Documentation Management Specialist / Spécialiste, gestion de la documentation

McKesson - Mississauga, ON (30+ days ago)

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McKesson is in the business of better health and we touch the lives of patients in virtually every aspect of healthcare. At McKesson Canada, we touch the lives of 12 million Canadians every day. We carry more than 35,000 products in 17 distribution centers and ultimately provide distribution to 6,300 retail pharmacies, 1,350 hospitals, long-term care centers, clinics and institutions all over Canada. But we're so much more than a distribution company. We've automated 2,500 retail pharmacies and dispense over 100 million doses a year through our automation solutions. Manufacturers, healthcare providers and patients count on us for a full range of services that contribute to the quality and safety of care for us all.

At McKesson Canada, you’ll help us carry out our mission to improve lives and advance healthcare. Working here is your opportunity to shape an industry that’s vital to us all.

Job summary

As a Documentation Management Specialist, you will be responsible for the development, revision, and distribution of active master documents such as Policies, Quality Standards, Standard Operating Procedures, Guidance Documents and Work Instructions.

The Document Management Specialist will be required to work within the QMS to facilitate alignment across multiple documents and may manage multiple assignments simultaneously that support all business activities for McKesson while ensuring compliance to client requirements, proper workflows and appropriate reviews and approvals.

In this position, the incumbent is required to develop and manage an efficient document architecture that is compliant to company Global, Regulatory, Privacy, Ethics and Compliance requirements, as well as for the retention program (archive and destruction of records) that support all business activities.

Responsibilities

Develop and manage a central records management process designed through the lifecycle of document management.

Control the process for authoring, review, approval and subsequent distribution, archiving and destruction of Master GxP Documents (SOPs, GD’s, WI’s, Master Records, Reports and other GxP documents).

Develop and maintain site policies/procedures.

Describe and govern the system to ensure GxP documentation and records are managed in accordance with Global Quality requirements, regulations and GMPs.

Function as the Subject Matter Expert (SME) on applicable Regulations.

Provide technical and regulatory guidance with regard to regulations to internal and external stake-holders to ensure overall quality and compliance.

Create and provide appropriate metrics to identify status of documents (i.e., tracking for status, documents approaching expiration, volume of reviews, review time etc).

Ensure offsite records storage is aligned and managed within the policies and procedures of the document management system and are integrated with the life cycle approach to the GxP-related documents.

Provide subject matter expertise during internal audits and external inspections and audits.

Ensure deployment and implementation process sustainability and effectiveness.

Keep current of updates to applicable Regulations.

Review applicable Change Control Documents to ensure referenced changes are made and are compliant.

Requirements:
Post-secondary education (University degree preferred) in business, operations management, science, engineering or related areas preferred;

Four to six years’ experience and understanding of quality in the pharmaceutical/health care industry

Thorough knowledge of cGMPs, regulatory, privacy and compliance requirements are required.

Ability to work independently and work well with others and must spend a significant amount of time working with the operations team to understand processes.

Advanced knowledge of risk and compliance methodologies and processes. This involves strategizing, planning, managing, writing, and/or reviewing the activities and documents.

Knowledge and competencies in document management software applications and solutions, including experience or training in document management system.

Strong customer focus and ability to prioritize and adapt to business needs.

Ability to communicate and work with a very broad spectrum of professional and technical staff to effectively manage documents and records in an efficient and practical manner.

Experience interacting with regulatory agencies and health authority inspections.

Excellent organizational, interpersonal and leadership/teamwork abilities.

Good presentation and problem-solving skills, and ability to make decisions.

Competencies:
Proven leadership and interpersonal skills;

Team player;

Ability to communicate and gain commitment at all levels of the organization;

Ability to efficiently present key elements of a project in relation to the audience’s need;

Ability to proof-read, edit with strong technical writing skills

Strong analytical skills and ability to synthesize;

Strong collaboration mindset enabling efficient communication between different groups, departments;

Strong written and oral communication skills.

Ability to work independently and problem solve.

Benefits & Company Statement

McKesson believes superior performance – individual and team – that helps us drive innovations and solutions to promote better health should be recognized and rewarded. We provide a competitive compensation program to attract, retain and motivate a high-performance workforce, and it’s flexible enough to meet the different needs of our diverse employee population.

We are in the business of better health and we touch the lives of patients in virtually every aspect of healthcare. We partner with payers, hospitals, physician offices, pharmacies, pharmaceutical companies and others across the spectrum of care to build healthier organizations that deliver better care to patients in every setting.

But we can’t do it without you. Every single McKesson employee contributes to our mission—whatever your title, whatever your role, you act as a catalyst in a chain of events that helps millions of people all over the globe. Talented, compassionate people are the future of our company—and of healthcare. At McKesson, you’ll collaborate on the products and solutions that help us carry out our mission to improve lives and advance healthcare. Working here is your opportunity to shape an industry that’s vital to us all.

