Réceptionniste

Résidence des Bâtisseurs Matane - Matane, QC (30+ days ago)

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Secrétaire / réceptionniste week-end Quart de travail : Temps partiel Moyenne de 15 heures semaine 8h30 à 16h30 FONCTION : Sous la responsabilité de la direction générale, la secrétaire/réceptionniste week-end est responsable du service à la clientèle, de recevoir et d’acheminer les appels téléphoniques, d'accueillir les résidents et les visiteurs et de fournir des renseignements généraux, selon les informations à sa disposition, et d’effectuer des tâches administratives visant à contribuer à la gestion des activités de la direction. DESCRIPTION DES TÂCHES : Reçoit et filtre les appels, note les renseignements afin d'assurer le suivi ou de prendre des mesures selon les priorités; accueille et dirige les résidents et visiteurs afin de les référer à la bonne personne ou au bon service; fait signer le registre. Enregistre les sorties et entrées des résidents, selon le système établi, afin d’en assurer le suivi et avise les services alimentaires de leur absence en regard des repas. Communique, selon les informations fournies par l’entremise du réseau de communication, les informations d’intérêt général (ex.

repas, activités). Fournit, selon les informations et les taux établis, les renseignements sur la location et au besoin fait visiter au client potentiel les lieux aux fins de location (en l’absence de la conseillère en location). Reçoit le courrier, les rapports, les factures, les fiches de temps, etc.; valide les données ou complète les informations, les annote, les résume, les codifie, etc. afin d'en faciliter le traitement; achemine ces documents à qui de droit et en assure le suivi.

Commande, selon les instructions et les pratiques ou après autorisation, les demandes de service et d’acquisition de matériel et en assure le suivi. Rédige et signe la correspondance courante et soumet les projets de réponse de toute autre correspondance pour l’autorisation et la signature du gestionnaire afin d'assurer le suivi des dossiers. Administre et rend compte d'une petite caisse, effectue les vérifications nécessaires, selon les politiques pertinentes, afin de rembourser les dépenses autorisées du personnel et tient à jour les systèmes de contrôle conformément aux procédures établies. Effectue, au besoin, toutes ou en partie les tâches ressortissantes à toute autre catégorie d’emploi égale ou inférieure.

FORMATION : DEP Secrétariat et/ou toutes autres formations reliées à l’emploi Formation en comptabilité, un atout Très bonne connaissance de la Suite Office (Excel,Word) Connaissance du système de comptabilité Hopem, un atout EXPÉRIENCE : 5 ans et plus d’expérience pertinente EFFORT PHYSIQUE : Soulever seul, maximum 50lbs et jusqu’à 160lbs avec assistance Pousser/tirer du matériel roulant, tel que des chaises roulantes et des paniers pouvant peser jusqu’à 160 lbs Se tenir assise pour de longues périodes de temps Se plier/s’étirer fréquemment CONDITIONS DE TRAVAIL : Horaires fixes Taux horaire tel que la politique en vigueur Fonction exigeant de travailler de longues heures assise. AUTRES : Professionnelle et discrète Sens de l’organisation Orienté vers le service au résident Aptitude à écouter, à communiquer avec empathie, respect et calme Capacité à travailler en équipe, à coopérer et à connaître ses limites Accepter les commentaires constructifs Recherche de l’excellence / qualité du travail Jugement / mise en œuvre de solutions Innovation et créativité, initiative et débrouillardise Résistance au stress Intégrité, respect, honnêteté, confidentialité et transparence Sens de l'autonomie sont essentiels.