Coordinateur de Service/Service Coordinator (58893)

Minto Group Inc. - Montréal, QC (28 days ago)

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Titre du poste : Coordinateur de service

Lieu de travail : 4300, boulevard de Maisonneuve O, Westmount, QC H3Z 1K8 ou 2255, rue Lambert Closse, Montréal, QC H3H 1Z9

Pourquoi rejoindre Minto ?
Nous sommes une société immobilière primée et entièrement intégrée - nous sommes fiers de créer de meilleurs endroits où les gens peuvent vivre, travailler et se divertir depuis plus de 60 ans. Grâce à notre expertise dans la construction de maisons, la construction et la gestion de propriétés et de placements, nous avons construit plus de 85 000 nouvelles maisons, géré 15 000 unités multirésidentielles et transporté 2,7 millions de pieds carrés d'espace commercial. Notre portefeuille de gestion de placements comprend un actif de 2,9 G$.

Notre entreprise comprend quatre divisions qui exercent leurs activités dans les grandes villes du Canada et des États-Unis. Au fur et à mesure de notre évolution et de notre croissance, nous croyons qu'il est important d'embaucher les meilleures personnes qui s'engagent autant que nous à créer des expériences incroyables pour nos clients. Nous offrons des avantages sociaux et une croissance de carrière incroyables à nos employés, y compris un programme de rémunération globale concurrentiel, des cours au Centre d'apprentissage Minto, le remboursement des frais de scolarité, des heures d'été flexibles dans de nombreux endroits et bien plus encore. Joignez-vous à nous pour découvrir comment vous pouvez faire partie de tout cela !

Objectif :

Le coordonnateur des services offre un service à la clientèle de premier ordre pour tout ce qui a trait au contrat de location, à l'administration des baux et à l'occupation du logement. De plus, il est responsable de la coordination de l'entretien et des réparations de la propriété désignée, y compris le triage des demandes de service pour les aires communes et les aires communes, ainsi que de la coordination de l'équipe d'entretien afin d'offrir le meilleur service à la clientèle de sa catégorie.

Principales responsabilités:
-Préparer l'arrivée des résidents et le forfait clé, en plus d'assurer une bonne coordination des emménagements et des déménagements, en réservant des ascenseurs le cas échéant ;
-Tenir à jour la base de données des résidents, qui comprend le traitement des changements apportés aux résidents, aux colocataires, aux occupants, aux garants et aux conditions du PAP ;
Attribuer le stationnement des résidents en plus de délivrer des laissez-passer de stationnement aux visiteurs et tenir un journal de bord à cet effet ;
Administration, sous-location, cession et résiliation ;
-Traitement des encaissements et des dépôts en temps opportun ;
-Créer des demandes d'achat de fournitures de bureau et d'autres frais généraux et administratifs pour la propriété ;
-Préparer des rapports sur les comptes débiteurs des résidents, en soulignant et en réglant tout retard de paiement ou tout retard de paiement, et effectuer des efforts de recouvrement sur les comptes en souffrance ;
-Préparer les formulaires et les documents requis conformément à la Loi sur la location à usage d'habitation en ce qui concerne les réclamations, les recouvrements, les expulsions, les augmentations de loyer, etc ;
-Répond aux demandes, aux demandes de renseignements et aux préoccupations des résidents concernant les questions relatives au contrat de location ;
-Informe les entreprises de services publics de tout changement de responsabilité à l'égard des locaux qui deviennent vacants ou qui sont occupés, et approuve les factures pour les appartements vacants ;
-Peut être responsable de la coordination de la location des salles de fêtes ;
-Répond rapidement et avec courtoisie et professionnalisme à toutes les questions relatives aux résidents, en informant la direction s'il y a lieu et si un suivi est nécessaire ;
-S'assurer qu'un avis approprié est donné avant d'entrer dans les suites occupées et/ou que le résident a autorisé l'entrée à l'avance ;
-Préparer la communication de masse et individuelle avec les résidents, par exemple, les événements à venir, les réparations, les changements à la direction, etc ;
-Préparer les listes de renouvellement pour examen par l'équipe des recettes et préparer par la suite les avis de renouvellement selon les directives ;
-Peut être tenu de montrer les suites aux résidents éventuels ;
-Utilisation du système ERP, SAP, pour l'enregistrement des informations et l'exécution des activités professionnelles ;
-Appuie les buts, les objectifs, les opérations et la stratégie de l'équipe pour les propriétés décrites par la direction ;
-Première ligne de réponse aux demandes des clients, le coordonnateur du service doit répondre aux demandes de renseignements et aux préoccupations des résidents en ce qui a trait aux réparations et à l'entretien ;
-Utiliser un système informatisé de gestion de la maintenance et s'assurer que tous les avis de service, les commandes et les demandes d'achat sont entrés dans SAP de manière précise et en temps opportun ;
-Compréhension de la Loi sur la location à usage d'habitation en ce qui concerne les droits et obligations du propriétaire, par exemple l'avis d'entrée, la demande d'accès, etc ;
-Coordonner l'accès du personnel et des entrepreneurs de Minto aux espaces occupés et vacants ainsi qu'aux aires communes ; s'assurer qu'un avis approprié est donné au besoin ;
-Peut être tenu de surveiller l'utilisation et l'inventaire des pièces de rechange ; maintient les approvisionnements à un niveau approprié ;
-Communiquer avec les autres membres de l'exploitation de la propriété afin d'assurer une utilisation maximale du personnel technique et d'entretien ;
-S'assurer que les plans d'entretien prévus pour les immobilisations corporelles sont assignés au personnel afin qu'ils puissent être complétés en temps opportun, en examinant les préoccupations et les problèmes soulevés pendant l'exécution de ces plans d'entretien avec la direction pour aborder de façon proactive les préoccupations et les problèmes, réduisant ainsi les temps d'arrêt non prévus ;
-Contribuer à l'élaboration du budget annuel ;
-Effectuer toutes les facettes du travail conformément à la législation applicable à la juridiction, y compris : Normes de santé et de sécurité, SIMDUT, LAPHO, LPRPDE et droits de la personne ;
-Autres tâches dans le cadre de la portée, de l'esprit et du but de l'emploi, à la demande de la direction.

