SWSE Administrative Coordinator

YMCA of Greater Halifax & Dartmouth - Halifax, NS (30+ days ago)

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Why work for our Y?
YMCA of Greater Toronto aspires to be a great work place through an environment that embraces
diversity and social inclusion, valuing differences and supporting full participation by all employees. The
YMCA provides more than 5,000 employees with meaningful jobs and the opportunity to make a
difference in the lives of individuals and the health of our communities. The YMCA works to build
healthy communities. This is achieved through a shared culture and values. We recognize the
contributions of our staff through innovative practices, great benefits and growth opportunities.

Nature & Scope:
The YMCA Summer Work Student Exchange is a national exchange program offering opportunities for
youth to improve their second official language skills (English/French) while gaining important
employment experience. Participants, 16 and 17 years of age, travel to another community within
Canada – where the other official language predominates – for 6 weeks during the summer. Youth are
provided with a homestay and paid employment to deepen the cultural exchange through immersion.
They participate in weekly program activities organized by the Local Coordinator in their new
community.

The Administrative Coordinator must be a post-secondary student. They will support the Regional
Coordinator and National Coordinator in the administrative processes of the program, including but not
limited to: creating and maintaining files; following up on outstanding forms and claims from
participants, staff, hosts, employers, and Local Support Organizations; supporting staff training;
supporting program promotion; reviewing expense claims; tracking supplies and inventory; mailing and
distributing program materials; assisting in organizing travel for several hundred participants and staff;
and other projects as they arise.

Responsibilities:
Provides administrative support to the Regional Coordinator and National Coordinator.

Communicates with Staff, Employers, and Local Support Organizations regarding outstanding forms and
claims.

Assists the Regional Coordinator with staff training (logistics and some training sessions) and program
promotion.

Assists the National Coordinator with travel organization.

Collaborates with other Administrative Coordinators across the country.

Once or twice per summer, conducts program monitoring visits.

Demonstrates appropriate behaviours in line with our Mission, Vision and Values as reflected in our
YMCA competencies; takes a member focused approach to increase their understanding of programs
offered across the Association. Represents the YMCA and the Association in a professional manner.

Understands the legal responsibilities and moral imperative to report suspected child abuse to Child
Protection Services.

Understands the importance of the volunteer-staff partnership and integrates the value of philanthropy
and volunteerism in dealings with staff, volunteers and members.

Other duties as assigned.

Location, Period of Employment, and Salary:
The position is based in either Halifax, Nova Scotia or Quebec City, QC. The Administrative Coordinator
will work part time (15 hours/week) from start date until April 30, 2021, and full-time (37.5 hours/week)
from May 1, 2021 until August 31, 2021. The starting salary is $16.35 per hour.

Qualifications:
Bilingual in French and English
Experience with administration
Experience with event coordination or travel coordination or would be an asset
Strong organizational and problem-solving skills, as well as attention to detail
Ability to work independently
Excellent written communication skills
Well-developed interpersonal and relationship building skills; ability to establish rapport with

members, staff and volunteers
Commitment to working in a socially inclusive environment responding with sensitivity and personal

awareness to the diverse needs of members including visible and non-visible dimensions of diversity
The position requires the following Core Association Competencies. Advanced competence in:

Effective Interpersonal Communications; Ethics and Self-management; Being Member Focused;
Being Results Focused; Teamwork and Collaboration; Valuing Diversity and Social Inclusion.
Fundamental competence in: Relationship Building and Partnering.

Eligibility:
Currently enrolled in a post-secondary program
Flexibility regarding assigned working hours, including some evenings and weekends

For more information and to apply,
please visit http://summer-work.com/ by August 18, 2020

Job offers are contingent upon the successful completion of a Police Records Check. Within the first
four months and every three years thereafter, a Vulnerable Police Records Check is required.

The YMCA of Greater Toronto values the diversity of people and communities and is committed to

excellence and inclusion in our Association. We are committed to an environment that is barrier free. If
you require accommodation during the hiring process, please inform us in advance to arrange

reasonable and appropriate accommodation.

