Creative Resource Manager/Project Manager, McCann Montreal

Worldgroup Careers MWT - Montréal, QC (12 months ago)

Apply Now

McCann cherche à pourvoir un poste de gestionnaire des ressources créatives/ gestionnaire de projet pour son bureau de Montréal, rôle relevant directement du directeur de création exécutif.

Le responsable des ressources créatives/de projets assure la gestion quotidienne des ressources créatives de l’agence. Il soutient les équipes créatives et veille à ce qu’elles optimisent leur temps. Il assure la gestion de la charge de travail, le suivi et la planification de tous les projets et voit à ce que l’équipe de création reçoive toute l'aide dont elle a besoin pour exécuter les projets. Il travaille en partenariat avec le directeur de création exécutif et l’épaule au quotidien. Il contribue à la recherche de talents – à temps plein, à contrat ou à la pige. À ce titre, le responsable des ressources créatives/de projets veille à ce que le département de création et l’agence favorisent la créativité, il cherche également à renforcer les talents de l’agence et appuie le processus de création avec un produit toujours supérieur.

RESPONSABILITÉS

Planification, analyse, évaluation

Travailler avec les directeurs et l’équipe de création pour évaluer les besoins en talents, servir de point de contact pour réserver et confirmer les talents
S’appuyer — de façon proactive — sur un réseau de contacts préexistant
Reconnaître les besoins créatifs internes ou les risques du projet
S’assurer que les heures de travail de l’équipe de création correspondent aux budgets
Contribuer à la recherche des talents et des pigistes
Superviser tous les talents créatifs de l’agence
Capacité d’apparier les membres de l’équipe aux projets
Capacité à identifier les risques liés aux projets au fil de leur progression et, au besoin, faire remonter les problèmes à un échelon supérieur
Évaluer la meilleure composition de l’équipe pour les projets assignés
Surveiller les demandes hors du champ d’application, au besoin, soulever les problèmes pour convenir d’une facturation supplémentaire
Gérer et résoudre les conflits de réservation des ressources
Se tenir au courant des projets en cours et à venir et des activités de développement des affaires en matière d’attribution des ressources
Surveiller au jour le jour les activités et les ressources du projet, identifier les cas potentiels de sous-utilisation et collaborer activement avec les responsables de l’agence pour régler ces problèmes
Recommander des améliorations pour le processus de gestion des ressources
Responsable de la gestion de l’utilisation globale des ressources
S’efforcer de résoudre tout problème de sous-affectation ou de suraffectation des membres du personnel

Diriger, coordonner, gérer une équipe

Planifier toutes les réunions de création et travailler avec l’équipe pour surveiller les horaires et les besoins des projets
Aider à préparer du matériel pour des présentations créatives
Gérer les communications avec les principaux intervenants en ce qui concerne les changements de priorités
Surveiller la dotation en personnel et les ressources par rapport aux projets afin de respecter les échéanciers et les budgets des projets
Agir à titre de chef d'équipe pour tous les projets qui lui sont confiés Maintenir les communications avec le personnel approprié de l’agence et du client afin de s'assurer que le travail évolue rondement. Signaler les exceptions et les problèmes aux directeurs, au besoin.
Tenir à jour les rapports sur l'état d'avancement des projets

Veiller au suivi et à l’application des contraintes du projet (échéancier/portée /ressources)

Mettre en place des systèmes internes permettant d’améliorer la productivité
Mener les projets jusqu'à leur terme en maintenant l'équipe sur la bonne voie et en la motivant
Gérer l'horaire du directeur de création exécutif
Tenir des réunions hebdomadaires pour faciliter l’attribution des ressources et au besoin, résoudre les conflits avec les directeurs de service et les équipes concernées
Organiser des réunions hebdomadaires pour parler de tous les mandats en cours et des projets futurs, pour discuter des problèmes potentiels quant aux ressources

Gestion de projets et de produits

Gérer les projets, du début à la fin, et s’assurer qu’ils sont menés à bien dans les délais impartis.
Maintenir l’état des ressources de l’agence — assurer la liaison avec les équipes de développement, les concepteurs et le service client pour fournir des mises à jour précises des besoins en ressources
Initier et diriger toutes les réunions de projet appropriées

Finances et administration

Organiser et réviser les factures des pigistes
Préparer la documentation pour tous les talents et les personnes embauchées à contrat ou à la pige
Rester au fait de la disponibilité de tous les membres de l’équipe de création
Gérer les accords de non-divulgation
Assurer le suivi et la gestion de la base de talents.
Gérer les relations avec les travailleurs indépendants et les contractuels
Aider à gérer la production des nouvelles présentations d’affaires et des nouveaux documents, selon les besoins
Faire preuve d’une éthique professionnelle et personnelle solide

POSITION SUMMARY:
McCann has a great opportunity for a Creative Resource Manager/Project Manager in our Montreal office. This role reports directly to the Executive Creative Director.