Qualified applicants will not be disqualified from consideration for employment based upon criminal history.

Agency Statement

No agencies please.

Recruiting Disclaimer

The material contained herein is provided for informational purpose only. All open jobs offered by McKesson Canada on this recruitment system are subject to specific job skill requirements. The job skill requirements, qualifications, and preferred experience are determined by a subsidiary, office or department within the company which is offering the position, and all positions are subject to local prevailing employment laws and restrictions. This would include immigration laws pertaining to work authorization requirements and any other applicable government permissions or compliance.

The materials on this site are provided without warranties of any kind, either expressed or implied, including but not limited to warranties regarding the completeness of information contained on this site or in any referenced links. While McKesson Canada attempts to update this site on a timely basis, the information is effective only as of the time and date of posting.

By providing your application to McKesson Canada you hereby consent to McKesson Canada obtaining personal information regarding you that is related to the position applied for. You also consent to McKesson Canada transferring your application details to our recruitment partners for their review and assistance. You also consent to McKesson Canada keeping your application on file.

McKesson Canada is an equal opportunity employer and values diversity in its workforce. We encourage applications from all qualified individuals and will accommodate applicants' needs, up to the point of undue hardship, throughout all stages of the recruitment and selection process.

The information on this site is for information purpose only and is not intended to be relied upon with legal consequence.

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McKesson touche la vie des patients en œuvrant dans pratiquement tous les secteurs des soins de santé dans le but d’améliorer la santé en général. Chez McKesson Canada, nous créons un impact dans la vie de 12 millions de Canadiens, chaque jour. Nous distribuons plus de 35 000 produits à partir de 17 centres de distribution à 6 300 pharmacies de détail, 1 350 hôpitaux, centres de santé longue durée, cliniques et établissements de santé partout au Canada. Toutefois, nous sommes beaucoup plus qu'une entreprise de distribution. Nous avons automatisé 2 500 pharmacies de détail et distribuons annuellement plus de 100 millions de doses de médicaments grâce à nos solutions d'automatisation. Les fabricants, les fournisseurs de soins de santé et les patients comptent sur nous pour une gamme complète de services qui contribuent à la qualité et l'intégrité des soins de santé pour le bénéfice de tous.

Chez McKesson, vous participerez à la création de produits et de solutions qui contribuent à la réalisation de la mission de l’entreprise, soit améliorer la qualité de vie et faire progresser les soins de santé. Travailler ici représente une occasion d’édifier une industrie qui est vitale pour nous tous.

À titre de spécialiste de la gestion de la documentation, vous devrez créer, réviser et distribuer des documents maîtres actifs, comme des politiques, des normes de qualité, des procédures opérationnelles normalisées, des documents d’orientation et des instructions de travail.

Le ou la spécialiste de la gestion de la documentation devra utiliser le système de gestion de la qualité pour favoriser l’harmonisation au sein de multiples documents et pourrait devoir gérer simultanément plusieurs mandats appuyant toutes les activités commerciales de McKesson, tout en assurant le respect des exigences des clients, la présence de flux de travaux adéquats, et les révisions et approbations requises.

La personne titulaire du poste doit concevoir et gérer une architecture de documents efficace qui respecte les exigences mondiales, réglementaires et éthiques, et les exigences en matière de confidentialité et de conformité de l’entreprise ainsi que le programme de conservation des documents (archivage et destruction des registres), le tout en soutien à toutes les activités commerciales.

Responsabilités:
Mettre au point et gérer un processus central de gestion des registres conçu pour englober le cycle de vie de la gestion des documents.

Surveiller le processus de création, de révision et d’approbation, puis le processus de distribution, d’archivage et de destruction des documents maîtres de BPx (PON, documents d’orientation, instructions de travail, fiches maîtresses, rapports et autres documents relatifs aux BPx).

Créer et maintenir des politiques et procédures de sites.

Définir et administrer le système pour garantir une gestion de la documentation et des registres de BPx conforme aux BPF, à la réglementation et aux exigences de Qualité mondiale.

Servir d’expert en la matière en ce qui a trait à la réglementation applicable.

Offrir des conseils réglementaires et techniques en matière de réglementation aux intervenants internes et externes afin d’assurer la qualité et la conformité.

Créer et fournir des indicateurs pertinents permettant de connaître l’état des documents (c.-à-d., suivi de l’état, document en fin de vie, nombre de révisions, durée de révision, etc.).

Veiller à ce que l’entreposage hors site des registres respecte les politiques et les procédures du système de gestion de la documentation et soit géré en vertu de celles-ci et à ce que les registres soient intégrés à l'approche de cycle de vie des documents liés aux BPx.

Fournir une expertise en la matière lors des audits internes et des inspections et audits externes.

