Financial Officer - MR0721

McGill University - Montréal, QC (30+ days ago)

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The Faculty of Medicine’s financial, student affairs, academic affairs and human resources activities are organized into Administrative Excellence Centers (AECs), which provide administrative services to our departments. Under the leadership of the Associate Director of Administration, Financial, Student Affairs, HR and Academic Affairs specialists are responsible for delivering these services. Under the direction of the Associate Director of Administration, the Financial Officer provides professional financial guidance for all funds within the AEC’s jurisdiction. As the senior member of the AEC’s Financial Service Team (FST), the Financial Officer supports the Associate Director in providing key financial analysis and recommendations aligned to support the strategic focus and mission of the departments within the AEC. The Financial Officer oversees all financial activities to ensure best practices and processes are in place to maximize compliance with all internal and external policies and regulations. The Financial Officer liaises with all members of the AEC team as well as the department chairs, faculty members, departmental administrative staff as well as the Financial Affairs Team in the Faculty of Medicine’s Dean’s Office. Furthermore, the Financial Officer supervises all members of the FST within the AEC.

Duties and Responsibilities:

  • Manages all financial activities for departments within the AEC including financial management, post award financial management, budget management and analysis;
  • Ensures best practices and processes are in place to maximize compliance with all internal and external policies and regulations;
  • Acts as backup to Financial Administrator to approve selected financial transactions;
  • Responsible for the preparation of departmental budgets, forecasts and periodic variance analysis;
  • Regularly provides financial updated on funds monitoring and management to Associate Director and Chairs, as well as ensures all planning activities are aligned with departmental and Faculty priorities;
  • Assists researchers to ensure obligations / deadlines are met regarding their post-award fund management and ensures expenses are allocated to most appropriate funding sources and in compliance with grant, legislative, and institutional rules and regulations;
  • May be asked to assist in identifying revenue generating opportunities, prepares business plans and offers recommendations to the Associate Directors and Chairs;
  • Ensures financial support is available and meets the needs of all stakeholders including Chairs, Associate Director, academics, researchers and Fund Financial Managers (FFM);
  • Liaises with all members of the AEC team as well as the department chairs, faculty members, departmental administrative staff and the Financial Affairs Team in the Faculty of Medicine's Dean's Office;
  • Advises and trains AEC clients on University and Faculty of Medicine finance related policies and procedures;
  • Supervises all members of the Financial Services Team (FST) within the AEC.

Education and Experience:

Undergraduate degree

Three (3) years' related experience

Hours:

33.75

Duration:

One (1) year

Additional Information:

The incumbent will be working in different locations; may be required to move from one area to another from time to time for leave replacements, special projects, or to address increases in workload, etc.

Testing will be administered.

Other Qualifying Skills and Abilities:

Accounting or Finance designation is considered an asset (CMA or CGA). Extensive knowledge of accounting and financial management. Ability to administer funds and prepare detailed budgets. Knowledge of McGill fund types (or other University) including experience working with research grants is an asset. Ability to effectively communicate and interact with various levels of staff and academics. Service-oriented with excellent customer service skills and the ability to establish productive working relationships quickly. Demonstrated ability creating comprehensive financial statements; preparing reports for financial auditors; working with complex formulas and creating detailed professional reports. Proficiency with computerized application including spreadsheets, databases, wordprocessing software, Banner FIS, Crystal reports and Excel. Excellent analytical and problem solving skills. Proven organizational skills with ability to multitask, prioritize and meet deadlines. Proven ability to work autonomously and as part of a team. Ability to train and motivate staff. Proven success in facilitating and maintaining strong, consistent, and positive communications to a diverse audience. Demonstrated oral and written communication skills in both English and French.

How to Apply:

Please submit your application online at

http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now

Click on “APPLY NOW” and clearly indicate the reference number - MR0721

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Agent(e) des finances - MR0721

Les activités financières, des affaires étudiantes, des affaires universitaires et des ressources humaines de la Faculté de médecine sont organisées en fonction des centres d’excellence en administration (CEA) qui offrent des services administratifs à nos départements. Relevant du directeur associé de l’Administration, les spécialistes des Finances, des Affaires étudiantes, des Ressources humaines et des Affaires universitaires sont chargés de la prestation de ces services. Relevant du directeur associé de l’Administration, l’agent financier fournit une direction financière professionnelle pour tous les fonds relevant du champ de responsabilité des CEA. À titre de membre principal de l’équipe des services financiers des CEA, l’agent financier aidera le directeur associé à effectuer les analyses financières clés et à formuler des recommandations à l’appui de l’orientation stratégique et de la mission des départements au sein des CEA. L’agent financier supervise toutes les activités de nature financière afin d’assurer la mise en place de pratiques exemplaires et de processus ayant pour but de maximiser le respect des politiques et des règlements internes et externes. Il assure la liaison avec tous les membres de l’équipe des CEA ainsi qu’avec les directeurs des départements, les enseignants, le personnel administratif des départements et l’équipe des affaires financières du bureau du doyen de la Faculté de médecine. De plus, l’agent financier supervise tous les membres de l’équipe des services financiers au sein des CEA.

