Administrative Assistant, French Theatre

National Arts Centre - Centre National des Arts - Ottawa, ON (30+ days ago)

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Company Biography
Canada is our stage
Those four words inform everything we do as a catalyst for performance, creation and learning across this great land. We are proud to be a home for many of Canada’s most exciting artists who captivate audiences on our stages and on our stages across the country.

Key Activities

Our Five Core Values:
Be Considerate
Be Knowledgeable
Be Welcoming
Be Sincere
Go Above and Beyond

21 hours per week, Monday to Friday*
  • Since this part-time position entails 21 hours of work per week, contributions to the Public Service Pension Plan are required.
Under the direction of the Administrative Director, French Theatre, the incumbent provides general administrative support to the department. The position’s duties also include database management, contract management, financial operations, and other related tasks in collaboration with other team members as required.

The duties of the successful candidate for this position also include:
  • Administration:
o Paying invoices
o Preparing various reports (financial, statistical)
o Reconciling the budget with the accounting system
o Administrative monitoring of contract-related matters (co-production, dissemination, etc.)
o Liaising with various NAC internal departments (HR, Finance, etc.) on behalf of FT
  • Hosting artists:
o Organizing reception tables (with flowers, fruits, etc.)
o Managing courtesy tickets for shows
o Giving special attention to teams of foreign artists (e.g. updating the French Theatre guide and following up, as applicable, with the Canada Revenue Agency,)
  • Logistics:
o Booking hotels, flights and other transportation
o Booking premises
o Providing organizational support to French Theatre management

Skill Requirements
A post-secondary diploma in administration and at least two (2) years of relevant experience or an equivalent combination of education and experience;
Evidence of a solid work ethic, organizational ability, initiative and good judgment;
Meticulous attention to detail;
Proactive, resourceful, trustworthy, motivated and highly flexible;
Excellent interpersonal skills;
Excellent communication skills and the ability to deal, on behalf of the department, with a wide range of people, organizations and both internal and external clients;
Ability to evaluate and manage priorities;
Accounting knowledge;
Solid computer skills, particularly in the use of Word, Excel, Outlook and the Internet;
Excellent mastery of both spoken and written French.

Working Hours
21 hours per week, Monday to Friday

Job Reports To
Administrative Director, French Theatre

Who Can Apply
Persons residing in Canada and Canadian citizens residing abroad. Preference will be given to Canadian citizens and permanent residents. Candidates invited to an interview will be responsible for all travel and accommodation expenses. If relocation is required, the successful candidate will be expected to pay for his/her relocation expenses.

As an employer who values diversity in its workforce, we encourage candidates to self-identify as members of the following designated groups: women, visible minorities, Indigenous Peoples and persons with disabilities.

While we appreciate all applications, only those selected for interview will be contacted.

Important Notice
If you are a person with a disability and require accommodation for an interview or written exam, please advise us when initially contacted. The successful candidate will be required to provide a valid Criminal Record Check as a condition of employment

Adjoint administratif / Adjointe administrative, Théâtre français

Information sur l'entreprise
Le Canada en scène
Ces quatre mots orientent tout ce que nous faisons en tant que catalyseur de la diffusion, de la création et de la transmission des savoirs à travers ce grand pays. Nous sommes fiers d’être un carrefour pour bon nombre des plus brillants artistes du Canada, qui captivent le public sur nos scènes et sur les scènes de tout le pays.

Activités principales

Nos Cinq Valeurs Fondamentales :
Être à l'écoute
Être au courant de ce qui se passe
Être acceillants
Être sincères
En faire plus

21 heures par semaines, du lundi au vendredi*
  • Comme ce poste à temps partiel exige que le/la titulaire travaille 21 heures par semaine, vous cotisez au Régime de retraite de la fonction publique fédérale.
Sous la direction du directeur administratif du Théâtre français, la personne titulaire offrira un soutien administratif général pour le département. Le/la titulaire assumera également certaines tâches de nature financière, la gestion de bases de données, la gestion des contrats, et effectuera au besoin d’autres tâches connexes en collaboration avec les autres membres de l’équipe.

La personne retenue pour ce poste sera aussi responsable, entre autres, des tâches suivantes :
  • Administration :
o Paiement de factures
o Préparation de rapports divers (financiers, statistiques)
o Conciliation du budget avec le système comptable
o Suivis administratifs en lien avec les contrats (coproduction, diffusion, etc.)
o Liaison pour le Tf auprès de divers départements internes (RH, Finances, etc.)
  • Accueil des artistes :
o Organisation d’une table d’accueil (fleurs, fruits, etc.)
o Gestion des billets de courtoisie de la production
o Attention spéciale auprès des équipes d’artistes étrangers (incluant la mise à jour du guide du Theatre français et suivis en lien avec l’Agence du revenu du Canada)
  • Logistique :
o Reservations d’hôtels, de vols, de transport
o Réservation de locaux
o Appui organisationnel auprès la direction du Théâtre français

Compétences requises
Diplôme d’études postsecondaires en administration et au moins deux (2) années d’expérience pertinente ou une combinaison équivalente d’études et d’expérience ;
Faire preuve d’une bonne éthique de travail et d’un sens de l’organisation, faire preuve d’initiative, posséder un bon jugement ;
Être très attentif aux détails ;
Approche proactive à l’égard du travail, très grande flexibilité, débrouillardise, fiabilité et motivation;
Posséder des bonnes relations interpersonnelles ;
Excellentes aptitudes pour la communication et capacité à composer avec un large éventail de personnes, d’organismes et de clients internes et externes au nom du département ;
Capacité d’évaluer et de gérer des priorités ;
Connaissances en comptabilité ;
Parfaite aisance à l’ordinateur, notamment dans l’utilisation de Word, Excel, Outlook, ainsi que de l’internet ;
Excellente maîtrise de la langue française, autant à l’oral qu’à l’écrit.

Heures de travail
21 heures par semaines, du lundi au vendredi

Le poste relève de/du
Directeur administratif du Théâtre français

Qui peut postuler
Les citoyens canadiens qui résident au Canada ou à l’étranger. La priorité sera accordée aux citoyens canadiens et aux résidents permanents. Veuillez noter que les candidats convoqués à l’entrevue devront payer leurs frais de déplacement et d’hébergement. Si une réinstallation était nécessaire, le candidat choisi devra assumer la responsabilité de ses frais de réinstallation.

Au CNA, nous valorisons la diversité de la main-d’œuvre. C’est pourquoi nous encourageons les candidats et candidates à s'auto-identifier comme membre d'un des groupes cibles suivants: femmes, minorités visibles, autochtones et personnes handicapées.

Bien que nous tiendrons compte de toutes les candidatures soumises, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues.

Avis important
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation pour une entrevue ou un examen écrit, veuillez en aviser le Service des ressources humaines. La personne choisie devra fournir une vérification valide de casier judiciaire comme condition d'embauche.

Skills
Communications
French
Reference 135212