Event Coordinator

Canadian Council for International Co-Operation - Ottawa, ON (30+ days ago)

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Title: Event Coordinator
Location: Ottawa
Immediate Supervisor: Event Planner
Salary: $20/hour
Schedule: 36 days (September 9th – November 29th, see schedule below)

The Canadian Council for International Co-operation (CCIC) is Canada's independent national voice for international development. Together with 80+ member organizations, CCIC seeks to end global poverty and promote social justice and human dignity for all. This year marks CCIC’s 50th anniversary.
The Event Coordinator will work directly with Event Planner, CCIC staff members and event partners and work on the public event following the Summit on Canada’s Global Leadership and other surrounding events. Tasks include, but are not limited to: logistics, communications, visa support, registration, and hospitality.
Skills & Abilities
Relevant university or college diploma or equivalent in a relevant field;
Full working proficiency in French and English;
Strong graphic design skills
Good communication skills
Strong organizational skills
Tasks
1. Coordinate and participate in event related meetings
2. Work with Communications Officer to create promotional materials for the event
3. Assist in developing the public event agenda
4. Coordinate necessary follow-up with confirmed speakers and panelists, including accommodation, registration and transportation needs.
5. Coordinate volunteer-related activities, including organizing training and creating job descriptions
6. Liaising with venues
7. Coordinate hospitality, including organizing catering and cash bar
8. Support internal and external communications and publicity related to the public event including emails, conference website, conference app and social media
9. Promote the event

Please submit your resume and cover letter by August 23 5pm
We thank all candidates for their interest; however, only short-listed candidates will be contacted.

CCIC is committed to employment equity.

Schedule:
Week of # Days/week
Sept. 9th 2
16th 2
23rd 3
30th 3
Oct. 7th 3
14th 3
21st 3
28th 3
Nov. 4th 3
11th 3
18th 5
24th 5

Total: 36 days (252 hours)

Titre : Coordonnateur ou coordonnatrice d’événement
Lieu : Ottawa
Superviseure immédiate : Coordonnatrice de conférence
Salaire : $20/heure
Durée : 36 jours (9 septembre - 29 novembre, voir calendrier ci-dessous)

Le Conseil canadien pour la coopération internationale (CCCI) est la voix nationale du Canada pour le développement international. Avec ses 80+ organisations membres, le CCCI cherche à mettre fin à la pauvreté dans le monde et à promouvoir la justice sociale et la dignité humaine pour tous. Cette année marque le 50ème anniversaire du CCCI.

Le/la coordonnateur ou coordonnatrice d’événements travaillera en étroite collaboration avec la coordonnatrice d’événement, les employés du Conseil canadien pour la coopération internationale (CCCI) et les partenaires des ’événements organisé. Il/elle contribuera entre autres à la programmation, la logistique, l’inscription et l’accueil, ainsi qu’aux communications.
Compétences et capacités
  • Diplôme universitaire ou collégial pertinent ou l’équivalent dans un domaine lié au poste
  • Capacité de travailler en anglais et en français
  • Excellentes aptitudes en conception graphique
  • Capacité de communiquer efficacement
  • Excellent sens d’organisation
Tâches
1. Coordonner et participer aux réunions liées à l'événement
2. Travailler avec le responsable des communications pour créer du matériel promotionnel pour l'événement
3. Aider à développer le programme de l'événement public
4. Coordonner le suivi nécessaire avec les orateurs et les panélistes confirmés, y compris les besoins en matière d'hébergement, d'inscription et de transport.
5. Coordonner les activités liées au bénévolat, y compris l'organisation de la formation et la création de descriptions de travail
6. Liaison avec les sites
7. Coordonner l'accueil, y compris l'organisation de la restauration et du bar payant
8. Soutenir les communications internes et externes et la publicité liée à l'événement public, notamment les courriels, le site Web de la conférence, l'application de conférence et les médias sociaux.
9. Promouvoir l'événement

Soumettre votre curriculum vitae et une lettre de présentation en français au plus tard à 17 h le 23 aout
Nous remercions tous les candidats intéressés. Cependant, seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Le CCCI est engagé envers l’équité en matière d’emploi.

Semaine du # Days/week
9 sep. 2
16 2
23 3
30 3
7 oct. 3
14 3
21 3
28 3
4 nov. 3
11 3
18 5
24 5

Total: 36 jours (252 heures)