The Creative Resource Manager/Project Manager is responsible for managing creative resources for the agency and is the day to day contact person for the Creative department. Facilitates and assists Creative teams in the best use of their time. Includes the management of workload, monitoring and planning of all projects and ensuring any assistance in getting the work done is provided. The Creative Resource Manager works in partnership with the Executive Creative Director and provides day-to-day support. Assist in sourcing talent both full time and on a contract/freelance basis. In this role, the Creative Resource Manager ensures that the Creative department and agency maintains an environment where creativity can happen, enhance our talent base, and support the creative process with a consistently superior product.

RESPONSIBILITIES:
Planning, Analyzing, Evaluating

Works with group creative directors and teams to assess talent needs, acts as point of contact to book and confirm talent.
Proactively builds on a pre-existing network of contacts
Ability to recognize internal creative needs or project risks
Monitors creative team hours against budgets.
Assists producers in locating all agency talent / freelance needs.
Reviews, analyzes, evaluates, and vets all creative talent for the agency
Ability to match team members against projects
Determines project risk on an ongoing basis, escalates issues as needed
Evaluate best team makeup for assigned projects
Monitors out of scope requests, elevates issues to initiate additional billing
Manage and resolves resource booking conflicts
Maintain constant knowledge of current and upcoming projects and business development activities as they relate to resourcing
Monitor day to day project activities and resourcing, identifying potential instances of underutilization and actively work with department leads to address and solve those issues
Recommend process improvements for Resource Management
Responsible for managing overall utilization
Work to resolve any issues regarding under or over allocations of current staff members

Team Leading, Coordinating, Managing

Schedules all creative meetings and works with the creative teams to monitor schedules and project needs.
Helps to prepare materials for creative presentations.
Manage communication around shifting priorities with key stakeholders.
Monitors staffing and resources against assigned projects in order to meet project deadlines and budgets.
Act as the team leader on all assigned projects.
Maintains communications with appropriate agency and client personnel to ensure positive workflow. Escalating exceptions and issues to Director level as required
Keeping project status reports up to date
Monitoring and enforcing project constraints (schedule / scope / resources)
Champion internal systems for higher productivity working
Drive projects to final stages of completion by keeping the team both on track and highly motivated
Manage Executive Creative Director’s schedule.
Run weekly resource meeting and facilitate resourcing issues / conflict resolution with appropriate department heads/department teams.
Arrange weekly meetings to discuss all active programs and potential new business as well as to stay informed of potential issues such as resource and change control matters

Project & Product Management

Manage assigned projects, involved with client projects from start to finish, ensuring successful project completion against deadlines
Provide and maintain agency resource status - liaising with development teams, designers and commercial staff to provide accurate updates of resource needs
Initiates and leads all appropriate project meetings

Financial & Administrative

Organize and review freelancer invoices
Prepare documentation and paperwork for all talent and contract/freelance hires.
Track availability of all creative staff members
Track and manage talent database. Manage freelance and contract worker relationships
Manage NDA documentation
Assist in managing the production of new business presentations and materials as assigned
Strong business and personal ethics

If you are a qualified, passionate Creative Resource Manager/Project Manager, we would love to hear from you. McCann Worldgroup Canada offers amazing opportunities, great compensation packages with excellent benefits and employee perks program. We truly appreciate everyone’s interest but only those selected for an interview will be contacted. We offer a competitive compensation package with enviable benefits and an extensive employee perks program.

McCann Worldgroup Canada is committed to a diverse workforce as an Employment Equity employer (Women, People with Disabilities, Aboriginal Peoples, and Visible Minorities) and aims to maintain an inclusive and equitable workplace where employees feel valued, respected, and supported. If you require an accommodation, we would be happy to work with you to meet your needs.

Required Skills

Required Experience