Student Affairs Officer (MR1897)

McGill University, Faculty of Medicine - Montréal, QC (30+ days ago)

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In collaboration with the Associate Director of Administration and other members of the management team, establish the strategic direction of Student Affairs for an Administrative Excellence Centre (AEC).

Primary Responsibilities:

  • Manages and oversees all student affairs activities related to prospective/current undergraduate, graduate students, research trainees and postdoctoral fellows, including admission, registration, program/course requirements, class scheduling, course administration, examinations, mark submissions and approvals, and graduation.
  • Manages and informs Department of changes to University regulations/policies, and organizes fellowships and awards, student exchange/study away, Inter-University Transfers (IUT), and all administration related to teaching.
  • Participates in several Departmental committees (Graduate and/or Undergraduate Committees), provides professional expertise to working groups and committees, supports Undergraduate and Graduate Program Directors (Committee Chairs) as well as the Department Chair and Associate Chair.
  • Represents the Department at network groups and academic Faculty of Science advisors cluster group; discuss issues/procedures and new initiatives.
  • Makes recommendations and advises on solutions when appropriate; ensures efficient and effective implementation and execution of policy changes and new initiatives through management of resources and continuous improvement.
  • Participates in the development and oversees implementation of policies and new initiatives that support the strategic direction of the unit.
  • Provides guidance on academic issues to facilitate the pursuit of academic goals and ensures that students fully benefit from their student experience.
  • Supervises and trains the Student Affairs Administrator and/or Coordinator and acts as local manager for the student affairs unit of the Departmental office staff (including Senior Administrative Coordinator and/or Secretary).
  • Facilitate and develop weekly meetings to keep team abreast in the day-to-day operations of the unit.
  • Advises undergraduate and/or graduate students; provide individual and group advising for students on academic issues and career options; councils students on study and / or student related personal difficulties.
  • Provides professional advice and judgment regarding conflict resolution between students and supervisors, guides student to appropriate resources or escalating to Graduate Program Director or Chair/Associate Chair when appropriate.
  • Evaluates student records of graduating students with regard to course and program requirements for graduation. Approves and recommends students for graduation to the Faculty of Science.
  • Selects and makes recommendation for convocation awards.
  • Authorizes all grade submissions and changes on behalf of the department. Administers examination process for courses and is responsible for ensuring marks are submitted to the appropriate Faculties (Science and Graduate Studies).
  • Administers all departmental undergraduate research courses, Departmental Honours program, the Interdepartmental Honours Immunology program and the the B.Sc. / M.Sc. Fast-track program.
  • Evaluates student records for eligibility qualification for admissions to programs.
  • Manages graduate student program fellowship / award budget, forecasting, budgetary priority advising; Analyzes, selects and recommends candidates and advises with respect to fellowships and award competitions and in-course awards.

Minimum Education & Experience:

Undergraduate degree

Three (3) years' related experience

Other Qualifying Skills And/Or Abilities:

Proven experience with Student Affairs; knowledge of Microbiology and Immunology programs is an asset. Proven organizational skills and ability to prioritize and meet regular and on-going University and departmental academic deadlines. Attention to detail. Excellent customer service and listening skills, including the ability to advise students in difficult situations. Demonstrated sense of diplomacy and experience in dealing with highly sensitive and confidential information. Demonstrated experience with the organization of special events. Supervisory experience. Proven ability to work in a computerized environment using word processing, spreadsheets, and presentation software, including MS Office applications, Banner SIS and Minerva. English spoken and written. French is an asset.

Reference Number: 19-1033/MR1897

Position Type: Full-Time

Hours Per Week: 33.75

Additional Information: Testing will be administrated

How To Apply:
Please submit your application online at

http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now

Click on “APPLY NOW” and clearly indicate the reference number - 19-1033/MR1897

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Agent(e) des affaires étudiantes (MR1897)

En collaboration avec le directeur associé, Administration, et avec les autres membres de l’équipe de direction, définir l’orientation stratégique des Affaires étudiantes pour un Centre d’excellence en administration (CEA).

