ADJOINT(E) À LA DIRECTION - DEUR - DIFFUSION DES CONNAISSANCES - POSTE PERMANENT

CIUSSS du Centre-Sud-de-l'Île-de-Montréal - Notre-Dame-de-Grâce, QC (30+ days ago)

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Description du poste :
POSTE PERMANENT - TEMPS COMPLET
LIEU : 4665, CHEMIN QUEEN-MARY

LIBELLÉ :
Personne qui assiste un cadre supérieur ou un hors-cadre dans ses fonctions administratives et professionnelles. Elle accomplit des travaux de secrétariat de nature complexe qui nécessitent des connaissances approfondies de tous les programmes reliés à la direction.

Elle est responsable du fonctionnement administratif d’une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Elle assure le suivi des décisions du directeur auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés.

Elle traite les requêtes acheminées au cadre supérieur ou au hors-cadre et répond adéquatement et de façon autonome aux demandes. Elle règle des situations problématiques. Elle détermine les actions à poser, informe le cadre supérieur ou le hors-cadre ou dirige les demandes aux personnes concernées pour le suivi.

Elle est appelée à assister un cadre supérieur ou un hors-cadre dans les dossiers particuliers ou plus stratégiques.

Elle assure le contrôle de la qualité des documents et propose des moyens d’améliorer l’organisation du travail et les services offerts par le personnel de bureau.

DESCRIPTION SOMMAIRE :
En plus d’exercer l’ensemble des travaux administratifs de nature complexe, le titulaire du poste assiste un cadre supérieur dans ses fonctions administratives et professionnelles. Il est responsable du fonctionnement administratif d'une direction et voit aux relations internes et externes de celle-ci. Il assure le suivi des décisions auprès du personnel de la direction et des gestionnaires concernés et traite les requêtes acheminées au cadre supérieur. Il règle des situations problématiques, connaît et respecte les politiques et procédures reliées à ses fonctions.

TÂCHES & RESPONSABILITÉS :
Coordination des rencontres et comités
  • Tient à jour l’agenda, fixe les rendez-vous et organise les rencontres ;
  • Coordonne les déplacements de la directrice adjointe ;
  • Répond aux Doodles et aux demandes de rencontres et planifie les statutaires mensuelles ;
  • Participe à l’organisation de toute activité de la direction (préparation de documentation, réservation de salles, commande de repas, convocation des participants, accueil et inscription, etc.) ;
  • Rédige l’ordre du jour, assiste au besoin aux réunions et rédige le compte rendu.
Assistance administrative
  • Assiste la directrice adjointe et les employés de la direction dans leurs tâches administratives et de bureau et les libère de certaines de ces tâches ;
  • Fait le suivi des courriels et transfère les demandes aux personnes concernées ;
  • Participe à la rédaction de processus de travail pour supporter les activités de la direction ;
  • Collabore à la réalisation des objectifs de la direction ;
  • Peut créer ou mettre à jour des guides, procédures et politiques ;
  • Soutient la directrice adjointe pour les activités de recrutement ;
  • Collabore à l’accueil, à l’orientation et à la formation du nouveau personnel.
Préparation et traitement des documents

  • Effectue l’entrée de données informatiques, le suivi et la mise à jour de divers documents : listes, tableaux de bord, statistiques, etc.
  • Produit des tableaux, graphiques, formulaires, rapports, bases de données, présentations et autres documents en utilisant des logiciels de bureautique ;
  • Procède à la mise en page, la révision et la correction de documents ;
  • Reçoit la facturation, en vérifie les données et achemine toutes les factures autorisées vers le service des comptes à payer ;
  • Assure le classement et l’archivage des documents administratifs.
Correspondance :
  • Reçoit le courrier de la direction, y compris le courrier électronique, et rédige, s’il y a lieu, les réponses selon les instructions de la directrice adjointe ;
  • Dépouille, distribue, classifie le courrier et effectue les envois postaux ;
  • Rédige les communiqués, les notes de service, les rapports et s’assure de leur distribution.
Service à la clientèle
  • Reçoit et traite les appels téléphoniques et fait les suivis nécessaires ;
  • Donne les informations demandées par les interlocuteurs dans le cadre de ses compétences.
Achat de matériels
  • Effectue les commandes de matériels et/ou équipements de bureau requis et gère l’inventaire.
Autres fonctions
  • Applique les règles relatives à la confidentialité, la conservation, la circulation et la destruction des dossiers ;
  • Crée des requêtes électroniques en cas de bris d’équipement ;
  • Accomplit toute autre fonction connexe à la demande de son supérieur immédiat.
Exigences :EXIGENCES DU POSTE :
  • Posséder un Diplôme d’études professionnelles (DEP) en secrétariat et posséder au moins deux (2) années d’expérience pertinentes ;
  • Avoir une excellente connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint ;
  • Avoir un excellent français écrit (orthographe et grammaire) ;
  • Connaissance de Smartsheet, un atout ;
  • Réussir les tests d’aptitude reliés au poste.
PROFIL DE COMPÉTENCES :
  • Autonomie et initiative
  • Sens des priorités
  • Souci de la qualité
  • Collaboration et travail d’équipe
  • Communication interpersonnelle
  • Sens des responsabilités
Remarques :
Le CIUSSS Centre-Sud-de-l’Île-de-Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité. Les candidatures des groupes visés (les femmes, les minorités visibles, les minorités ethniques, les Autochtones et les personnes handicapées) sont encouragées. Des mesures d'adaptation pourront être offertes, sur demande, selon la situation.

Seules les personnes retenues seront convoquées dans le cadre d'un processus de sélection.