contrôleur financier et responsable des ressources humaines

NOVA Montréal - Westmount, QC (30+ days ago)

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NOVA Montréal est un organisme communautaire à but non lucratif dont la mission est de fournir à domicile des soins de haute qualité empreints de compassion et individualisés aux personnes malades ou en fin de vie, ainsi qu’aux familles qui s’en occupent.

Résumé du poste

Contrôleur financier/Contrôleuse financière et gestionnaire des ressources humaines (poste à temps plein)

Responsabilités du contrôle des finances (70 %)

Finances (35 %)

Préparer des états financiers mensuels et des résumés pour la directeur général, la trésorière ou le conseil d'administration, ainsi que des rapports annuels pour le vérificateur externe.

  • Administrer les rapports aux gouvernements fédéral et provincial, notamment sur le SQC, la CSST, la TPS et la TVQ, selon les besoins.
  • Procéder à une analyse coûts-bénéfices deux fois par an (mars et octobre).
  • Traiter les transactions financières de routine des comptes débiteurs et créditeurs, y compris la facturation, l'enregistrement des paiements et des dépôts bancaires, le recouvrement de soldes impayés, le traitement des factures et des demandes de chèques, cela tout en répondant aux demandes générales des clients et des fournisseurs.
  • Consigner les dons, les dépenses et toute autre écriture dans le grand livre de manière hebdomadaire.
  • Traiter la fermeture mensuelle des écritures du grand livre, le rapprochement des comptes, l'analyse des relevés bancaires et les rectifications d'écarts.
  • Superviser le système de gestion des flux de trésorerie, y compris la petite caisse.
  • Jouer un rôle de premier plan dans l'analyse des coûts du programme.

Paie (20 %)

  • Traiter la paie des employés aux deux semaines, notamment les retenues, les calculs pour les jours fériés et les jours de congé de maladie, ainsi qu'émettre des relevés d'emploi.
  • Assurer le transfert des données vers le système de paie Desjardins.
  • Assister la directrice générale et la trésorière dans la négociation des taux, et gérer les inscriptions des employés et les paiements d'assurance, les avantages sociaux et les régimes de retraite.
  • Traiter les indemnités de vacances lorsqu'elles sont dues.
  • Préparer des rapports de paie annuels ainsi que des résumés d'impôts et de paiements.

Préparation du budget (10 %)

  • Examiner et analyser les recettes et les dépenses du programme et préparer les prévisions pour la directrice générale et la trésorière.
  • Préparer les budgets des demandes de financement et mettre en place les éléments financiers des propositions et des rapports aux bailleurs de fonds, en consultation avec la directrice de développement.

Organisation de bureau (5 %)

  • Superviser l'ensemble des opérations, notamment la sécurité, la sûreté, les services informatiques et l'entretien de l'immeuble.
  • Superviser la gestion de tous les baux et de tous les contrats.
  • Aider aux fonctions administratives selon les besoins.

Coordination des ressources humaines (30 %)

Administrer la dotation en personnel, y compris le cycle de vie complet du

recrutement et la sélection des candidats après avoir vérifié l'admissibilité à

l'emploi et effectué les examens préalables à l’embauche.

Gérer le processus d'intégration, y compris l'orientation des employés

nouvellement embauchés et l'administration des contrats de travail.

Exécuter les programmes de conformité en matière d'emploi, y compris la

gestion du plan d'équité salariale, et analyser continuellement la structure de

rémunération afin d'assurer l'équité du marché interne et externe.

  • Offrir des services d'administration des prestations, y compris les inscriptions du

personnel, la communication interne avec les employés et d'autres tâches

courantes d'administration des régimes d'assurance collective et de retraite.

  • Comprendre, exécuter et communiquer efficacement les politiques de ressources humaines de NOVA Montréal aux employés. Veiller à ce que les employés comprennent les répercussions de ces politiques sur leur paie.
  • Élaborer et documenter les politiques, notamment les évaluations de rendement et les descriptions d'emploi.
  • Conseiller les employés sur les normes générales d'emploi, lorsque consulté(e).
  • Faire le suivi des avancements d'échelon des employés, apporter des changements aux taux horaires de ceux-ci et les leur communiquer.
  • Contribuer à l'organisation des activités du personnel, aux journées de reconnaissance, aux célébrations des employés et à la reconnaissance de l'excellence dans la pratique.

Qualification

Ce poste est idéal pour un professionnel/une professionnelle ayant un minimum de cinq ans d'expérience en comptabilité et en finance, de préférence ayant travaillé dans le secteur à but non lucratif ou dans des organismes de soins de santé. Le candidat/la candidate doit également avoir un minimum de deux ans d'expérience professionnelle en ressources humaines. Sans s'y limiter, les exigences spécifiques sont les suivantes :

  • Baccalauréat en comptabilité et un minimum de cinq (5) ans d'expérience connexe. Le titre de CPA est un atout.
  • Diplôme ou baccalauréat en ressources humaines ou dans un domaine semblable avec un minimum de deux années d'expérience de travail connexe.
  • Une bonne compréhension des Normes du travail en tout ce qui touche à la gestion des employés.
  • Une solide expérience en activités de vérification et en gestion de rapports, en élaboration et en analyse de budget, en comptes créditeurs et débiteurs, en paie et en comptabilité des investissements.
  • La capacité de travailler indépendamment avec un minimum de supervision. * La capacité de procéder à des analyses financières et d'aider, selon les besoins, aux décisions de fixation des prix et aux négociations de contrats.
  • De solides compétences interpersonnelles et de communication en français et en anglais, notamment pour faire des présentations au conseil d'administration.
  • Être un penseur stratégique dynamique et à l'esprit pratique qui travaillera en concertation avec la trésorière du conseil d'administration, le comité de ressources humaines et la directrice générale.
  • Des capacités avancées avec MS Office Suite sont requises. Savoir travailler avec le logiciel de comptabilité SAGE est un atout.

