Secrétaire réceptionniste

Clinique de physiothérapie de la Lièvre - Gatineau, QC (30+ days ago)

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La Clinique de physiothérapie de la Lièvre, située à Buckingham dans la région de l’Outaouais, jouit d’une excellente réputation auprès de la communauté depuis plus de 25 ans. Formée d’une équipe multidisciplinaire de physiothérapeutes, ergothérapeutes, ostéopathe, thérapeute en réadaptation physique, kinésiologue et acupuncteur, elle offre des services de 1re et 2e ligne à une clientèle diversifiée. La Clinique privilégie une approche personnalisée pour un meilleur accompagnement clinique de sa clientèle.

Secrétaire réceptionniste

Description du poste

Se rapportant au superviseur, le ou la réceptionniste accueille les patients et les oriente vers la personne ou le service approprié, répond au téléphone et achemine les appels, donne des renseignements d'ordre général, fixe et confirme les rendez-vous et classe les documents. En outre, le titulaire de ce poste assure les communications entre la Clinique et le grand public (in incluant les organismes payeurs) et agit toujours avec courtoisie et efficacité de manière à projeter une bonne image de la Clinique.

Tâches et responsabilités

§ Accueillir les patients et indiquer aux patients où ils doivent se présenter.

§ Questionner les patients pour obtenir et traiter les renseignements requis pour la prestation de services.

§ Ouvrir, préparer et classer les dossiers des patients.

§ Gérer et archiver les dossiers patients.

§ Gérer les mécontentements des patients et référer au superviseur le cas échéant.

§ Prendre et répondre aux appels téléphoniques, faire les transferts d’appel et prendre les messages sur la boite vocale.

§ Fixer et confirmer les rendez-vous en se servant de systèmes manuels ou informatisés.

§ Accepter et consigner les paiements reçus en échange des services dispensés.

§ Fournir des reçus (assurances, etc.).

§ Effectuer des tâches de bureau.

§ Participer aux réunions d’équipe.

§ Faire le lavage et pliage des draps, serviettes et linges de la Clinique.

§ Faire le nettoyage de l’hydrocolateur.

§ Maintenir un environnement de travail propre et ranger à la réception.

Exigences et qualifications requises

§ Diplôme d'études secondaires (ou diplôme équivalent) ou expérience pertinente.

§ Connaissances des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook).

§ Maîtrise du français et de l’anglais.

Compétences générales

§ Capacité d’adapter son comportement et son langage à la culture et la diversité sociologique des clients.

§ Capacité à anticiper les conflits et les gérer dans les limites de ses responsabilités.

§ Capacité à effectuer des tâches de bureau avec exactitude et efficacité.

§ Capacité à travailler sous pression.

§ Capacité de gérer de multiples priorités et délais.

§ Capacité de communiquer clairement à l’oral.

§ Service à la clientèle.

§ Jugement et discernement.

§ Discrétion et confidentialité.

§ Ponctualité.

Conditions de travail possibles

§ Temps plein

§ Horaire de jour et/ou de soir.

§ Sous probation pendant 3 mois.

§ 3 semaines de vacances.

§ 11 jours fériés annuels.

§ Consentir et être apte à faire des heures supplémentaires à court préavis, au besoin.

Type d'emploi : Temps Plein

Langue:

  • Française (Requis)
  • Anglaise (Souhaité)