Compétences Techniques :

L'éducation : Une formation collégiale ou universitaire dans un domaine des affaires serait considérée comme un atout.

Expérience : Un minimum de deux (2) ans d'expérience de travail pertinente dans un environnement où les clients sont occupés est exigé.

Compétences, connaissances et aptitudes spécialisées :
-Capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois
-Capacité d'influencer sans autorité / Diriger les autres
-Compétences interpersonnelles
-Connaissance de la Loi sur la location à usage d'habitation et des contrats de location à usage d'habitation serait un atout.
-Souci du détail et de l'exactitude
-Bon jugement
-Aptitudes à la communication (compréhension orale, orale et écrite)
-Microsoft Office (Word, Excel et Outlook)
-Connaissance de SAP considérée comme un atout
-Initiative et créativité

Minto est un employeur qui souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et qui s'engage à favoriser un environnement inclusif et accessible. Nous nous engageons à bâtir un effectif qui reflète la diversité de la collectivité dans laquelle nous vivons, y compris les personnes handicapées. Si vous avez besoin de mesures d'adaptation ou de soutien dans tout aspect de notre processus de recrutement et de sélection, nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Job Title: Service Coordinator

Job Location: 4300 Boulevard de Maisonneuve O, Westmount, QC H3Z 1K8 or 2255 Rue Lambert Closse, Montréal, QC H3H 1Z9

Why join Minto?
We are an award-winning, fully integrated real estate company - proudly creating better places for people to live, work and play for over 60 years. With expertise in home building, construction and property and investment management, we’ve built over 85,000 new homes, manage 15,000 multi-residential units and carry 2.7 million square feet of commercial space. Our investment management portfolio spans $2.9 billion in assets.

Our business is comprised of four divisions with operations in major cities spanning across Canada and the United States. As we continue to evolve and grow, we believe in hiring the best people who are as committed to creating incredible experiences for our customers as we are. We offer incredible benefits and career growth for our employees including a competitive total rewards package, Minto Learning Centre courses, tuition reimbursement, and flexible summer hours in many locations and much more. Join us to find out how you can be a part of it all!

