Adjointe Administrative/Réceptionniste - Admin Assistant / Receptionist

Canderel Group - Montréal, QC (30+ days ago)

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Sommaire :

Offrir un soutien à l’équipe du bureau des ventes Tour des Canadiens en assumant des fonctions cléricales et autres tâches connexes. L’adjointe/réceptionniste est entre autres responsable de répondre aux appels entrants et de les rediriger aux membres de l’équipe, de distribuer le courrier, de gérer le flux et le suivi des correspondances, de commander les fournitures de bureau et d’assurer les suivis administratifs en lien aux ventes.

Résumé des tâches :

Aider dans l’ensemble des tâches quotidiennes de l’administration et des ventes soit :

  • Accueillir les visiteurs;
  • Surveiller l’accès des visiteurs au bureau des ventes;
  • Répondre et rediriger les appels téléphoniques, messages vocaux et courriels;
  • Enregistrer tous les prospects et offrir un support aux Représentants des Ventes;
  • Préparer et expédier des documents juridiques, des lettres de rappel et des chèques de courtiers immobiliers;
  • Consolider la réception des dépôts des clients et envoyer des confirmations par courriel;
  • Maintenir des banques de données numériques et physiques des informations des acheteurs;
  • Soigner l’aspect du bureau de la réception et des suites modèles;
  • Contrôler et réapprovisionner l’inventaire du matériel du Bureau des ventes;
  • Faire l’audit des différents dossiers physiques et papiers;
  • Imprimer et classer quotidiennement l’ensemble des nouvelles communications, notes ou amendements pour chacune des unités dans les dossiers physiques et papiers;
  • Préparer des contrats;
  • Aider avec les suivis d’approbation hypothécaire et les dépôts;
  • Garder l’ensemble des systèmes à jours;
  • Fournir les documents nécessaires au Notaire et à la Banque.
  • Toutes autres tâches connexes.

Exigences :

  • Bilingue (Anglais/Français) ;
  • Études post-secondaires/ Collégiales, équivalent ou supérieur ;
  • Fortes compétences en communication verbale et écrite;
  • Présentation professionnelle;
  • Compétences interpersonnelles orientées sur le service à la clientèle;
  • Gestion d’information (connaissance pratique de la suite Microsoft- Word, Excel, Power Point, Outlook);
  • Habiletés organisationnelles et de planification;
  • Méticulosité, porter une attention particulière aux détails;
  • Sens de l’initiative, fiabilité, patience et bonne gestion du stress;
  • Expériences de bureau (réception/administration) antérieures sont un atout;

Conditions de travail:

  • Etre disponible pour travailler un horaire varié incluant des heures de jour, de soir et de fin de semaine afin d'accomoder les besoins du bureau de vente.

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Position Summary

Offer an administrative support to the Tour des Canadiens sales office team through the execution of various clerical duties and other related tasks. The Administrative Assistant/Receptionist's responsibilities include, but are not limited to, answering and redirecting incoming calls, mail distribution, manage clients correspondences, order office supplies and ensure all administrative follow-ups related to sales are done in a timely and professional manner.

Responsibilities

  • Welcome visitors
  • Monitor visitor's access to the sales office
  • Answer and redirect incoming calls, voice messages and emails.
  • Record all prospects and offer support to the Sales Representative.
  • Prepare and send out all legal documents, reminders and broker's cheques.
  • Consolidate clients deposit receipts and send out confirmation notices via email
  • Maintain and update buyer's contact information in both the electronic and physical databases.
  • Maintain the office and model units.
  • Manage and order office supplies when needed.
  • Audit various files and documents
  • Print and file all new communications, notes, amendments on a daily basis for all units.
  • Prepare contracts
  • Assist during the follow up process for mortgage approval and deposits.
  • Maintain all systems up to date.
  • Provide any necessary documents to the notary and/or the bank.
  • Any other related tasks as required.

Qualifications & Requirements

  • Bilingual (English & French)
  • Post secondary education: DEC, equivalent or higher.
  • Excellent spoken and written communication skills.
  • Customer service oriented with excellent interpersonal skills.
  • Practical knowledge of the Microsoft Suite (Word, Excel, PowerPoint and Outlook)
  • Excellent organizational skills
  • Strong attention to details.
  • Great sense of initiative, reliability, patience and stress management.
  • Previous office experience in an admin/receptionist role is an asset.

Working Conditions

  • Must be available to work varying hours including day, evening & weekends to fulfill the Sales Office business needs.

Job Type: Full-time