Research Administrator (MR0040)

McGill University, Faculty of Medicine - Montréal, QC (30+ days ago)

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Under the direction of the Associate Director – Research of the Ingram School of Nursing (ISON) within the Faculty of Medicine, this role supports researchers in the pursuit of grant funding and other research outputs relevant to nursing science. The Research Administrator will help promote a rich and supportive research environment for ISoN faculty and students.

Duties and Responsibilities:

  • Grant preparation and communication, including assisting ISON-based researchers in a variety of ways including creating budgets, graphs and timelines, drafting ‘summary’ material providing an overview of the proposed project, obtaining institutional signatures, compiling materials, and submitting grant applications to the Office of Sponsored Research. Communicates information to researchers on new funding programs, revisions to existing programs, alternative funding opportunities, submission procedures, deadlines, updates on regulatory changes, etc.
  • Database management using Qualtrics, LimeSurvey, and RedCap (e.g., creating user accounts, creating e-questionnaires in shared library, etc.); liaises with computer programmers and statisticians; and basic data analysis as needed for ISoN research reports. In conjunction with the ISoN Data Officer, setting up a repository of information on award and grant opportunities. Establishing data management guidelines, standard operating procedures/protocols and best practices for the research unit.
  • Research project management, including working with team members to ensure that projects remain on schedule, deliverables are completed on time, and reports are submitted as needed. Schedules conference calls and sends e-calendar invites to team members. Prepares and submits documents for research ethics approval in accordance with University, hospital and community agency policies and procedures. Liaises with researchers and AEC staff to post and fill research-funded roles such as research technician, research assistant, and research associate positions.
  • Policy and regulatory management, including communicating institutional and granting agency regulations and procedures to faculty and staff.
  • Knowledge dissemination tasks such as working with the ISoN Communications Officer to set-up Google Scholar notifications to disseminate ISON research-related news via social media outlets (e.g. Tweet, Facebook, LinkedIn). Assists with knowledge translation activities such as the organization of workshops including booking space, catering, gathering needed equipment (e.g., audio, computer, and lighting). Assists with the preparation of manuscripts (e.g., proof reading, formatting of manuscripts to journal specifications, preparation of tables/figures).
  • Research meeting coordination tasks, including attending research-related meetings and workshops (e.g., information sessions on funding opportunities, Advisory meetings), Researchers Administrative Network meetings, etc. Organizes and acts as recorder at meetings called by the Associate Director – Research and sets up needed equipment (e.g., conference line, audio, PowerPoint slides).
  • Work-related relationships effectiveness. Identifies and prioritizes researchers’ needs. Assesses and resolves research-related administrative challenges. When required, consults with the Associate Director of Research for quickly resolve issues and formulates recommendations.
  • Miscellaneous research financial and administrative-related activities as needed. These include creating research unit budgets, submitting research expense reports, purchase orders, and study participant reimbursements; liaises with institutions and consultants to create financial contracts, business agreements, and Memorandum of Understanding (MOUs). Liaises with AEC staff to help set up and administer research funds. Tracks and submits research contract renewals, assists researchers with data sharing contracts, etc.

Education and Experience:

DEC III

Three (3) years' related experience

Hours: 33.75

Duration: One (1) year

Other Qualifying Skills and Abilities:

Experience with common CV, ResearchNet, and funding agencies (e.g., CIHR, FRQS). High propensity to liaise with internal and external clients and to work autonomously in a fast-paced, changing, deadline-oriented environment. Demonstrated professionalism and discretion. Comfortable working under tight deadlines, managing multiple priorities, troubleshoot and implement informed solutions. Experience working with computer applications, databases, data analysis software, and word processing programs. English and French, spoken and written. Master’s degree in a health-related field and administrative experience in a clinical research environment are assets.

How to Apply:

Please submit your application online at

http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now

Click on “APPLY NOW” and clearly indicate the reference number - MR0040

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Administrateur(trice) de recherche (MR0040)

L’École des sciences infirmières Ingram augmente son personnel administratif et de soutien afin d’appuyer les nouveaux projets d’enseignement et l’excellence en recherche. Sous la supervision du directeur associé – Recherche, École des sciences infirmières Ingram, soutenir les chercheurs pour qu’ils obtiennent des subventions de recherche et fournissent des résultats de recherche de haut calibre en ce qui a trait aux pratiques et aux théories des soins infirmiers, et aider à promouvoir un environnement de recherche favorable pour les enseignants et les étudiants de l’École des sciences infirmières Ingram.

