Adjointe administrative-Administrative assistant

Maria Manolakos, notaire - Westmount, QC (30+ days ago)

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Pratique notariale en pleine croissance recherche adjoint administratif organisé et méticuleux, bilingue (oral et écrit). Le candidat idéal doit être indépendant, patient et qui démontre de l'entregent avec bonne connaissance Office (Word) et internet. Le rôle principal est de soutenir le notaire dans le traitement des dossiers et de gérer les relations clients et transactions immobilières. Expérience dans une pratique notariale comme adjoint ou position similaire un attout. L’aptitude à gérer plusieurs tâches et dossier simultanément et assister le traitement des dossiers sont requis.

Tâches:

  • Ouverture et gestion de dossiers
  • Liaison avec clients, courtiers, agents et autres partenaires pour la collection de renseignements et documents;
  • Être le principal contact (répondre aux appels et assister avec les questions)
  • Préparation et rédaction de documents et contrats
  • Recherches au registre foncier, vérification de taxes, frais de condo etc.
  • préparation de correspondance et envois postaux
  • inscription des minutes
  • prise de rendez-vous & réservation de la salle de conférence
  • vérification, numérisation, gestion, copie et classification de documents
  • préparation des publications au registre foncier
  • Autres tâches selon besoins

Qualités recherchées:

 Bilingue à l’oral et l’écrit

 Minutieux

 Organisé

 Multitâche

 Entregent

Poste à temps plein. Salaire selon l’expérience. Seuls les candidats sélectionnés seront contactés pour une entrevue. Bureau multidisciplinaire sur rue pittoresque et tranquille de Westmount proche du Metro Atwater. Le masculin a été choisi pour alléger le texte.

Administrative Assistant-Notary's office

Dynamic and growing notarial practice is seeking an organized and meticulous administrative assistant, fluently bilingual in English & French (written & oral). The ideal candidate must be independent, patient and personable with a good knowledge of Microsoft Word & Internet. The main role consists in supporting the notary and managing client relationships and real estate transactions. Experience in a notarial office as an administrative assistant or similar position is preferred. The individual must be able to multitask, and act as main support to manage and assist in various file preparation tasks and client liaison.

Tasks:

 Open and manage client files through the entire transaction process

 Liaise with clients brokers, banks and other partners to request necessary documents

 Act as the main client contact (answer phone calls/emails and assist clients with their questions)

 Draft and prepare documents and contracts

 Conduct research (registry office, taxes, condo fees)

 Prepare letters & mail-outs

 Register minutes

 Schedule appointments and conference room

 Verify & classify documents received (electronically & paper)

 Scans documents and make photocopies

 Perform other related duties, as needed.

Requirements:

 Bilingual in French and English (written & oral)

 Detail oriented and meticulous

 Personable

 Strong organizational skills with the ability to multi-task and prioritize work

 Proficiency in MS Office (MS Word) and general ease with the Internet and research tools

 Proven experience in a notarial practice as an administrative assistant or similar position

 Preferred technical degree/qualification as an Administrative assistant or Secretary

Full-time hours. Salary to be discussed based on experience. Only selected candidates will be contacted for an interview.

office located in a multi-disciplinary environment on a busy and quaint Street in Westmount, near public transport (Atwater Metro).

Job Type: Full-time

Experience:

  • administrative: 1 year (Preferred)
  • administrative assistant: 1 year (Preferred)

Location:

  • Westmount (Preferred)

Language:

  • English (Required)
  • French (Required)