Payroll & Benefits Specialist // Spécialiste de la paie et des avantages sociaux

SSENSE - Montréal, QC (30+ days ago)

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Reporting to the HR Operations Manager, the Payroll & Benefits Specialist manages operations and administrative functions related to payroll at SSENSE. They are responsible for processing payroll, and administering employees changes and benefits in order to ensure that all employee data is accurately recorded into payroll and other HR systems. They act as the main point of contact for inquiries related to payroll and benefits. The ideal candidate demonstrates strong organizational skills and is customer-oriented.

RESPONSIBILITIES

  • Ensure timely and accurate processing of all payroll entries including new hires, status changes, terninations, records of employment, etc.
  • Maintain the integrity and accuracy of the personnel database by processing new hires, transfers, promotions, and terminations in the payroll system (ADP) and other HR systems
  • Process benefits, such as group insurance, vacation, sick leave, parental leaves, etc.
  • Act as the main point of contact for payroll and benefit inquiries and respond to employee payroll inquiries through the internal HR ticketing system
  • Provide regular onboarding training sessions to new employees
  • Maintain employee benefits and voluntary retirement savings plan information with external service providers
  • Create and run custom audit reports to verify overtime hours, accrued vacation, etc.
  • Create, update, and maintain various payroll-related documents
  • Ensure compliance with current payroll related policies and processes to ensure data integrity and compliance
  • Develop and/or revamp payroll related policies and processes based on business needs
  • Support the HR and Finance teams in various reporting requests
  • Collaborate in ongoing projects and support in additional functions, as needed
REQUIREMENTS

  • Bachelor’s Degree in Accounting, Human Resources, or a related field
  • Payroll Compliance Practitioner (PCP) designation, an asset
  • A minimum of 2-3 years experience with the full payroll cycle
  • Excellent knowledge of Microsoft Excel / Google Sheet
  • Experience with ADP and Workforce Now, an asset
  • Solid knowledge of payroll employment standards in Quebec
  • Good English and French written and verbal communication skills
SKILLS

  • Highly analytical and detail oriented
  • Exceptional organizational skills and ability to work independently
  • Ability to handle confidential information in a discreet, professional manner
  • Strong interpersonal skills with a natural ability to build relationships
  • Ability to excel in a fast-paced environment working on multiple tasks simultaneously, while adhering to deadlines
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Relevant du Gestionnaire des opérations RH, le/la Spécialiste de la paie et des avantages sociaux gère les opérations et fonctions administratives liées à la paie chez SSENSE. Il/Elle est responsable du traitement de la paie et de l'administration des changements et avantages sociaux aux employés afin d’assurer que toutes les données des employés sont correctement enregistrées dans le système de la paie et les autres systèmes des RH. Le Spécialiste agit en tant que point de contact pour les requêtes en termes de la paie et des avantages sociaux. La personne détentrice du poste possède une approche orientée client et fait preuve de solides compétences organisationnelles.

RESPONSABILITÉS

  • S’assurer du traitement opportun et précis de toutes les entrées de paie incluant les nouveaux employés, les changements de statut, les terminaisons, les relevés d’emploi, etc.
  • Maintenir l’intégrité et l’exactitude de la base de données du personnel en traitant les nouvelles embauches, les transferts, les promotions, et les terminaisons dans le système de la paie (ADP) et d’autres systèmes RH
  • Administrer les avantages sociaux tels l’assurance collective, les vacances, les congés de maladie, les congés parentaux, etc.
  • Agir en tant que point de contact principal pour les requêtes sur la paie et les avantages sociaux, et répondre aux requêtes par l’entremise du système de billets RH interne
  • Offrir des sessions de formation aux nouveaux employés, de façon régulière
  • Maintenir à jour les renseignements des employés pour les avantages sociaux et le régime volontaire d'épargne-retraite auprès des prestataires de service externes
  • Créer et exécuter des rapports d’audit personnalisés pour vérifier les heures supplémentaires, les congés accumulés, etc.
  • Mettre au point et actualiser divers documents relatifs à la paie
  • Voir à la conformité des politiques et procédés de rémunération actuels pour assurer la protection des données
  • Concevoir ou mettre à jour des politiques et procédés relatifs à la paie en fonction des besoins de l’entreprise
  • Soutenir les équipes de Ressources Humaines et de Finances dans l’exécution de différentes demandes de rapports
  • Collaborer à des projets en cours et réaliser d’autres fonctions, au besoin
EXIGENCES

  • Baccalauréat en Comptabilité, Ressources Humaines, ou un domaine connexe
  • Désignation Spécialiste en conformité de la paie (S.C.P), un atout
  • Un minimum de 2 à 3 années d’expérience avec le cycle de paie complet
  • Connaissances avancées de Microsoft Excel / Google Sheets
  • Expérience avec ADP et Workforce Now, un atout
  • Connaissance des normes en matière d'emploi et de la paie au Québec
  • Maîtrise de l’anglais et du français tant à l’oral qu'à l’écrit
COMPÉTENCES

  • Solides aptitudes analytiques et souci du détail
  • Compétences organisationnelles exceptionnelles et capacité à travailler de façon autonome
  • Capacité à traiter de l'information confidentielle de façon discrète et professionnelle
  • Fortes compétences relationnelles avec une aptitude naturelle à établir des relations
  • Habileté à réussir dans un environnement au rythme rapide, travaillant sur plusieurs tâches simultanément tout en respectant les délais