About the YMCA of Greater Toronto:
The YMCA of Greater Toronto is a dynamic charity offering opportunities for personal growth,
community involvement and leadership. Our 2010-2020 strategic plans Strong Start Great Future calls
upon our Association to invest in young people across their life stages to deliver on our vision of
ensuring our communities will be home to the healthiest children, teens and young adults. This
community health strategy includes a significant role for adults and older adults.

Mirroring the region’s diversity, the YMCA offers a variety of programs responding to the needs of the
community, including employment and essential skills, education, newcomer programs, youth outreach
and intervention, fitness, sports and aquatics, international programs, child care and camps.

When you support the YMCA of Greater Toronto’s Annual Giving, you help us ensure more children,

youth and young adults have the chance to be healthy… and so much more. We believe that by

providing our children with a strong start, they will have a great future. And, ultimately, strong, healthy

children mean strong, healthy communities in the GTA for the years to come. www.ymcagta.org

YMCA du Grand Toronto

POSTE DISPONIBLE

COORDONNATEUR/COORDONNATRICE ADMINISTRATIF(VE) BILINGUE – (RÉGION ATLANTIQUE-
QUEBEC-EST)

(Emploi saisonnier – temps partiel de septembre, 2020 à avril 2021, temps plein de mai 2021 à août
2021)

Entrée en fonction : immédiatement

RÉGION : Le programme Emplois d’été Échanges étudiants Halifax, NS ou Québec, QC

Pourquoi travailler pour notre Y?
Le YMCA du Grand Toronto vise à être un excellent lieu de travail grâce à un environnement englobant
inclusion sociale et diversité, en plus de valoriser les différences et d’encourager la pleine participation
de tous les employés. Le YMCA compte plus de 5000 employés avec des emplois intéressants et la
possibilité de faire une différence dans la vie des individus et dans la santé de nos communautés. Le
YMCA aide à bâtir des communautés en santé. Ce résultat est obtenu grâce à une culture et des valeurs
communes. Nous reconnaissons les différentes contributions de notre personnel à travers des pratiques
innovantes, des bénéfices et des opportunités de croissance.

Nature et portée :
Le programme Emplois d’été Échanges étudiants est un programme d’échange national qui offre aux
jeunes la possibilité d’améliorer leur connaissance de leur seconde langue officielle (français/anglais)
tout en acquérant une expérience de travail pertinente. Les participants, âgés de 16 ou 17 ans, vont
vivre dans une autre province canadienne, où l’autre langue officielle prédomine, pendant 6 semaines
durant l’été. Les jeunes vivent dans une famille d’accueil et occupent un emploi rémunéré afin
d’approfondir leur expérience interculturelle par le biais d'une immersion. Ils participants à des activités
de group hebdomadaires organisées par un coordonnateur local.

Le poste de coordonnateur administratif sera occupé par un étudiant de niveau postsecondaire qui
appuiera la Coordonnatrice régionale et la Coordonnatrice nationale dans les éléments administratifs du
programme d’échange. Ces éléments comprennent : création et maintenance de dossiers; suivi auprès
des participants, du personnel, des hôtes, des employeurs et des organismes locaux de soutien quant
aux formulaires et réclamations manquants; soutien à la formation du personnel; soutien à la promotion
du programme; examen des réclamations de dépenses; inventaire; distribution de matériel de
programme; aide à l’organisation du déplacement pour plusieurs centaines de participants et de
personnel; et d'autres projets selon les besoins.

Responsabilités :
Offrir un soutien administratif à la Coordonnatrice régionale et la Coordonnatrice nationale.

Communiquer avec le personnel, les employeurs et les organisations de soutien local concernant les
formulaires et les réclamations en attente.

Appuyer la Coordonnatrice régionale dans les domaines de la formation du personnel (logistique et
quelques sessions de formation) et de la promotion du programme.

Appuyer la Coordonnatrice nationale dans le domaine du transport.

Collaborer avec les coordonnateurs administratifs à travers le pays.

Une à deux fois par été, participer à une visite de surveillance du programme.

Démontrer un comportement approprié auprès du personnel conformément à la mission, à la vision et
aux valeurs du YMCA. Établir et conserver des liens professionnels efficaces avec le personnel et les
membres. Représenter le YMCA et l’Association d’une manière professionnelle.

