Adjoint(e) marketing et administrative / Marketing and Administrative Assistant

CBRE - Montréal, QC (30+ days ago)

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Cette équipe se spécialise dans les services de courtage et de conseils pour la location et la vente d’espaces industriels dans le Grand Montréal. La personne en poste, dynamique, versatile et proactive offrira un support administratif et marketing aux deux courtiers seniors. Le/la partenaire aura à rédiger des documents variés en français et en anglais, et devra recueillir, compiler et analyser de l’information et des données modérément complexes.

The team specializes in brokerage and advisory services for industrial spaces in the Greater Montreal Area. The partner will be a dynamic, versatile and proactive person providing administrative and marketing support to the two senior brokers. This individual will produce different sorts of documents. He/she will need to collect, compile, and analyze moderately complex data and information.

Responsabilités

Regrouper et réviser les documents juridiques (mandats, baux, offres, inscriptions, ententes)

Mettre à jour les bases de données de contacts et des disponibilités sur le marché, et assurer la mise à jour des profils professionnels des membres de l’équipe sur le site Internet de CBRE.

Générer des études de marché et des rapports standards ponctuels.

Traduire des documents de nature variée, autant en anglais qu’en français.

Coordonner la distribution interne et externe du matériel de mise en marché.

Coordonner l’agenda, les rendez-vous et les visites de propriétés des membres de l’équipe.

Participer aux rencontres d’équipe dans le but de rédiger les minutes ou prendre action sur certains sujets.

Recueillir les documents requis pour remplir les formulaires de facturation et traiter le paiement des commissions des courtiers en se conformant aux politiques de l’entreprise en matière de comptabilité ainsi qu’au droit local et national.

Organiser et maintenir un système de classement, classer la correspondance et les autres dossiers. Suivre, recueillir et maintenir l’inventaire des documents de mise en marché.

Coordonner les événements des professionnels de la vente.

Réviser les détails des documents de mise en marché et agir à titre de personne-ressource dans les relations avec les équipes internes de design, d’analyse et de recherche pour coordonner l’élaboration et la soumission de données financières, marketing et immobilières spécifiques et variées à incorporer dans les documents d’information immobilière conçus sur mesure pour les clients.

Préserver la marque CBRE, la cohérence des produits et de la correspondance interne et destinée aux clients de CBRE en utilisant des modèles servant à produire du matériel de mise en marché, incluant les feuillets promotionnels, offres, carnets de visites, cartes, plans d’étages et prospectus d’information confidentielle.

Créer et coordonner la distribution des données internes et externes de mise en marché : marketing général auprès des clients (événements, brochures de performance, documents de recherche, etc.), marketing sur mesure auprès des clients (organisation/création de présentations) et activités marketing transactionnelles sur mesure (création de présentations de service, de brochures, de prospectus d’information confidentielle, de rapports de performance, etc.), d’autres tâches pourraient s’ajouter.

Responsibilities:
Gathers and reviews legal documents (leases, offers, listings, agreements).

Maintains, manages and updates contact and market availability databases and ensures that the professional profiles of the team members are up to date on the CBRE website.

Generates market surveys and standard ad hoc reports as required.

Translates various documents, in both English and French.

Coordinate schedules, appointments and tours with clients for sales team members.

Attend Sales team meetings for recording meeting minutes or action items.

Gathers supporting documentation to complete voucher forms and process Brokers' commission payments while abiding by company accounting policies as well as local and national laws.

Organizes and maintains filing system, file correspondence and other records. Tracks, collates and maintains inventory of marketing materials.

Coordinates events for sales professionals.

Reviews marketing material specifications and acts as point of contact and liaison with centralized marketing, analysis and research groups to coordinate the completion and submission of financial, marketing and various client specific property data to incorporate into customized property information packages.

Maintains CBRE brand, product, office and client messaging and consistency by applying templates to produce and review marketing materials including flyers, proposals, tour books, maps, floor plans and qualification packages.

Creates and coordinates the distribution of internal and external marketing information: general client marketing (events, performance mailings, research pieces etc.), specific client focused marketing (organization/creation of presentations) and specific transaction marketing activities (creation of pitches, flyers, Confidential Information Memorandum, performance reports etc.)

Other duties may be assigned.

Qualifications:
La personne recherchée doit être en mesure de rédiger des rapports de routine et de la correspondance en français et en anglais ainsi que répondre aux demandes courantes ou plaintes de clients, collègues et/ou superviseurs.

La capacité de présenter l’information de manière efficace; excellentes aptitudes en communication écrite et verbale et capacité à déterminer des priorités contradictoires et à y répondre.

Connaissance des termes et principes financiers. Il/elle devrait être en mesure de calculer des figures intermédiaires telles que les pourcentages, réductions et/ou commissions.

Capacité à comprendre et à interpréter les instructions, la correspondance et les mémos et à poser des questions de clarification pour assurer la compréhension. Habilité à comprendre, analyser et interpréter des documents.

Capacité à résoudre des problèmes présentant plusieurs solutions. Capacité à résoudre des problèmes comportant plusieurs options. Fortes compétences organisationnelles, de gestion du temps et d'analyse.

Connaissance avancée de la suite Microsoft Office. La connaissance de InDesign et des autres logiciels de conception graphique est souhaitée. De plus, il/elle doit avoir la capacité de manipuler les modèles de base dans PowerPoint.

Expérience de travail dans les médias sociaux / marketing, analyse des médias sociaux.

Two years of experience of providing marketing and administrative support to multiple teams of professionals (in Real Estate industry ideally).

Fluently bilingual in English/French, spoken and written. Basic editing and writing skills required

Ability to write routine reports and correspondence in French and English and to respond to common inquiries or complaints from clients, coworkers and/or supervisor.

Ability to effectively present information, excellent written and verbal communication skills and ability to determine and respond to conflicting priorities.

Knowledge of financial terms and principles. Ability to calculate intermediate figures such as percentages, discounts and/or commissions.

Ability to comprehend and interpret instructions, short correspondence, memos and ask clarifying questions to ensure understanding.

Ability to comprehend, analyze, and interpret documents.

Ability to solve problems involving several options. Strong organizational, time management and analytical skills.

Advanced skills with Microsoft Office Suite is mandatory. Skills in InDesign and other graphic-design programs is preferred. Moreover, he/she should possess the ability to manipulate templates in PowerPoint.

Work experience in social media/marketing, social media analytics.