Garantir la durabilité et l’efficacité du processus de déploiement et de mise en œuvre.

Demeurer à l'affût des modifications à la réglementation en vigueur.

Réviser les documents de contrôle des changements applicables afin de veiller à ce que les changements cités soient effectués et conformes.

Exigences :
Études postsecondaires (diplôme universitaire de préférence) en administration, en gestion des opérations, en science, en ingénierie ou dans un domaine connexe de préférence.

Quatre à six ans d’expérience dans l’industrie pharmaceutique ou des soins de santé et une compréhension de la qualité dans ces secteurs.

Connaissance approfondie des cGMP et des exigences relatives à la réglementation, à la confidentialité et à la conformité exigée.

Capacité à travailler de façon autonome et en équipe; doit travailler une grande partie du temps avec l’équipe des opérations afin de comprendre les processus.

Connaissance avancée des méthodologies et des processus en matière de risque et de conformité. Cela implique l’établissement d’une stratégie, la planification, la gestion, la rédaction ou l’examen des activités et des documents.

Connaissances et compétences en matière d’applications et de solutions logicielles de gestion de la documentation, notamment une expérience ou une formation relative au système de gestion de la documentation.

Approche fortement axée sur le client, et capacité à fixer des priorités et à s’adapter aux besoins opérationnels.

Aptitude à communiquer et à travailler avec une gamme diversifiée de professionnels et de membres du personnel technique afin de gérer les documents et les registres de façon efficace, efficiente et pratique.

Expérience relative aux interactions avec les organismes de réglementation et aux inspections des autorités en matière de santé.

Excellentes aptitudes en organisation, relations interpersonnelles, leadership et travail d’équipe.

Bonnes compétences en présentation et en résolution de problèmes, et aptitude à prendre des décisions.

Compétences :
Sens du leadership et fortes habiletés interpersonnelles.

Aptitude au travail d’équipe.

Capacité à communiquer avec les membres de tous les niveaux de l’organisation et à obtenir leur engagement.

Aptitude à présenter efficacement les éléments clés d'un projet selon les besoins du public cible.

Capacité à relire et à réviser, et excellentes compétences en rédaction technique.

Excellent esprit d'analyse et habiletés à résumer.

Très bon sens de la collaboration, afin d’assurer une communication efficace entre les divers groupes et services.

Excellentes aptitudes de communication tant à l’oral qu’à l’écrit.

Capacité à travailler de façon autonome et à résoudre des problèmes.

Énoncé d'entreprise
À vous de jouer! C'est une affirmation simple, mais qui en dit long. Elle rappelle à chacun d'entre nous que ce que nous faisons est important. Chaque employé de McKesson Canada contribue à notre mission. Peu importe votre titre ou quelque soit votre rôle, vous agissez comme un catalyseur dans une chaîne d'événements qui aide des millions de personnes dans le monde entier. En améliorant les activités d'affaires dans le secteur des soins de santé, nous aidons à veiller à ce que des millions de patients reçoivent le traitement dont ils ont besoin. Et en choisissant une carrière chez McKesson Canada, vous vous joignez à une équipe de gens passionnés qui travaillent ensemble pour améliorer la vie et faire progresser les soins de santé.

Chez McKesson Canada, nous croyons que nous pouvons contribuer à la vitalité des soins de santé. À vous de jouer !
En tant qu'employeur, McKesson Canada combine les talents et la contribution de chacun pour faire avancer la qualité des soins de santé. Vous pouvez en savoir plus sur vos perspectives de carrière en visitant la section carrières de www.mckesson.ca .

Énoncé d'agenge
Aucun organismes veuillez

Désaveu de responsabilité

Les éléments de cet outil sont fournis à titre informatif seulement. Tous les postes que McKesson Canada y affiche comportent des exigences particulières. Ces exigences, ainsi que les compétences et l'expérience recherchées, sont déterminées par une filiale, un bureau ou un service de l'entreprise qui annonce le poste et tous les postes sont soumis à la réglementation et aux restrictions en matière d'emploi en vigueur à l'échelle locale, y compris la réglementation de l'immigration régissant les exigences pour les permis de travail et toute autre autorisation ou conformité gouvernementales.
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En postulant auprès de McKesson Canada, vous acceptez que celle-ci obtienne des renseignements personnels relativement au poste. Vous consentez aussi à ce que McKesson Canada transmette les détails de votre demande d'emploi à ses agences de recrutement pour examen et conseils. Vous acceptez en outre que McKesson Canada conserve votre demande en dossier.

McKesson Canada souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et valorise la diversité de la main-d'œuvre. Nous invitons tous les candidats qualifiés à postuler et nous nous engageons à faire tous les efforts raisonnables pour répondre à leurs besoins, à toutes les étapes du recrutement et de la sélection, dans la mesure où cela n'entraîne pas de contraintes excessives pour McKesson Canada.
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