Coordination administrative et assistance à la direction

Daily tous les jours - Montréal, QC (30+ days ago)

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À propos de nous

Daily tous les jours est un studio d’art et de design centré sur les problématiques urbaines. Grâce à la technologie et la narration, nous explorons les expériences collectives, le futur des villes et le pouvoir des humains.

Daily est reconnu pour son travail en espace public, qui invite les passants à jouer un rôle critique dans la transformation de leur environnement et de leurs interactions sociales.

Le studio a remporté de nombreuses reconnaissances internationales, dont Best in Show aux Interaction Awards, le grand prix au UNESCO Shenzhen Awards, un Knights Cities Challenge Global Innovators Prize, un Fast Company Innovation by Design Award, ainsi qu’un Americans for the Arts Public Art Network Award.

Poste : Coordination administrative et assistance à la direction

Responsabilités

Réception et service client
– coordination générale du studio

  • Accueil et réception de la poste et des marchandises, gestion des services courriers, etc.
  • Accueil des collaborateurs, clients et autres visiteurs;
  • Préparation des salles de réunion (rangement et équipement) pour les visites clients;
  • Organisation des breuvages et commande des repas au besoin pour les rencontres.
Opérations

  • Gestion des fournitures du studio (incluant papeterie, café, commandes de repas);
  • Maintien des inventaires;
  • Gestion et archivage des documents d’entreprise;
  • Gestion générale du studio et des opérations courantes (systèmes d’alarme, accès, supervision de l’entretien, etc.);
  • Gestion des fournisseurs externes (bailleur du studio, banque, téléphonie, etc.).
Assistance à la direction

  • Communiquer et assurer le suivi du service client par téléphone, courriel, correspondance écrite, dans en français et anglais impeccables;
  • Gestion de la boîte de courriels de l’entreprise, incluant le filtrage, le routage et la réponse aux courriels, en veillant à ce que tous les courriels reçoivent une réponse rapide;
  • Préparation de documents d’appels d’offres et de matériel promotionnel;
  • Soutien au relations publiques, comme rédiger des esquisses de communiqués de presse et autres communications marketing, en français et anglais;
  • Gestion de l’horaire des co-fondatrices;
  • Réservations diverses.
Aptitudes et qualités de la personne recherchée

  • Confortable dans un milieu de travail créatif;
  • Souci du détail et rigueur;
  • Maîtrise parfaite du français et de l'anglais, à l’oral et à l’écrit;
  • Diplôme post-secondaire, ou combinaison équivalente d’expérience et d’éducation;
  • Excellente maîtrise de l’ordinateur, Microsoft Excel en particulier;
  • Expérience en relation client ou comme d'assistance exécutive.
Ce poste est offert à temps plein.
Les personnes intéressées sont invitées à soumettre leur CV et une lettre de présentation dès maintenant.
Nous remercions toutes les personnes manifestant leur intérêt pour ce poste ; toutefois, nous communiquerons seulement avec celles que nous souhaitons convoquer à une entrevue.

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About us

Daily tous les jours is an art and design studio focused on urban issues. We use technology and storytelling to explore collective experiences, the future of cities and the power of humans.

DTLJ is best known for its work in public spaces, where passing crowds are invited to play a critical role in the transformation of their environment and their relationships.

DTLJ’s work has won numerous international recognitions including Best in Show at the IxDA Interaction Awards, the Grand Prize at the UNESCO Shenzhen Design Awards, a Knight Cities Challenge for Civic Innovation, a Fast Company Innovation by Design Award, and an Americans for the Arts Public Art Network Award.

Hiring: Main Studio Coordinator & Executive Assistant

Responsibilities

Front Desk/Client Services
– Act as the Main Office Administrator

  • Reception, mail management, sending/receiving courier packages, etc.;
  • Welcoming collaborators, clients and other visitors;
  • Organizing beverages/craft services/lunches when needed;
  • Preparing meeting space for client visits (stocked and clean).
Operations/ Facilities

  • Managing office supplies, including stationary, kitchen supplies, pick up groceries;
  • Managing studio inventory;
  • Managing company documents archive;
  • Overseeing current security/studio key system;
  • Regular inspection of office space for cleanliness and organization;
  • Liaise with external vendors (e.g. building management, bank, phone company etc.).
Executive Assistant

  • Communicating with high-profile clients via phone, email and written correspondence in French and English;
  • Managing company inbox, including screening, routing and responding to a large volume of email ensuring all incoming emails are acknowledged swiftly;
  • Gathering materials for pitching new work and promoting current projects;
  • Public relations support such as drafting press releases and other marketing correspondence in French and English, as required;
  • Managing Head of Studio’s schedule;
  • Organizing bookings.
Skills & Qualities

  • Strategic vision and rigor;
  • Comfortable in a creative work place;
  • Stimulated by the challenges of a growing company;
  • Believes in sustainable growth;
  • Excellent communication and interpersonal skills;
  • Excellent organization skills;
  • Knowledge about relevant grantors and programs is a plus;
  • 5 years + of experience in a similar role;
  • Can speak and write in both English and French at an expert level;
  • Proficient in Microsoft Office Suite and Simple Accounting.
Full time position.
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Please note we will only contact selected candidates.