquises dans une entreprise de services financiers.
Compréhension du secteur des services financiers et des règles régissant les successions, les fiducies, les REEE, les REER/FERR, les CELI et les placements non enregistrés ainsi que des questions fiscales connexes applicables.
Maîtrise de l’environnement Windows de Microsoft et de ses applications, y compris Excel, Word, PowerPoint et Outlook.
Connaissance fonctionnelle du MRCC 2.
Bilinguisme (Anglais et Français) requis

Qualités

Dévouement aux clients
Solides habiletés organisationnelles
Attention particulière portée aux détails et aux suivis
Excellentes compétences en communication orale et écrite
Proactivité, sens de l’initiative et débrouillardise démontrés
Capacité de travailler de façon autonome ou efficacement au sein d’une équipe.
Capacité de gérer des priorités multiples dans un milieu au rythme de travail soutenu
Capacité à gérer efficacement les changements
Souci des résultats

Gages de réussite

Vous vous enthousiasmez pour la proposition de valeur de MD et vous cherchez activement à acquérir de nouveaux clients.
Vous cherchez constamment à apprendre et à parfaire vos compétences.
Vous connaissez à fond les technologies et vous vous efforcez de découvrir des façons nouvelles et stimulantes de les mettre au service de vos clients.
Vous sentez qu’on reconnaît la juste valeur de votre travail, ce qui vous incite à vous dépasser.