Administrative Coordinator

Fuze HR Solutions Inc - Montréal, QC (30+ days ago)

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Our client is looking for you to join their team as an Administrative Coordinator!

This is a great foundation whose main mission is to ensure the development of thoracic surgery in Quebec and to create an environment conducive to the recruitment of academic thoracic surgeons at the CHUM. Their goal is to develop excellence in clinical care, teaching and research in the field of thoracic surgery.

Administration

Assist with the day-to-day activities of the Foundation and the running of the office (mail, calls, messaging, computer system, greeting visitors)
Assist the treasurer with accounting and all tasks related to treasury
Management of Giftworks, Quickbooks, Salesforce and Simplyk programs
Participate in Board meetings. A, Executive, AGM, and sub-committee meetings
Prepare meeting invitations, agendas, and minutes

Organization of events

Assist event organizer
Collaborate in fundraising and recognition activities (invitations, registration, master list management, sponsors, donors, budgets, volunteers, media, etc.)
Participate in the events committee

Communications

Management of the website and social media (Facebook, Instagram, Linkedin)
Annual activity report, newsletter
Info media presence, press releases

Financing

Monitoring of strategic planning of fundraising activities
Monitoring of actions aimed at increasing revenues
Participate in the finance committee
Participate in the preparation of financial statements, budgets, investment policy

Relations with donors

Maintain relations with various partners (CHUM, MDU, business, community)
Donor Recognition Program
Donor Loyalty Program
Patient Solicitation

Ideal Profile

Bachelor’s Degree (administration or management) or equivalent
7-10 years of experience in the job market
Experience in philanthropy or NPO desirable
Computer knowledge (Excel, MS Office)
Knowledge of web and social media tools
Autonomy, rigor, organization, priority management
Dynamism, interpersonal skills, public relations Bilingualism (oral and written)

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Notre client, un Fondation a comme mission principale d'assurer le développement de la chirurgie thoracique au Québec et de créer un environnement propice pour le recrutement de chirurgiens thoraciques académiques au CHUM. Notre objectif est de développer l'excellence en soins cliniques, en enseignement et en recherche dans le domaine de la chirurgie thoracique.

Administration

Assurer les activités quotidiennes de la Fondation et le fonctionnement du bureau (courrier, appel, messagerie, système informatique, accueillir visiteurs)
Assister trésorier avec comptabilité et toute tache reliée à la trésorerie
Gestion des programmes Giftworks, Quickbooks, Salesforce, Simplyk
Participer aux réunions du C.A, de l'Exécutif, de l'AGA et des sous-comités
Préparer convocation, ordre du jour et compte rendu pour les réunions

Organisation des évènements

Assister organisateur d’évènements
Collaborer à la réalisation des activités de financement et de reconnaissance (invitations, inscription, gestion "master list", commanditaires, donateurs, budgets, bénévoles, médias ...)
Participer au comité des évènements

Communications

Gestion du site web et des médias sociaux (Facebook, Instagram, Linkedin)
Rapport d’activités annuel, info lettre
Présence médiatique, communiqué de presse

Financement

Suivi de la planification stratégique des activités de financement
Suivi des actions visant la hausse des revenus
Participer au comité des finances
Participer à la préparation états financiers, budgets, politique d'investissement

Relations avec les donateurs

Maintenir les relations avec les différents partenaires (CHUM, UDM, monde des affaires, communauté)
Programme de reconnaissance des donateurs
Programme de fidélisation des donateurs
Sollicitation des patients

Profil recherché́

Bacc (administration ou gestion) ou équivalence
7-10 ans d’expérience sur le marché du travail
Expérience en philanthropie ou OSBL souhaitable
Connaissances informatiques (Excel, MS Office)
Connaissance des outils web et médias sociaux
Autonomie, rigueur, organisation, gestion des priorités
Dynamisme, entregent, relations publiques
Bilinguisme (oral et écrit)

#QPQC