Responsabilités principales:

  • Gérer toutes les activités financières des services des CEA, notamment la gestion financière, la gestion financière postérieure à l’octroi, la gestion du budget et les analyses.
  • Assurer la mise en place de pratiques exemplaires et de processus ayant pour but de maximiser le respect des politiques et des règlements internes et externes.
  • Agir au nom de l’administrateur financier quant à l’approbation de certaines opérations financières.
  • Assumer la responsabilité de préparer le budget, les prévisions et l’analyse des écarts périodiques des départements.
  • Fournir régulièrement des mises à jour financières sur la surveillance et la gestion des fonds au directeur associé et aux présidents, et veiller à ce que toutes les activités de planification soient conformes aux priorités des départements et de la Faculté.
  • Aider les chercheurs à s’assurer que les obligations et les échéances sont respectées en ce qui a trait à la gestion postérieure à l’octroi des fonds et veiller à ce que les dépenses soient attribuées aux sources de financement les plus appropriées conformément aux règlements législatifs, institutionnels et relatifs aux subventions.
  • Contribuer, s’il y a lieu, à déterminer les occasions générant des revenus, préparer les plans d’activités et formuler des recommandations au directeur associé et aux directeurs.
  • Veiller à offrir un soutien financier qui répond aux besoins de tous les intervenants, y compris les directeurs, le directeur associé, les universitaires, les chercheurs et les gestionnaires financiers du fonds.
  • Assurer la liaison avec tous les membres de l’équipe des CEA ainsi qu’avec les directeurs des départements, les enseignants, le personnel administratif des départements et l’équipe des affaires financières du bureau du doyen de la Faculté de médecine.
  • Conseiller et former les clients des CEA sur les politiques et procédures liées aux finances de l’Université et de la Faculté de médecine.
  • Superviser tous les membres de l’équipe des services financiers au sein des CEA.

Formation et expérience:

Baccalauréat

Trois (3) ans d'expérience connexe

Heures:

33.75

Durée:

Un (1) ans

Informations additionnelles :

Le titulaire du poste peut être appelé à travailler à différents endroits, de temps à autre, afin de remplacer un employé en congé, de participer à des projets spéciaux ou en raison du volume accru de la charge de travail, etc.

Autres compétences et/ou aptitudes:

Titre professionnel en finance (CMA ou CGA), un atout. Connaissance approfondie de la gestion comptable et financière. Capacité de gérer des fonds et de préparer des budgets détaillés. Connaissance des types de fonds de McGill (ou d’autres universités), y compris expérience pratique liée aux subventions de recherche. Capacité éprouvée de communiquer et d’interagir efficacement avec le personnel et les enseignants de différents niveaux. Orientation service et excellent sens du service à la clientèle; capacité d’établir rapidement des relations de travail productives. Aptitude reconnue à rédiger des états financiers détaillés, à préparer des rapports pour les vérificateurs financiers, à travailler avec des formules complexes et à créer des rapports professionnels et complets. Maîtrise des applications y compris des tableurs, des bases de données, des logiciels de traitement de texte ainsi que des systèmes Banner FIS, Crystal Reports, et Excel. Excellent esprit d’analyse et capacité manifeste de résoudre des problèmes. Sens de l’organisation éprouvé, aptitude à mener plusieurs tâches de front, à fixer les priorités, et à respecter les échéances. Aptitude reconnue à travailler seul ou en équipe. Capacité de former et de motiver le personnel. Aptitude confirmée à faciliter et à entretenir des communications efficaces, cohérentes et positives auprès d’un auditoire diversifié. Habileté certaine à communiquer de vive voix et par écrit, en français et en anglais.

Comment poser sa candidature :

Veuillez soumettre votre demande par Internet à

http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now.

Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence - MR0721

Job Types: Full-time, Temporary, Contract

Salary: $51,600.00 to $83,900.00 /year