Purpose:

The Services Coordinator provides best in class customer service in all matters pertaining to the lease agreement, lease administration and suite occupation. And is responsible for coordinating maintenance and repairs for their designated property, including the triaging of service requests for both in-suite and common areas, as well as coordinating the maintenance team in order to provide best in class customer service experience.

Key Responsibilities and Accountabilities:

  • Prepare resident arrival and key package, in addition to ensuring smooth move-in and move-out coordination, booking elevators where applicable;
  • Maintain resident database, which includes, processing changes to residents, co-tenants, occupants, guarantors, PAP conditions;
  • Assigns resident parking in addition to issuing visitor parking passes, maintaining log thereof;
  • Administration of, sublets, assignments, and termination notices;
  • Processing of cash receipts and deposits on a timely basis;
  • Create purchase requisitions for office supplies and other G&A expenditures for the property;
  • Prepare resident accounts receivable reports, outlining and addressing any delinquent and/or past due payments, performs collection efforts on past due accounts;
  • Prepares required forms and documentation in accordance with the Residential Tenancies Act related to claims, collections, evictions, rent increases etc;
  • Responds to resident requests, inquiries and concerns for matters which pertain to the lease agreement;
  • Informs utility companies of change in responsibility for spaces becoming vacant or occupied, approving invoices for vacant suites;
  • May be responsible for coordinating party room rentals;
  • Responds to all resident related issues promptly and courteously in a professional manner, informing management when applicable and if follow-up is required;
  • Ensures that proper notice is given in advance of entering occupied suites and/or that the resident has authorized entry in advance;
  • Prepare mass and individual resident communication, for example, upcoming events, repairs, changes to management, etc.;
  • Prepares renewal listings for review by revenue team and subsequently prepares renewal notices as directed;
  • May be required to show suites to prospective residents;
  • Use of the ERP system, SAP, to record information and perform job activities;
  • Supports team goals, objectives, operations and strategy for properties outlined by management;
  • First line of response to customer requests, the service coordinator must respond to resident inquiries and concerns for matters which pertain to repairs and maintenance;
  • Utilize a computerized maintenance management system and ensure all service notifications, orders and purchase requisitions are input into SAP in an accurate and timely manner;
  • Understanding of the Residential Tenancies Act with respect to landlord rights and obligations, for example notice of entry, request of access, etc.;
  • Coordinate access for Minto staff and contractors for occupied and vacant spaces as well as common areas; ensuring proper notice is given as required;
  • May be required to monitor the use and inventory of spare parts; maintains supplies at an appropriate level;
  • Liaise with other members of the property operation to ensure maximum utilization of technical and maintenance personnel;
  • Ensure scheduled maintenance plans for property and equipment are assigned to personnel so that they can be completed on a timely basis, reviewing concerns / issues raised during the performance of these maintenance plans with management to pro-actively address concerns / issues thereby minimizing unplanned downtime;
  • Provides input into the development of the annual budget;
  • Perform all facets of the job in accordance with the legislation applicable to the jurisdiction, including: Health and Safety standards, WHMIS, AODA, PIPEDA and Human Rights;
  • Other duties within the scope, spirit and purpose of the job, as requested by management.

Technical Competencies:

Education: A College or University education in a business field would be considered an asset.

Experience: A minimum of two (2) years of relevant work experience in a busy client facing environment is required.

Specialized Skills, Knowledge and Abilities:

  • Ability to multi-task
  • Ability to influence without authority / Directing others
  • Interpersonal skills
  • Knowledge of the Residential Tenancies Act and Residential Lease Agreements would be an asset
  • Attention to detail and accuracy
  • Good judgment
  • Communication skills (listening, verbal and written)
  • Microsoft Office (Word, Excel and Outlook)
  • Knowledge of SAP considered an asset
  • Initiative and creative

Minto is an equal opportunity employer committed to fostering an inclusive and accessible environment. We are dedicated to building a workforce that reflects the diversity of the community in which we live, including those with disabilities. Should you require accommodation or support in any aspect of our recruitment and selection process, we will work with you to meet your needs.

Job Types: Full-time, Permanent

Experience:

  • Property Management: 2 years (Preferred)
  • Customer Service: 2 years (Preferred)