Responsabilités principales:

  • Gérer et superviser toutes les activités des affaires étudiantes concernant les étudiants de premier cycle, les étudiants des cycles supérieurs, les stagiaires en recherche et les boursiers postdoctoraux actuels et éventuels, notamment l’admission, l’inscription, les exigences relatives aux programmes et aux cours, l’établissement du calendrier des cours, l’administration des cours, les examens, la remise et l’approbation des notes et l’obtention du diplôme;
  • Gérer les changements apportés aux règlements et politiques de l’Université et en informer le département, et organiser l’attribution des bourses et des prix, les échanges d’étudiants et les études à l’étranger, les transferts interuniversitaires et toute l’administration liée à l’enseignement;
  • Participer à plusieurs comités départementaux (comités de premier cycle et des cycles supérieurs), fournir une expertise professionnelle aux groupes de travail et aux comités, apporter son soutien aux directeurs des programmes de premier cycle et des cycles supérieurs (présidents de comité), ainsi qu’au président du département et au président adjoint;
  • Représenter le département au sein de groupes de réseautage et au groupe des conseillers de la Faculté des sciences; discuter des enjeux, des procédures et des nouvelles initiatives;
  • Faire des recommandations et donner des conseils sur les solutions, au besoin; assurer la mise en œuvre et l’exécution productives et efficaces des changements de politique et des nouveaux projets grâce à la gestion des ressources et à l’amélioration continue;
  • Participer à l’élaboration et surveiller la mise en œuvre de politiques et de nouveaux projets à l’appui de l’orientation stratégique de l’unité;
  • Fournir des conseils sur les questions universitaires pour faciliter la poursuite des objectifs scolaires et veiller à ce que les étudiants profitent pleinement de leur expérience étudiante;
  • Superviser et former l’administrateur et/ou le coordonnateur des affaires étudiantes et agir à titre de gestionnaire local pour l’unité des affaires étudiantes du personnel du bureau du département (y compris le coordonnateur administratif principal et le secrétaire);
  • Préparer et animer des réunions hebdomadaires pour tenir l’équipe au courant des activités quotidiennes de l’unité;
  • Conseiller les étudiants du premier cycle ou des cycles supérieurs; fournir aux étudiants des conseils individuels et de groupe sur les questions scolaires et les options de carrière; conseiller les étudiants au sujet de leurs études ou de leurs difficultés personnelles liées aux études;
  • Offrir des conseils professionnels et porter un jugement afin de résoudre les conflits entre les étudiants et les superviseurs; orienter les étudiants vers les ressources appropriées ou transmettre le cas au directeur du programme d’études supérieures ou au président/président adjoint, au besoin;
  • Évaluer les dossiers des étudiants qui obtiennent leur diplôme en ce qui concerne les exigences du cours et du programme pour l’obtention du diplôme; Approuver et recommander la remise du diplôme de la Faculté des sciences aux étudiants;
  • Sélectionner et recommander des candidats pour les prix de collation des grades;
  • Autoriser toutes les remises de notes et les changements au nom du département. Administrer le processus d’examen pour les cours et s’assurer que les notes sont remises aux facultés appropriées (sciences et études supérieures);
  • Administrer tous les cours de recherche de premier cycle du département, le programme spécialisé du département, le programme interministériel spécialisé en immunologie et le programme d'études accélérées du baccalauréat ou de la maîtrise en sciences;
  • Évaluer les dossiers des étudiants pour déterminer leur admissibilité aux programmes;
  • Gérer le budget des bourses et des prix des études supérieures, les prévisions et les conseils sur les priorités budgétaires; faire l’analyse des dossiers, sélectionner et recommander des candidats et donner des conseils en ce qui concerne les bourses, les concours et les bourses en cours d’études.

Education et experience minimum:

Grade de 1er cycle

Trois (3) ans d'expérience

Autres compétences et/ou aptitudes:

Expérience démontrée des affaires étudiantes, connaissance des programmes du département de microbiologie et d’immunologie, un atout. Sens de l’organisation manifeste et capacité de fixer les priorités et de respecter les échéances courantes de l’université et du département. Souci du détail. Excellentes capacités d’écoute et de service à la clientèle, notamment en sachant écouter et conseiller les étudiants en situations difficiles. Sens de la diplomatie manifeste et expérience à traiter de l’information de nature hautement délicate et confidentielle. Expérience reconnue de l’organisation d’activités spéciales. Expérience de la supervision. Aptitude éprouvée à travailler dans un environnement informatisé en se servant de logiciels de traitement de texte et de présentation, ainsi que de tableurs, y compris les applications MS Office, de même que des systèmes Banner SIS et Minerva. Anglais parlé et écrit. Capacité de communiquer en français, un atout.

Numéro de référence: 19-1033/MR1897

Type de poste: Full-Time

Heures par semaine: 33.75

Informations additionnelles: Des tests seront administrés.

Comment poser sa candidature:

Veuillez soumettre votre demande par Internet à

http://www.mcgill.ca/medhr/positions-available/apply-now

Cliquez sur « POSTULEZ MAINTENANT » et indiquez clairement le numéro de référence - 19-1033/MR1897

Job Types: Full-time, Permanent

Salary: $51,600.00 to $83,900.00 /year