Responsabilités et tâches principales :

  • Aider les chercheurs de l’École des sciences infirmières Ingram à préparer les demandes de subvention, de nombreuses façons, en effectuant des recherches documentaires, en compilant des données dans un format optimal, en rédigeant des résumés donnant un aperçu du projet proposé, en mettant à jour les curriculum vitæ des chercheurs et en les adaptant selon les lignes directrices de formatage et en obtenant les signatures requises. Préparer les documents du Bureau de la recherche subventionnée.
  • Préparer des tableaux des subventions conformément aux échéances et aux objectifs des projets. Travailler avec les membres de l’équipe pour s’assurer que les projets respectent l’échéancier, que les éléments livrables sont terminés selon les échéances et que les rapports sont soumis, au besoin. Organiser des conférences téléphoniques et envoyer des invitations et rappels aux membres de l’équipe au moyen du calendrier électronique.
  • Gérer les approbations de déontologie, les questions de financement, les règlements des agences de réglementation ainsi que les politiques et procédures de l’Université.
  • Assurer la liaison avec les institutions et les consultants pour établir des contrats financiers, des ententes commerciales et des protocoles d’entente. Créer des budgets d’unité de recherche, soumettre des rapports de dépenses de recherche, des bons de commande et des remboursements aux participants aux études.
  • Communiquer l’information aux chercheurs sur les nouveaux programmes de financement, les changements aux programmes existants, les autres occasions de financement, les procédures de soumission, les échéanciers, les mises à jour sur les modifications réglementaires, etc.
  • Conjointement avec l’agent des communications de l’École des sciences infirmières Ingram, configurer des avis dans Google Scholar pour communiquer les nouvelles liées à la recherche de l’École au moyen de médias sociaux (Twitter, Facebook, LinkedIn).
  • De concert avec l’agent des données de l’École des sciences infirmières Ingram, mettre sur place un dépôt de rapports sur les bourses et les subventions des enseignants et des étudiants. Établir des lignes directrices sur la gestion des données, des procédures et protocoles opérationnels normalisés et des pratiques exemplaires pour l’unité de recherche.
  • Préparer et soumettre les documents pour l’approbation de déontologie en conformité avec les politiques et procédures de l’Université, de l’hôpital et de l’agence communautaire. Fournir aux équipes des rappels sur les dates d’échéance de renouvellement en matière de déontologie. Aider à l’achèvement de la documentation soumise au comité d’éthique en recherche.
  • Veiller à ce que les curriculum vitæ (CV) des chercheurs soient à jour sur les plateformes universitaires en ligne (academia.edu, Google Scholar).
  • Assurer la liaison avec les chercheurs et le personnel des CEA pour définir les postes en recherche, notamment les techniciens de recherche, les assistants de recherche et les associés de recherche, afficher ces postes et les pourvoir.
  • Aider à la préparation des textes aux fins de publication (rédaction, révision et formatage selon les spécifications des revues, préparation des tableaux et des images). Établir et promouvoir des relations de travail fructueuses en déterminant les besoins des chercheurs et en y répondant. Évaluer les défis administratifs en lien avec la recherche et les surmonter. Informer le directeur associé – Recherche et formuler des recommandations, le cas échéant.
  • Participer à des ateliers et à des réunions concernant la recherche (séances d’information sur les occasions de financement, rencontres du comité consultatif des titulaires de doctorat, rencontres du réseau administratif de chercheurs).
  • Offrir de l’assistance dans le cadre des activités de transfert de connaissances, notamment en organisant des ateliers, en réservant des salles, en veillant au service de traiteur et en obtenant l’équipement nécessaire (système audio, ordinateur et éclairage).
  • Organiser les réunions du directeur associé – Recherche, rédiger le procès-verbal et configurer le matériel (téléconférence, système audio, diapositives PowerPoint). Remplir, au besoin, d’autres fonctions connexes.

Formation et expérience :

DEC III

Trois (3) ans d'expérience connexe

Heures: 33.75

Durée: Un (1) ans

Autres compétences et/ou aptitudes :

Une maîtrise dans un domaine lié à la santé et une expérience administrative dans un environnement de recherche clinique sont des atouts. Expérience du CV commun, de ResearchNet et des organismes de financement (comme l’IRSC et le FRQS). Forte propension à assurer la liaison avec des clients internes et externes et à travailler seul dans un environnement dynamique, fluctuant et axé sur les échéances. Professionnalisme et discrétion manifestes. Être à l’aise de travailler en vertu d’échéances serrées, de gérer de multiples priorités, de résoudre des problèmes et de mettre en œuvre des solutions éclairées. Expérience de travail avec des applications informatiques, des bases de données, des logiciels d’analyse de données et des programmes de traitement de texte. Maîtrise du français et de l’anglais, parlés et écrits.

Comment poser sa candidature :

Veuillez soumettre votre demande par Internet à

http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now

Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence - MR0040

Job Types: Temporary, Contract

Salary: $47,000.00 to $70,600.00 /year

Experience:

  • related: 3 years (Preferred)