Administrative Assistant to the President

Groupe Serpone - Montréal-Est, QC (30+ days ago)

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Administrative Assistant to the President

Groupe Serpone is an insolvency firm which focuses on consumer and corporate bankruptcies. As well, the corporation administers consumer and corporate proposals. Incorporated since 1995, Groupe Serpone’s mission is to offer a high standard of customer service based on entrenched values of honesty, integrity, and cooperation. The corporation offers perspective employees an opportunity to work in an intriguing industry with a close-knit team. Our low turnover rate demonstrates that employees of Groupe Serpone are intrinsically motivated by their duties and environment.

Job Overview:

The administrative assistant to the president is mainly tasked with helping the president administer files and administer the organization overall. The position is divided into two specific tasks; secretarial duties and human resources duties. Independently, success in this position involves helping the president ensure that each file is properly administered while maintaining a high standard of customer service. Organizationally, the candidate is tasked with ensuring team cohesion through dispute resolution techniques and proper candidate selection.

Job Specification:

Secretarial Responsibilities:

  • Organize the phone messages, emails, and appointments of the president.
  • Prepare file related documents, as instructed by the president.
  • Prepare legal documents relating to a client, as instructed by the law department.

Human Resource Duties:

  • Organize operational matters relating to reception (i.e. ensuring replacement during breaks).
  • Resolve small disputes between employees and consult president on larger matters.
  • Help president in candidate selection and conduct initial interview.

Job Qualifications:

  • Fluency in English and French.
  • Excellence in communication skills.
  • Conscientious individual with organizational skills.
  • 5 to 10 years of experience as an administrative assistant.
  • Human Resources experience is considered a bonus.

Assistant (e) administratif (ve) à la présidente

Groupe Serpone est un syndic autorisé en insolvabilité ayant une pratique concentrée sur les propositions et faillites de consommateurs, ainsi que la restructuration corporatives et les propositions et faillites corporatives. Constitué en 1995, le Groupe Serpone a pour mission d’offrir à sa clientèle un service de qualité fondé sur nos valeurs : honnêteté, intégrité et coopération. L’entreprise offre aux employés une occasion de travailler dans une industrie intrigante avec une équipe unie. Le présent groupe d’employés connaît un faible taux de roulement et sont intrinsèquement motivés par leurs fonctions et leur environnement.

Aperçu de l’emploi :

L’assistant (e) administratif (ve) à la présidente est principalement chargé d’aider la présidente à administrer les dossiers et à assurer l’organisation du bureau. La position est divisée en deux tâches spécifiques : fonctions de secrétariat et de ressources humaines. Indépendamment, le poste consiste à aider la présidente à s’assurer que chaque dossier est bien administré, tout en maintenant un niveau élevé de service à la clientèle. Sur le plan organisationnel, le candidat sera chargé d’assurer la cohésion de l’équipe grâce à des techniques de résolution des conflits et sera également responsable de l’embauche de nouveaux employés.

Description de poste :

Fonctions de secrétariat

  • Organiser les messages téléphoniques, les courriels et les rendez-vous da la présidente ;
  • Préparer les documents (procès-verbaux, avis, etc.) relatifs aux dossiers, selon les instructions de la présidente ;
  • Préparer des documents juridiques, selon les instructions du service juridique ;

Devoirs de ressources humaines

  • Organiser les questions opérationnelles relatives à la réception (c’est-à-dire assurer le remplacement pendant les pauses) ;
  • Résoudre les petits conflits entre employés et consulter la présidente sur des questions plus vastes ;
  • Aider la présidente dans la sélection des candidats et mener l’entrevue initiale ;

Qualifications professionnelles

  • Maîtrise de l’anglais et du français ;
  • Excellence compétences en communication ;
  • Compétences organisationnelles ;
  • 5 à 10 ans d’expérience en tant qu’assistant (e) administratif (ve) ;
  • L’expérience en ressources humaines est un atout ;

Job Type: Full-time

Salary: $45,000.00 to $50,000.00 /year

Experience:

  • Administrative Assistant: 5 years (Required)
  • Human Resources: 1 year (Preferred)

Language:

  • english and french (Required)