Comprendre les obligations légales et l’impératif moral quant au signalement de mauvais traitements à un
service de protection de la jeunesse.

Comprendre et intégrer la valeur de la philanthropie et du bénévolat, et transmettre cette connaissance
et cette croyance au personnel, aux bénévoles et aux membres.

Effectuer toutes autres tâches connexes qui lui sont confiées.

Emplacement, période d’emploi et salaire :
Le poste se situe à Halifax, en Nouvelle-Écosse ou à Québec, au Québec. Le coordonnateur administratif
travaillera à temps partiel (15 heures par semaine) de leur date d’embauche jusqu’à avril 2021 et à
temps plein (37,5 heures/semaines) de 1 mai, 2021 à août 2021. Le salaire de départ est 16,35 $ par
heure.

Compétences :
Bilingue en français et en anglais
Expérience en administration
Expérience en coordination d’événements ou de logistique de voyage un atout
Solides compétences organisationnelles et capacité de résolution de problèmes
Aptitude à travailler de façon autonome
Excellentes compétences en communication écrite
Bonnes compétences interpersonnelles et relationnelles; capacité à établir la communication et

d’entretenir d’excellents rapports avec les membres, le personnel et les bénévoles
Un engagement à travailler dans un environnement d’inclusion sociale et à répondre de manière

sensible aux différents besoins des membres selon les dimensions visibles et invisibles de la diversité
La préférence sera accordée aux candidats qui peuvent communiquer en français et en anglais
Le poste requiert les compétences suivantes. Compétence avancée en: Entregent et communication

interpersonnelle; Éthique et gestion de soi; Mettre l’accent sur les membres; Mettre l’accent sur les
résultats; Travail d'équipe et collaboration; Valoriser la diversité et l'inclusion sociale. Compétence
fondamentale en: Établir des liens et des partenariats.

Admissibilité :
Le candidat doit être inscrit à un programme d’études postsecondaires
Flexibilité quant aux heures de travail affectées, incluant certains soirs et fins de semaine

Pour obtenir plus de renseignements et soumettre votre candidature,
veuillez visiter notre site web www.emplois-ete.com d’ici le 18 août 2020.

Les offres d’emplois sont conditionnelles à la vérification des antécédents judiciaires. Une vérification
du « secteur vulnérable » est nécessaire dans les quatre premiers mois à l’emploi et à chaque 3 ans

par la suite.

Le YMCA du Grand Toronto valorise la diversité des personnes et des collectivités et se voue à l’excellence
et à l’inclusion au sein de notre Association. Nous nous sommes engagés à créer un environnement sans

obstacle. Si vous avez besoin d'accommodement pendant le processus d'embauche, s'il vous plaît nous en
informer à l'avance pour l’organiser de façon raisonnable et approprié.

À propos du YMCA du Grand Toronto :
Le YMCA du Grand Toronto est un organisme de bienfaisance dynamique offrant des possibilités de
croissance personnelle, d’engagement communautaire et de leadership. Nos plans stratégiques 2010-
2020 Strong Start Great Future suscitent notre association à investir dans les jeunes à travers les
différentes étapes de leur vie afin de réaliser notre vision de communautés qui comptent avoir des
enfants, des adolescents et de jeunes adultes plus sains. Cette stratégie communautaire inclus un rôle
important pour les adultes et les personnes âgées.

Reflétant la diversité de la région, le YMCA offre une variété de programmes qui répondent aux besoins
de la communauté, comprenant le processus d’embauche et les compétences relatives, l'éducation, les
programmes aux nouveaux arrivants, l’intervention et la sensibilisation auprès des jeunes,
l’entrainement, le sport et les activités aquatiques, les programmes internationaux, les garderies et les
camps.

Grâce à votre soutien financier, les donateurs nous permettent d’offrir la chance à plus d’enfants,
adolescents et jeunes adultes de vivre en santé… et plus encore. Nous croyons qu'en offrant à nos
enfants un bon départ, ils auront un grand avenir. Ultimement, ces enfants plus solides et en bonne
santé assureront des communautés fortes et saines dans la région du Grand Toronto pour les années à
venir. www.ymcagta.org