SPÉCIALISTE EN PROCÉDÉS ADMINISTRATIFS | CHARGÉ DE PROJETS

CIUSSS de l'Estrie - CHUS - Sherbrooke, QC (30+ days ago)

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Choisir le CIUSSS de l’Estrie – CHUS

  • Pour intégrer une équipe misant sur la collaboration, l’entraide et la reconnaissance des talents de chacun;
  • Pour évoluer dans un milieu où l’humanisme et l’innovation sont au cœur des soins et services;
  • Pour faire une différence dans la vie des gens.
Toute une gamme d’avantages et de possibilités s’offrent à vous au CIUSSS de l’Estrie – CHUS :

  • Régime d'assurance collective
  • Régime de retraite
  • Possibilité de cheminement dans l'organisation
  • Diversité des milieux, des clientèles et des approches
  • Apprentissage, partenariat, formation et évolution
  • Activités de santé et bien-être et rabais corporatifs
  • Possibilité de transport alternatif (région de Sherbrooke)
  • Une activité d'accueil pour tous les nouveaux employés
Du poste:
Personne qui analyse les besoins, élabore et fournit les techniques professionnelles relatives aux méthodes et systèmes administratifs dans le but d'améliorer le fonctionnement des services.

Sous l’autorité du chef du Service de la performance organisationnelle de la Direction de la qualité, de l’éthique, de la performance et du partenariat, la personne titulaire de l’emploi agit à titre de chargé de projet pour les mandats qui lui sont confiés. Elle est responsable de l’ensemble du processus de gestion de projets, de la planification à la clôture. Ainsi, elle assure la coordination entre les différents lots de travail et veille à la mobilisation des équipes dans l’atteinte des objectifs du projet. Elle doit posséder un grand sens de l’organisation et des habiletés à communiquer la vision, les enjeux et l’avancement du projet.

De plus, cette personne aura à soutenir et à coacher d’autres chargés de projet ou des responsables de lot par son expertise et ses habiletés, et ce, afin de favoriser la maturité en gestion de projets au sein de l’organisation.

Mandat spécifique (pour la durée du projet) :
Membre de l’équipe du projet de construction du Centre mère-enfant et de l’urgence de l’Hôpital Fleurimont (CMEU), la personne titulaire de l’emploi assure les liens cliniques auprès des équipes des unités de soins concernées par le projet (urgence, pédopsychiatrie, pédiatrie, maternité, néonatologie, bloc obstétrical) et d’autres services cliniques (imagerie, pharmacie, etc.).

Plus spécifiquement, dans le cadre de ce mandat, la personne retenue devra :
  • Planifier les travaux requis avec les équipes cliniques concernées par le projet;
  • Coordonner et animer les rencontres avec les équipes cliniques;
  • Encadrer et veiller à l'avancement des travaux et des livrables des équipes cliniques selon l'échéancier prescrit, assurer les suivis et les communications auprès de ces équipes;
  • Coordonner le processus de demandes de changement des équipes cliniques (réceptionner les demandes, soutenir l'analyse et le traitement de celles-ci par l'équipe de projet et coordonner le retour des décisions aux équipes concernées);
  • Soutenir les équipes cliniques dans la réalisation des travaux avec leurs équipes respectives;
  • Assurer les liens cliniques et veiller à l'intégration des besoins cliniques aux différentes étapes de la construction (finalisation des plans concepts, élaboration de plans et devis, identification des besoins en équipements médicaux et non médicaux, etc.);
  • Coordonner la réalisation des simulations requises pour le projet;
  • Assurer les liens avec le Service de l’expérience usagers et veiller à l’implication des usagers dans le projet;
  • Agir auprès de l’équipe de projet à titre de représentant des services cliniques concernés, communiquer l'avancement des travaux et veiller aux arrimages requis avec les différentes expertises (amélioration continue, services techniques, équipements, technologies de l’information, etc.);
  • Assumer la responsabilité de certains livrables de gestion de projets au sein de l’équipe de projet.
Tâches spécifiques :
  • Agir à titre de conseiller et accompagner le promoteur du projet dans la réalisation de son dossier d’affaires, depuis l’élaboration de sa demande jusqu’à l’autorisation de démarrage;
  • Élaborer et faire approuver la charte de projet, conjointement avec le promoteur;
  • Identifier les parties prenantes et mettre en place la gouvernance;
  • Réaliser avec l’équipe la planification du projet : produire un plan, estimer les ressources requises et obtenir les autorisations nécessaires à l’actualisation du projet;
  • Mobiliser et coordonner les ressources internes et externes de façon à en atteindre les objectifs identifiés et à produire les bénéfices et résultats attendus à l’intérieur des coûts et des échéanciers prévus;
  • Effectuer un suivi d’avancement des travaux et assurer les communications relatives au projet;
  • Veiller à la coordination et aux arrimages entre les lots de travail et les différentes expertises en soutien au projet, notamment dans la gestion du changement, les communications, les services techniques, l’amélioration des processus, les systèmes d’information et toute autre expertise;
  • Soutenir les responsables de lot dans la planification, la réalisation et le suivi d’avancement des travaux selon l’échéancier prescrit;
  • Soutenir les processus de gestion du changement et de résolution de problèmes;
  • Approuver les dépenses à l’intérieur du budget autorisé, gérer les demandes de changement; surveiller les dépassements, les risques et recommander des mesures et des actions correctrices au besoin;
  • Rédiger les rapports d’avancement et effectuer les redditions de comptes;
  • Clôturer le projet : terminer les contrats, faire les bilans, conduire un exercice de leçons apprises, assurer une transition adéquate vers les opérations et libérer les ressources du projet;
  • Assurer une veille sur l’évolution des meilleures pratiques en gestion de projets et en portefeuille de projets.
Profil recherché :
  • Excellentes habiletés de communication;
  • Sens de l’organisation et des priorités;
  • Travail d’équipe et collaboration;
  • Capacité à résoudre des problèmes;
  • Capacité de mobilisation;
  • Vision systémique et sens politique;
  • Habileté de coaching;
  • Sens des responsabilités;
  • Tolérance au stress. Exigences : - Détenir un baccalauréat en sciences de l'administration ou en sciences humaines et sciences sociales ou dans une autre discipline universitaire appropriée;
  • Détenir un diplôme universitaire de deuxième cycle dans une discipline pertinente aux fonctions serait un atout (ex. : intervention en changement organisationnel, gestion de projets, psychologie organisationnelle);
  • Détenir 2 années d’expérience pertinente en gestion de projets;
  • Certification PMP ou formation de 2e cycle en gestion de projets (un atout);
  • Expérience dans le réseau de la santé et des services sociaux (un atout);
  • Expérience pertinente en gestion du changement (un atout);
  • Très bonne connaissance de la Suite Office;
  • Connaissance des principes du PMBOK et d’autres méthodologies reconnues;
  • Connaissance des outils de gestion de projets;
  • Maîtrise du français parlé et écrit.