Administrative Assistant, Corporate Trust

Computershare - Montréal, QC (30+ days ago)

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ADMINISTRATOR, CORPORATE TRUST

Employment type: Entry-level / Technician

Location: Downtown Montreal

A COMPANY TO BE PROUD OF

At Computershare, we invite you to share our vision and commitment to excellence in everything that we do. Our 12,000 people around the globe are entrepreneurial and innovative, serving 16,000 clients and customers with precision and reliability because they count on us to deliver, every time.

Computershare (ASX: CPU) is a global market leader in transfer agency and share registration, employee equity plans, mortgage servicing, proxy solicitation and stakeholder communications. We are renowned for our expertise in high integrity data management, high volume transaction processing and reconciliations, payments and stakeholder engagement. Many of the world’s leading organizations use us to streamline and maximize the value of relationships with their investors, employees, creditors and customers.

A ROLE YOU WILL LOVE

The Administrator will empower results by providing innovative and effective support to the Corporate Trust department. This is a permanent role reporting to the Manager, Administration, and will provide many learning opportunities as well as and long-term growth within a leading team and company.

MAJOR RESPONSIBILITIES

Provide optimum technical and administrative support to department activities, including file set-up, coordinating the preparation of tax forms, filing, mailings, distribution of client statements, vacation backup, and other projects as they arise;
File the correspondence and docket files in the department vault daily, while ensuring proper recordkeeping of the files; active and inactive mandates, as well coordinating and sending finished business files to archive; enterprise information management;
Retrieve and return archived files when necessary including prompt follow up on files that can and should be returned;
Ensure that the Records of Trust, the attendance sheet and the "Files not Billed" list is consistently kept up-to-date;
Responsible for the reconciliation and audit of our internal accounts, trades, books; the cash and securities ins and outs in connection to our business;
Order the necessary office supplies and ensure that the proper maintenance is ordered on the photocopier/printers;
Prepare and handle deposits and withdrawals on internal systems;
Track mandates and prepare various recurring reports for internal and external clients;
Answer calls and assist as needed when the receptionist is away;
Special Projects related to the needs of the Department;
Provide administrative support to the Senior Vice President, Corporate Trust.
YOUR PROFILE

Excellent written and verbal communication skills in French and English;
Post-secondary education in related field (i.e. Administration, Secretarial, etc.);
High attention to detail and organizational skills with a positive attitude;
Aptitude with numbers;
Ability to manage multiple deadlines;
Intermediate knowledge of Microsoft Office tools (Excel, Word, PPT, etc).

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ADMINISTRATEUR, SERVICES FIDUCIAIRES AUX ENTREPRISES

Type d’emploi : Échelon 1/technicien

Lieu de travail : Centre-ville de Montréal

UNE SOCIÉTÉ DONT VOUS POUVEZ ÊTRE FIER

Chez Computershare, nous vous invitons à partager notre vision et notre engagement en matière d’excellence dans tout ce que nous accomplissons. Forts de leur esprit d’entreprise et d’innovation, nos 12 000 employés du monde entier assurent des services précis et fiables à nos 16 000 clients, qui comptent sur nous pour bien répondre à leurs besoins, et ce, en tout temps.

Computershare (ASX : CPU) est un chef de file mondial en matière de transfert de titres et de tenue des registres d’actionnaires, de régimes d’employés à base d’actions, de services hypothécaires, de sollicitation de procurations et de communications avec les parties prenantes. La société est réputée pour son expertise en matière de gestion des données à haute intégrité, de traitement et de rapprochement de volumes élevés d’opérations, de paiements et d’engagement envers les parties prenantes. Bon nombre des entreprises les plus importantes au monde ont recours à nos services pour rationaliser et maximiser la valeur de leurs relations avec leurs investisseurs, leurs employés, leurs créanciers et leurs clients.

UN POSTE QUI VOUS PLAIRA

L’administrateur stimulera les résultats en insufflant aux Services fiduciaires aux entreprises un dynamisme novateur et efficace. Il s’agit d’un poste permanent qui relève du directeur, Administration, et qui procure au titulaire de nombreuses possibilités d’apprentissage et d’avancement à long terme au sein d’une équipe et d’une entreprise de premier plan.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

Fournir un soutien technique et administratif optimal pour les activités du service, notamment procéder à l’ouverture des dossiers, préparer les formulaires d’impôt, classer les documents, effectuer les envois postaux, distribuer les relevés de clients, assurer la relève pendant la période de vacances et gérer les autres projets qui peuvent se présenter.
Classer quotidiennement la correspondance et les fichiers des dossiers dans la chambre forte du service, assurer la tenue adéquate des dossiers, voir au classement des documents liés aux mandats actifs et inactifs, de même que coordonner l’archivage des dossiers complétés et gérer l’information d’entreprise.
Récupérer et retourner les dossiers archivés au besoin et assurer un suivi rapide des dossiers qui devraient être retournés.
Voir à ce que les registres de fiducie, la feuille des présences et la liste des dossiers non facturés soient systématiquement mis à jour.
Être responsable du rapprochement et de l’audit interne des comptes internes, opérations, registres et des entrées et sorties de liquidités et de valeurs mobilières en lien avec nos activités.
Commander les fournitures de bureau nécessaires et veiller à faire les demandes d’entretien des photocopieurs et des imprimantes.
Préparer et s’occuper du traitement des dépôts et des retraits dans les systèmes internes.
Assurer le suivi des mandats et préparer les rapports récurrents à l’intention des clients internes et externes.
Répondre aux appels et fournir l’aide requise lors de l’absence de la réceptionniste.
Participer aux projets spéciaux en fonction des besoins du service.
Fournir un soutien administratif au premier vice-président, Services fiduciaires aux entreprises.
PROFIL

Excellentes aptitudes en communication écrite et orale, en français et en anglais.
Diplôme d’études postsecondaires dans un domaine connexe (administration, secrétariat, etc.).
Grande minutie, bon sens de l’organisation et attitude positive.
À l’aise avec les chiffres.
Capacité de gérer simultanément plusieurs échéances.
Connaissances intermédiaires des applications Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint, etc.).