Administrative Assistant - Real Estate

Rochelle Cantor Groupe Immobilier - Montréal, QC (30+ days ago)

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Job Description

Searching for a Full-time administrative assistant to work with and support a dynamic team of real estate brokers, specializing in residential real estate, whose needs vary on time frames and ongoing activities. He/she will participate with the preparation of comparative market analysis, drafting/modifying of legal documentations and handle a variety of detail-oriented tasks.

FULL TIME - 5 days/week fixed schedule

Knowledge of Real Estate

Competitive hourly wage

Only retained candidates will receive a call back.

Key Responsibilities:

  • Preparation of internal and external documents for team members, clients and other pertinent parties
  • Coordinate communications, responding to emails and interfacing with clients
  • Schedule and coordinate meetings, appointments and manage several itineraries simultaneously
  • Coordinate and ensure quality of marketing materials
  • Maintain an organized filing system of paper and electronic documents
  • Update and maintain client lists

Key Competencies & Skills:

The ideal candidate will have completed post-secondary studies and will possess relevant experience in administrative support. Attributes should include:

  • Bilingualism (perfect verbal & written communication skills in both English and French)
  • Proficient in computer skills (PC and Mac): Word, Excel and PowerPoint
  • Internet savvy (social media skills: Posting and management content)
  • Strong organizational skills and attention to detail
  • Punctuality, the ability to multi-task and to meet deadlines
  • Ability to work in and handle a fast paced environment
  • Professionalism, maturity, flexibility and discretion

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Plan d'emploi

À la recherche d'un(e) adjoin(e) administrative à temps plein pour travailler avec et soutenir une équipe dynamique de courtiers immobiliers spécialisés dans l'immobilier résidentiel dont les besoins varient en fonction des délais et des activités en cours. Le candidat participera à la préparation de l'analyse comparative du marché, création et modification des documents juridiques et traiter une variété de tâches minutieuses.

TEMP PLEIN 5 jours / semaine horaire fixe

Connaissance de l'immobilier préférable

Salaire horaire compétitif

Seulement les candidats retenus recevront un rappel.

Principales responsabilités

  • Préparation de documents internes et externes pour les membres de l'équipe, les clients et d'autres parties pertinentes
  • Coordonner les communications, répondre aux courriels et interagir avec les clients
  • Planifier et coordonner les réunions, les rendez-vous et gérer plusieurs itinéraires simultanément
  • Coordonner et assurer la qualité du matériel de marketing
  • Maintenir un système de classement organisé des dossiers papier et électroniques
  • Mettre à jour et maintenir les listes de clients

Compétences:

Le candidat idéal aura complété des études postsecondaires et possèdera une expérience pertinente en soutien administratif. Les attributs doivent inclure:

  • Bilinguisme (compétences en communication verbale et écrite parfaites en anglais et en français)
  • Maîtrise des compétences informatiques (PC et Mac): Word, Excel et PowerPoint
  • Connaissance de l'Internet (compétences en médias sociaux: contenu d'affichage et gestion)
  • Solides compétences organisationnelles et attention aux détails
  • Ponctuelle, une capacité d’effectuer plusieurs tâches en même temps tout en respectant des délais
  • Capacité de travailler et de gérer dans un environnement dynamique
  • Professionnel, mature, flexible et discret

Job Type: Full-time

Experience:

  • real estate: 1 year
  • administrative: 1 year

Location:

  • Montréal, QC

Language:

  • english and french