Aircraft Management Coordinator / Coordonnateur de la gestion d’aéronefs

ACASS Canada Ltd. - Montréal, QC (30+ days ago)

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ACASS, a leading provider of international business aviation support solutions is looking for an Aircraft Management Coordinator capable of coordinating and supporting activities related to the successful trip management of our aircraft fleet, working with internal departments, clients, crew, and service providers across the globe. Interested in a great career opportunity? This is it.

Position profile

Reporting to the Manager of Aircraft Management, you will be responsible for day-to-day activities surrounding the smooth operation of our aircraft fleet by seamlessly coordinating with clients, crew members and suppliers.

In this full-time role, you will enjoy an attractive salary, benefits (medical and dental), training, mentoring and excellent opportunities for career advancement in a well-established, fast-growing company.

Key responsibilities

  • Receive, qualify and quickly respond to client inquiries and trip requests.
  • Verify and schedule destination airports that meet aircraft requirements (runway length, customs clearance, ground handling equipment, etc.).
  • Coordinate and support daily activities related to the successful trip management of ACASS’s fleet (i.e. transmitting customs information, handling arrangements, special VIP travel and catering arrangements etc.).
  • Track and follow up on aircraft fleet movements.
  • Proactively update clients of unforeseen issues that could affect the schedule and provide alternative solutions.
  • Conduct fuel price comparisons and arrange fuel releases for our aircraft.
  • Create and update trip sheets outlining the FBO, fuel, catering, ground transportation and key information required for client, crew, dispatch, etc.
  • Create and maintain strong professional relationships with team members, clients, crew members, suppliers, and other stakeholders.
  • Coordinate with the Charter Coordinator on charter requests.
  • Support and assist crew on on-going trips.

Qualifications & skills

You may be ACASS’s ideal candidate if you are:

  • A capable, energetic self-starter proficient in managing multiple projects, tight deadlines, and efficiently prioritize tasks.
  • Excellent communication skills (written and verbal) in English with strong email and telephone etiquette. Additional languages are an asset.
  • Proficient in Microsoft Office Suite software, and competency or ability to quickly learn scheduling and database systems.
  • Friendly, personable and eloquent with the ability to engage with and relate to multiple personalities and cultures.
  • Able to maintain a calm demeanor in high-stress situations.

Requirements

  • Minimum two years of relevant business experience in a fast-paced environment.
  • Must be able to work shifts to cover 24-hour x 7-days departmental operational needs.
  • University degree or equivalent is preferred.
  • Prior experience in the aviation industry is an asset.
  • Previous experience as a project coordinator is an asset.

If this sounds like the career opportunity you have been looking for, we encourage you to apply by sending your resume and a cover letter.

Working at ACASS

ACASS is a worldwide provider of best-in-class corporate and private aviation support services, including flight crew staffing, aircraft sales and management. Since 1994, ACASS has supported a global client base that includes heads of state, VIPs and Fortune 500 corporations.

We offer a fast-paced, dynamic and multi-cultural work environment that is friendly, vibrant, positive, professional and service-driven. The organizational culture is characterized by energy, respect, collaboration, authenticity, pride, and a very strong sense of team and community. Working in a beautiful, upscale office, team members enjoy a variety of work perks, including a fully-equipped kitchen, in-office gym with showers, and online access to virtual healthcare services. More than just geared to customers, ACASS’s slogan OWN YOUR JOURNEY® also applies to team members who can realize their full career potential in an inspiring work environment they are proud of.

ACASS embraces diversity, equality and inclusivity in the workplace and is committed to employmentequity. Our goal is to attract, develop and retain highly talented team members from diverse backgrounds, including women, people with disabilities, Aboriginal peoples and visible minorities.

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ACASS, un chef de file en services de soutien pour l’aviation d’affaires internationale, est à la recherche d’un coordonnateur de la gestion d’aéronefs capable de coordonner et de soutenir les activités pour une bonne gestion des vols de la flotte, et de travailler avec les services internes ainsi qu’avec les clients, les membres d’équipage et les fournisseurs de services partout dans le monde. Cette perspective de carrière vous intéresse? Voici l’offre rêvée.

Le poste

Sous la supervision du directeur de la gestion d’aéronefs, vous serez responsable des activités au quotidien pour assurer une exploitation sans problème de la flotte d’aéronefs ainsi que de la coordination avec les clients, les membres d’équipage et les fournisseurs.