Avantages et Rémunération

  • Type d’emploi : Plein temps, permanent 35h/semaine
  • Salaire compétitif en fonction de l’expérience
  • Avantages sociaux
  • Régime de pension

Position Summary

Financial Controller and Human Resources Manager (Full time position)

Financial Controller Responsibilities (70%)

Finances (35%)

  • Prepares monthly financial statements and summaries for the Executive Director, the Treasurer and/or Board of Directors, as well as yearly reports for the external auditor.
  • Administers federal and provincial government reports including DAS, CSST, GST, QST as required.
  • Produces cost-benefit analyses twice a year (March and October)
  • Processes routine financial transactions for accounts receivable and payable services including billing, recording of payments and bank deposits, resolving outstanding balances, processing invoices and cheque requests, while responding to general inquiries from clients and vendors.
  • Processes donations, expenses and other entries in the journal ledger on a weekly basis.
  • Processes monthly closures of ledger entries, reconciliation of accounts, analysis of bank statements and adjustments of discrepancies.
  • Oversees the cash flow management system, including petty cash.
  • Takes a leadership role in program cost analysis.

Payroll (20%)

  • Processes bi-weekly payroll for employees, including deductions, calculations for statutory holidays, sick days, and issuing records of employment.
  • Ensures the transfer of data to the Desjardins payroll system.
  • Assists the ED and Treasurer in negotiating rates, and manages the employee inscriptions and payments of insurance, employee benefits and pension plans.
  • Processes vacation pay when due.
  • Prepares annual payroll reports, and tax and payment summaries.

Budget Preparation (10%)

  • Reviews and analyzes program revenues and expenses, and prepares forecasts for the Executive Director and Treasurer.
  • Prepares budgets for funding applications, and preparation of financial components for proposals and reports to funders, in consultation with the Director of Development.

Office Administration (5%)

  • Supervises overall Operations including Safety, Security, Computer Services and Building Maintenance.
  • Oversees the management of all leases and contracts.
  • Assists with administrative functions when needed.

Human Resources Coordinator (30%)

  • Administers staffing activities, including full lifecycle recruitment and the selection of candidates after verifying work eligibility and conducting preemployment screenings.
  • Handles the on-boarding process, including staff orientations for newly hired employees and the administration of employment contracts.
  • Executes employment compliance programs, including the maintenance of the Pay Equity plan, and continuously analyzes the compensation structure to ensure internal and external market equity.
  • Provides benefits administration services, including staff enrollments, internal employee communication and other routine administration for group insurance and pension plans.
  • Understands, executes, and effectively communicates NOVA Montréal’s Human Resource policies to employees. Ensures employee understanding of impact of policies on employee payroll.
  • Policy development and documentation, including performance appraisals and job descriptions.
  • Advises employees on general employment standards when consulted.
  • Tracks employee echelon increases, makes changes to employee hourly rate and communicates said changes to employees.
  • Contributes to the organization of staff activities, appreciation days, staff celebrations, and recognition of excellence in practice.

Qualifications

This is an opportunity for a professional with a minimum of five years of accounting and finance experience, ideally working in the non-profit sector or within health care organizations. The candidate should also have a minimum of two years’ work experience in Human Resources. Specific requirements include but are not limited to:

  • Bachelor’s Degree in Accounting plus a minimum of five (5) years of related experience. CPA is an asset
  • Diploma or Bachelor’s Degree in Human Resources or related field with a minimum of two years of related work experience.
  • Solid understanding of the “Normes du Travail” as it pertains to employee management. * Solid experience leading audit activities and managing reporting, budget development and analysis, accounts payable/receivable, payroll and accounting for investments.
  • Ability to work independently with minimum supervision.
  • Ability to provide financial analysis and assist as needed, in pricing decisions and contract negotiations.
  • Strong interpersonal and communication skills in English and French; including presentations to the Executive Director and Board.
  • A proactive, hands-on strategic thinker who will work in partnership with the Board Treasurer, Human Resource Committee and Executive Director.
  • Advanced abilities with MS Office Suite required. Knowledge of SAGE accounting software would be an asset.

Benefits and Remuneration

  • Type of job: full time, permanent 35h / week
  • Competitive salary based on experience
  • Social advantages
  • Pension plan

Type d'emploi : Temps Plein, Permanent

Salaire : 55 000,00$ à 65 000,00$ /année

Expérience:

  • contrôleur financier et ressources humaines: 5 ans (Requis)

Formation:

  • Baccalauréat (Souhaité)

Certificats et autres accréditations:

  • CPA (Requis)

Langue:

  • anglais , français (Souhaité)