Dans ce rôle à temps plein, vous disposerez d’un salaire intéressant, d’avantages sociaux (soins dentaires et de santé), de formation, d’accompagnement et d’excellentes occasions d’avancement dans une organisation bien établie en pleine croissance.

Les responsabilités

  • Recevoir, évaluer et traiter rapidement les questions et demandes de déplacement des clients.
  • Vérifier que les aéroports de destination respectent les exigences aéroportuaires (longueur de piste, douane, matériel de manutention au sol, etc.).
  • Coordonner et soutenir les activités quotidiennes pour assurer une bonne gestion des vols de la flotte d’ACASS (c.-à-d. transmission de l’information sur la douane, hébergement, clients privilégiés, ravitaillement, etc.).
  • Suivre les déplacements de la flotte d’aéronefs.
  • Informer les clients de tous les imprévus qui peuvent modifier les horaires, et trouver des solutions de rechange.
  • Comparer les prix du carburant et préparer le ravitaillement en carburant des aéronefs.
  • Créer et mettre à jour les fiches-itinéraires qui indiquent le centre de services aéronautique, le carburant, le ravitaillement, le transport terrestre et l’information clé pour le client, l’équipage, la répartition, etc.
  • Établir et entretenir une relation professionnelle solide avec les membres de l’équipe, les clients, les membres d’équipage, les fournisseurs et les autres intervenants.
  • Coordonner les demandes d’affrètement avec le coordonnateur d’affrètement.
  • Offrir soutien et aide aux équipages en déplacement.

Les qualifications et les compétences

Vous êtes le candidat idéal d’ACASS si vous possédez les qualités qui suivent.

  • Individu débrouillard, énergique et entreprenant doué pour la gestion de projets multiples, le respect des échéances et la priorisation des tâches
  • Excellentes aptitudes pour la communication (à l’oral et à l’écrit) en anglais et pour la communication par courriel et téléphone; maîtrise d’autres langues (atout)
  • Maîtrise de la suite bureautique Microsoft Office et expérience de travail avec les systèmes d’établissement d’horaire et les bases de données ou capacité d’apprendre rapidement le fonctionnement de tels systèmes
  • Personne sympathique, sociable et capable de communiquer avec des gens de divers tempéraments et de diverses cultures
  • Personnalité calme même dans des situations de stress élevé

Les exigences

  • Au moins deux ans d’expérience professionnelle pertinente au sein d’un environnement dynamique
  • Disponibilité pour des quarts n’importe quel jour de la semaine, 24 heures sur 24, selon les besoins du service
  • Diplôme universitaire ou équivalent (de préférence)
  • Expérience dans le secteur de l’aviation (atout)
  • Expérience à titre de coordonnateur de projet (atout)

Si ce poste correspond à votre perspective de carrière, veuillez poser votre candidature en envoyant votre curriculum vitæ et une lettre d’accompagnement.

Le travail au sein d’ACASS

ACASS est un fournisseur international de services de soutien haut de gamme en matière d’aviation privée et d’affaires, y compris l’affectation d’équipage ainsi que la vente et la gestion d’aéronefs. Depuis 1994, ACASS comble les besoins d’un bassin de clients internationaux composé de chefs d’État, de personnalités et de dirigeants de multinationales Fortune 500.

L’organisation offre un environnement de travail dynamique, multiculturel, convivial, excitant, positif, professionnel et axé sur le service. Sa culture organisationnelle se veut énergique, respectueuse, collaborative, authentique, fière et fondée d’abord et avant tout sur l’esprit d’équipe et la communauté. Travaillant au sein de magnifiques bureaux luxueux, les membres d’équipe bénéficient d’une gamme d’avantages sociaux, y compris l’accès à une cuisine entièrement équipée, une salle d’entraînement munie de douches et des services de soins de santé virtuels. Pour les membres de l’équipe qui évoluent dans cet environnement de travail inspirant et digne de fierté, le slogan d’ACASS « Own Your Journey™ » devient « Propulsez votre carrière ».

ACASS favorise la diversité, l’égalité et l’inclusivité au sein du lieu de travail et s’engage à assurer l’équitéen matière d’emploi. L’entreprise a pour but d’attirer, de former et de garder des membres d’équipe hautement talentueux en provenance de divers milieux, y compris des femmes, des personnes handicapées, des Autochtones et des membres des minorités visibles.

Job Type: Full-time

Experience:

  • relevant business: 2 years (Preferred)

Education:

  • Bachelor's Degree (Preferred)

Location:

  • Montréal, QC (Required)

Language:

  • English (Required)